Ett avsnitt om att underlätta för företag att lämna anbud lyfts nu fram ordentligt i den nya policy som kommunfullmäktige i Växjö (96 000 invånare, Kronobergs län) beslutade om nyligen och som ersätter en tidigare policy från 2012.
Både Svenskt näringsliv och Företagarna bjöds in av kommunen att delta i arbetet med nya policyn.
På vilket sätt har det gett avtryck?
-Vi har fått en ökad förståelse för varandras förutsättningar och mycket av det som har lyfts i dialogen finns tydligt med i policydokumentet, säger Växjö kommuns upphandlingschef Tina Storbjörk.
Hon tillägger:
-Andra synpunkter som har kommit fram har mer handlat om arbetssätt, eller har varit kopplade till en viss bransch. Även dessa synpunkter har tagits tillvara och ligger till grund för utveckling av nya arbetssätt och rutiner.
Växjöpolicyns del gällande att underlätta för anbudsgivare slår fast att det ”ska vara lätt att göra rätt”.
Annonser ska bygga på ett tillgängligt språk och med underlag som i möjligaste mån förenklar för anbudslämnaren.
Upphandlingsdokumenten ska vara tydliga med transparens kring kriterier som är avgörande och hur utvärdering ska ske.
Växjö kommuns upphandlingar ska genomföras på ett likvärdigt sätt inom hela ”koncernen” för att skapa igenkänning för leverantörer.
Ambitioner om att delta upp kontrakt och ramavtal i mindre delar, satsningar på DIS för att underlätta för mindre leverantörer och mer av tidig dialog och RFI lyfts också fram i policyn.
Förutom avsnittet om att underlätta för leverantörsmarknaden betonar Tina Storbjörk ett par andra delar:
-Vi har en del som behandlar säkerhet och beredskap, som vi ser har blivit alltmer tydligt att vi behöver arbeta aktivt med. I Växjö arbetar vi också koncerngemensamt och det har därför varit viktigt i arbetet med att ta fram policyn att det blir ett dokument för hela kommunkoncernen, det vill säga samtliga förvaltningar, bolag och förbund.
Upphandlingspolicyn slår fast huvudprinciper för kommunens upphandling där Växjö kommun ska arbeta kategoristyrt och för ett mer proaktivt och strategiskt inköpsarbete. Effektivitet, kompetens och samverkan betonas som nyckelord i arbetet.
Har det varit några politiska skillnader i processen?
-Ja, det har varit en aktiv diskussion och det är tydligt att detta är en viktig fråga för alla partier i Växjö kommun. Det som diskuterats har dock varit enstaka formuleringar, i övrigt finns det en stor samstämmighet kring innehållet i policyn och vikten av att arbeta strategiskt med upphandling och inköp, säger Tina Storbjörk.
Hon ger avslutningsvis några ”tips” om metodik som är viktig i processen med en upphandlingspolicy:
-Vi har haft stor nytta av att arbeta tillsammans med Svenskt näringsliv och Företagarna – både för att planera upplägg och nå ut till företag att ha dialog med. Så ett tips är att arbeta tillsammans med dem, eller andra lokala näringslivsorganisationer.
-Ett tips är också att låta arbetet ta tid – det tar längre tid att involvera många intressenter men det är väl investerad tid. Och det absolut viktigaste skulle jag säga är att involvera politiken. I Växjö har vi engagerade politiker som ser upphandling som en strategisk fråga och som är intresserade och aktiva när det gäller upphandling och inköp. Men om det inte är fallet så är det nog där man bör lägga fokus först.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
