I den här artikeln har jag samlat begrepp som jag ofta ser i entreprenadupphandlingar och som förtjänar extra uppmärksamhet från både upphandlare och anbudslämnare för att inte missförstånd ska uppstå.
Intressanta begrepp som förekommer i entreprenadupphandlingar
Totalentreprenad: Det är en entreprenadform där entreprenören ansvarar för att resultatet uppfyller de funktionskrav som beställaren har angett. Entreprenören ska därmed både projektera och utföra arbetena för att uppnå den aktuella funktionen.
Utförandeentreprenad: Det är en entreprenadform där entreprenören ansvarar för att resultatet uppfyller de tekniska krav på utförande som beställaren har angett. Entreprenören ska därmed inte projektera utan endast utföra arbetet enligt de ritningar som beställaren tagit fram. Beställaren svarar för att funktionen uppfylls.
Uppdrag: Begreppet är inte definierat i standardvillkoren och är svårt att placera in i entreprenadsammanhang. Ett uppdrag kan åsyfta ett ramavtal för löpande avrop av mindre arbeten som löper under en viss tid och det kan också åsyfta ett enskilt kontrakt, avropat från ramavtal eller separat upphandlat.
Projekt: Det är i regel ett vidare begrepp än ”entreprenad” men saknar tydlig definition. Ofta kan ett större projekt innefatta flera entreprenadkontrakt.
Kommentar om uppdrag och projekt: Rekommendationen är att använda vedertagna branschtermer såsom ”entreprenad” i stället för ”uppdrag” eller ”projekt” i upphandlingsdokumenten. Det är även bra att tydligt beskriva om det som ska redovisas vid exempelvis referenstagning är ett ramavtal där entreprenören har utfört löpande arbeten av mindre omfattning eller om det är ett enskilt kontrakt. Nyligen såg jag en upphandling där detta gjorts på ett föredömligt bra sätt och för den anbudslämnande entreprenören blev det solklart vilka referenser som skulle anges. Som entreprenör gäller det att vara uppmärksam vid krav på ”referensuppdrag” eller ”referensprojekt” i ramavtalsupphandlingar. Gör en noggrann analys av kravet och om det inte är tydligt vad som menas ställer ni en fråga till myndigheten/enheten.
Omfattning: Det här begreppet beskriver, entreprenadrättsligt, det arbete som ska utföras och inte det ekonomiska värdet. När det är värdet på exempelvis en referensentreprenad som avses är det lämpligt att använda definierade begrepp såsom ”kontraktssumman” eller ”entreprenadsumman”. Eftersom begreppsanvändningen kan variera är det viktigt som anbudslämnande entreprenör att notera om det är omfattningen i entreprenadrättsligt avseende som ska beskrivas eller om det är omfattningen i betydelsen ”ekonomiskt värde” som ska beskrivas.
Organisationen: Alla roller i entreprenaden är inte definierade i standardvillkoren men i ”mallen” för administrativa föreskrifter (senaste version är AMA AF 21) finns färdiga rubriker där personerna som har vissa roller kan anges. I offentliga upphandlingar finns ibland även beskrivningar och krav från beställaren redovisade i de koderna (AFC/AFD.32 med underliggande koder). Det är bra som anbudslämnande entreprenör att läsa igenom rollbeskrivningen om det finns en sådan och anpassa anbudet utifrån den. Nedan följer kommentarer till vanligt förekommande roller.
Ombud: Det här är en roll som finns i både entreprenörens och beställarens organisation. Personen företräder parten rent formellt i entreprenaden och kan träffa bindande överenskommelser för partens räkning. Ombuden kan hantera många entreprenader parallellt och delegerar ofta beslutanderätten helt eller delvis till platschef (entreprenören) respektive projektledare (beställaren).
Platschef: Det här är en roll som enligt AMA AF finns i entreprenörens organisation. Platschefen fungerar som entreprenörens samordnare och hanterar frågor av mer administrativ karaktär. Vanligtvis är det platschefen som deltar i alla bygg- och ekonomimöten men det kan variera mellan olika entreprenader.
Arbetsledare: Det här är en roll som enligt AMA AF finns i entreprenörens organisation. Arbetsledaren leder det dagliga praktiska arbetet på plats och är kunnig inom det aktuella fackområdet som personen arbetsleder. Det är vanligt med flera arbetsledare i större entreprenader.
Projektledare: Det här är en roll som enligt AMA AF finns i beställarens organisation. Det är i regel projektledaren som har ansvar för den övergripande praktiska hanteringen och styrningen av entreprenaden för beställaren, dvs motsvarande platschefen för entreprenörens räkning.
Kommentar om referenskrav och ombud: Vanligtvis använder inte den upphandlande myndigheten begreppen ”ombud” respektive ”projektledare” när kontaktpersonen i en referensentreprenad beskrivs utan det är vanligt med andra ord såsom ”ansvarig” eller ”beställarens kontaktperson” och det kan vara svårt att passa in de kraven i entreprenadsammanhang. Ofta passar beskrivningen in på projektledaren som är bäst insatt i entreprenadens utförande och därmed mest lämpad att uttala sig, men som anbudslämnande entreprenör är det bra att vara uppmärksam på vem upphandlaren vill att ni ska ange som kontaktperson för referensen. Som vanligt, vid osäkerhet är det alltid bäst att ställa en fråga.
Tips till leverantören
- Var mycket uppmärksam när det gäller krav på referenser från tidigare entreprenader/uppdrag/projekt. Kravet måste analyseras för att säkerställa att ni lämnar en korrekt referens. Om det är otydligt vad som efterfrågas rekommenderas att ställa en fråga.
- Notera om det finns tydliga rollbeskrivningar och om dessa stämmer överens med sättet som ni vanligen arbetar på. Kanske finns en beskrivning av rollen ”platschef” som delvis omfattar arbetsuppgifter som i er organisation vanligtvis utförs av en senior ”arbetsledare”. Se till att ni bedömer kostnadsbilden och lämnar eventuella à-priser utifrån beskrivningen och kraven i varje enskild upphandling.
- Ange rätt kontaktperson för referensentreprenader. Om ni är tveksamma till vad som avses när andra roller än de gängse entreprenadrollerna anges rekommenderas att ni ställer en fråga och det kan även vara bra att förklara för myndigheten på vilket sätt ni bedömer att den kontaktperson ni angett faktiskt motsvarar det som efterfrågas.
Jenny Kenneberg
Advokat, Brick Advokat
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer