Det var en gång – takvolymer i ramavtal

Vår uppfattning är att olika ämnen tenderar att trenda i olika perioder, men krav på takvolym är ett särskilt tydligt exempel på detta under de senare åren.

Det hela får väl sägas ta sin början vintern 2018, när årets julklapp för alla som sysslar med upphandling blev domen i CoopService-målet (C-216/17). Klipp till hur 2019 inleddes med frenetiskt internt arbete hos många upphandlande myndigheter och enheter, inte minst hos dem som bedriver verksamhet som inköpscentral.

Detta kompletterades av otaliga analyser, artiklar, workshoppar och talarpunkter på konferenser. Frågorna var många. Gällde kravet för alla slags ramavtal, i vilken enhet skulle volymer anges, räckte det med totalvolym för hela ramavtalet eller skulle volymerna brytas ner i mindre delar, vilka konsekvenser fick utebliven eller felaktig volym?

Och hur sjutton skulle takvolymerna beräknas? Det pratades om behov av särskilda systemstöd som skulle kunna analysera historiska volymer i kombination med prognostiserade behov. Många upphandlare kände – fullt förståeligt! – att uppgiften att ange en korrekt takvolym kändes övermäktig (och allra särskilt som den lades på de redan befintliga arbetsuppgifterna).

Upphandlare måste hantera en väldig bredd av frågor av varierande komplexitet. Alla är nog överens om att mesta möjliga tid ska läggas på det som bidrar till affären, och minsta möjliga tid ska ägnas åt upphandlingsformalia. När ljuset riktas mot enskilda frågor på detta vis hamnar andra frågor i skuggan.

Det säger sig självt att fokuset på takvolymer under en period innebar att andra delar av upphandlingsarbetet fick mindre uppmärksamhet. I många upphandlingar kan prognoserna vara värdefulla för anbudsgivarna, skapa likabehandling och bidra till bättre anbud.

I andra fall kan emellertid takvolymsuppskattningarna vara av begränsat värde och det hade, rent affärsmässigt, gått att använda tiden som lades på dessa bättre.

Den här perioden följdes av en tid där pusslet om takvolym lades, bit för bit. Året efter CoopService-domen publicerade Konkurrensverket ett ställningstagande på temat (ställningstagande 2019:1). Sommaren 2021 var EU-domstolen vänlig nog att besvara en del av de frågor som fanns (Simonsen & Weel, C-23/20).

I början av 2022 uttalades sig Högsta förvaltningsdomstolen om takvolymer – något som ibland kommer i skymundan eftersom domstolen även passade på att införa en skyldighet för leverantörer att begränsa sin skada (HFD 2022 ref. 4 I & II). Senare samma år släppte Konkurrensverket ett uppdaterat ställningstagande om takvolymer som ersatte det tidigare (ställningstagande 2022:2). Alltsammans förstås flankerat av ett antal domar från svenska förvaltningsrätter och kammarrätter.

Vid det här laget vill vi hävda att den initiala reaktionen, som närmast kan beskrivas om smått panikartad i vissa led, hade lagt sig. Ett lugn började infinna sig där de juridiska och kommersiella riskerna med saknad eller felberäknad takvolym kunde överblickas. Inte minst insåg upphandlande aktörer att beräkningen av takvolym inte krävde massa specialkunskap eller verktyg, utan att en uppskattning efter bästa förmåga räcker långt.

Den poäng vi vill göra här är att ge en överblick över hur fokuset på en fråga, och dess prioritet i förhållande till alla andra frågor som också behöver tas om hand vid genomförandet av en upphandling, fluktuerar över tid.

Domar från EU-domstolen, Högsta förvaltningsdomstolen eller kammarrätter tolkas (och ibland övertolkas) av sådana som oss och kan skapa mer eller mindre panik i upphandlarskrået. En dom är emellertid bara en dom. Vi tror att det ofta kan vara klokt att inspireras av den klassiska brittiska devisen ”Keep calm and carry on”, vilket i upphandlingssammanhang kan sägas innebära att behålla fokuset på affären och riskminimera ”lagom mycket”.

Nu hade det förstås varit på sin plats att avsluta denna krönika med att helt enkelt konstatera att ”snipp snapp slut, så var denna saga slut”. Dock vet både ni och vi att inom upphandlingsjuridiken går det inte att sätta punkt för något en gång för alla.

Berättelsen om takvolymer kan mycket väl komma att få en uppföljning när vi minst anar det (likt en amerikansk blockbuster-franchise). Men tills vidare vågar vi åtminstone påstå att den första delen om takvolymer är avslutad. To be continued…?

Erik Edström
Sara-Li Olovsson
Upp Advokatbyrå