Guidar kring offentlighet och sekretess

Det nya stödet har både en del som riktar sig mot upphandlande organisationer och en del mot leverantörsmarknaden.

Upphandlingsjuristen Mattias Ljungkvist har lett arbetet på Upphandlingsmyndigheten och säger att många av de frågor som kommer in till myndigheten är gemensamma från både upphandlande organisationer och leverantörer.

Det kan exempelvis gälla om uppgifter kring priser, organisationsbeskrivningar och offererade konsulters CV ska vara offentliga eller inte.

-Från upphandlande organisationer kommer exempelvis också frågor om hur sekretessprövning av anbud påverkas av att vissa leverantörer begärt sekretess för vissa uppgifter medan andra leverantörer inte begärt sekretess för motsvarande uppgifter. Grundregeln där är att individuella prövningar ska göras för uppgifterna i varje anbud, oavsett hur förutsättningarna ser ut.

-Från leverantörshåll kommer ibland frågor om att det dröjer med svar från en upphandlande organisation på en begäran att få ta del av allmänna handlingar, säger Mattias Ljungkvist.

Han tillägger att skyndsamhetskravet väger tungt i tryckfrihetsförordningen

-Som huvudregel innebär det att handlingarna ska tillhandahållas eller lämnas ut redan samma dag som begäran kommer in eller i vart fall senast nästkommande dag. Det innebär att man kan behöva lägga annat arbete åt sidan. En lämplig lösning, om det handlar om stora mängder material, kan vara att man gör en sekretessprövning av materialet i olika delar och lämnar ut handlingarna allt eftersom, med undantag för de uppgifter som omfattas av sekretess.

Det stöd som vänder sig mot upphandlande organisationer fokuserar på hur sekretessreglerna är utformade och dess tillämpning för offentlig upphandling.

Upphandlingsmyndigheten betonar att tryckfrihetsförordningen har som utgångspunkt att det är offentlighet som gäller för allmänna handlingar.

-Även om det finns undantag så tycker jag att man ska ha det i åtanke. Att inte lämna ut en allmän handling med hänvisning till att enstaka uppgifter i handlingen omfattas av sekretess är i regel inte en korrekt hantering av en begäran att ta del av en allmän handling, säger Mattias Ljungkvist.

Han lyfter fram betydelsen av en självständig sekretessprövning.

-Dels för att det ska göras, dels för att det finns en risk att domstolen skickar tillbaka ärendet om beslutet överklagas och upphandlade organisation får då börja om med arbetet.

-Sekretessdomar är ofta kortfattat skrivna och kan uppfattas som abstrakta och svåra att få vägledning från, men i grunden handlar det om att göra en ordentlig prövning kring risken för skada om uppgifterna lämnas ut och tydligt motivera beslutet till att en viss uppgift inte lämnas ut, säger Mattias Ljungkvist.