När jag träffar personer på upphandlingskonferenser eller liknande och frågar om de ställer krav på märkningar i sina upphandlingar kan jag gruppera svaren i två kategorier.
Bara för att en likvärdig märkning behöver accepteras, betyder det inte att det inte är tillåtet att ställa krav på märkningar. Jag vet att det saknas vägledande praxis på vad likvärdighet innebär, men så länge som vi även håller oss till de andra grundläggande principerna om likabehandling, proportionalitet, öppenhet och icke-diskriminering ska vi kunna känna oss trygga.
Hur ska man då resonera för att bedöma likvärdigheten? Upphandlingsmyndigheten har tydliggjort att en likvärdig märkning behöver även den uppfylla de sex förutsättningarna som de märkningar ni ställer krav på och utgår från.
Dessa är:
- kraven för märkningen endast rör kriterier som har anknytning till det som
ska anskaffas. - kraven för märkningen är lämpliga för att definiera egenskaperna hos den
vara, tjänst eller byggentreprenad som ska anskaffas. - kraven för märkningen grundas på objektivt kontrollerbara och icke-
diskriminerande kriterier. - märkningen har antagits genom ett öppet och transparent förfarande i
vilket samtliga berörda kan delta. - märkningen är tillgänglig för alla berörda.
- kraven för märkningen fastställs av ett organ som den som ansöker om
märkningen inte har ett avgörande inflytande över.
Det är lika viktigt att gå in med ett perspektiv att ”likvärdig märkning” inte innebär att den andra märkningar ska ha exakt samma krav eller krav på exakt samma kravnivå, utan att det är märkningens syfte eller resultat om målsättning som ska vara likvärdig.
Jag googlade synonymer till ”likvärdig”, för att se om det gick att få lite stöd där. Svaren blev: likvärd, jämngod, jämbördig, likställig, liktydig och likabetydande.
Detta innebär att den upphandlande organisation behöver ha funderat på varför man ställer krav på en märkning från första början och vad man vill uppnå med en märkning, så att det kan säkerställas att samma syfte uppfylls med en annan märkning. Detta kan i sig redan ha gjorts i ett kategoristyrningsarbete som inkluderar hållbarhetsperspektivet.
Samtidigt går det lika bra att se vilka hållbarhetsmål som ens egen organisation har och utgå från dessa när krav i en upphandling ska ställas. Ett miljöprogram kanske har målsättningar om att minska eller ta bort farliga ämnen/kemikalier i varor eller att din organisation ska gynna en cirkulär ekonomi. Då är det viktigt att både de märkningar som du ställer krav på beaktar dessa perspektiv, likväl som den andra märkningen som anbudsgivaren vill använda sig av beaktar dessa perspektiv för att du ska kunna anse den som likvärdig.
Ett annat sätt att bedöma likvärdigheten på är att se den förenkling och effektivisering som ni vill ha genom att märkningsorganisationen har ställt ambitiösa hållbarhetskrav och dessutom har säkerställt efterlevnaden av dem. genom att alla krav har kontrollerats av en tredje part innan företaget får sin
licens.
För att vara öppen och likabehandlade i upphandlingen blir det därför viktigt att specificera vad likvärdighet innebär i den enskilda upphandlingen. Tyvärr kommer det att krävas en bedömning från fall till fall. Detta för att en affär är aldrig helt lik en annan. Det är olika förutsättningar för olika upphandlande organisationer, men också olika förutsättningar mellan olika varuupphandlingar.
Då det saknas praxis på vad likvärdighet innebär har jag tagit fram ett exempel på hur detta kan formuleras på Svanens hemsida. Exempel: ”Med likvärdig märkning avser (ange din egen organisations namn) en miljömärkning som uppfyller upphandlingslagstiftningen förutsättningar för att kunna ställa krav på märkningar samt att den likvärdiga märkningen i sitt framtagande av kriterier har ett livscykelperspektiv och ett helhetsperspektiv inom flera miljöområden”. Det kan exempelvis vara en annan Typ 1-märkning. Här utgår likvärdigheten utifrån en så kallad Typ 1-märkning (detta då Svanen och EU Ecolabel är typ 1-märkningar). Det är en märkning som följer ISO 14024 som är en internationell standard för oberoende tredjepartscertifierande miljömärkningar.
Vad är då en så kallad Typ 1-märkning?
Kortfattat kan det beskrivas som en märkning som:
- Är oberoende och transparent i styrningen av märkningsorganisationen.
- Tar fram kriterier för avgränsande områden samt är anpassade för områdets förutsättningar. Men även att krav bara ställs på produkten eller tjänsten.
- Där det finnas ett tydligt livscykelperspektiv och att kraven i märkningen ska göra en skillnad inom flera miljöområden.
- Besluten gällande kriterierna behöver vara skild från den organisation som arbetar fram kriterierna.
- Öppnar upp för alla företag att kunna söka en licens.
När jag tittar på dessa parametrar och LOU:s förutsättningar för att ställa krav på märkningar är de väldigt lika i resonemanget. Därför skulle jag vilja säga att det går att hänvisa till andra Typ 1-märkningar.
Då undrar du säkert vilka Typ 1-märkningar finns det runt om i världen? Hur vet man att det verkligen är en Typ 1-märkning? Helt enkelt är det inte. Märkningen kan vara med i nätverket som heter Global
Ecolabeling Network (GEN). Då sker en kontroll att märkningen verkligen är en Typ 1-märkning för att bli medlem i det nätverket. Du kan dessutom enkelt på GEN:s hemsida hitta alla medlemmars olika Typ 1-märkningar runt om i världen.
För att vara extra tydlig kring vad just du vill ha ut av en likvärdig märkning kan det även vara värt att beskriva syftet med en likvärdig märkning. Just för att alla märkningar, även Typ 1-märkningar kan ha olika ambitionsnivåer. Detta kan du göra genom att ange att minst vilka krav från den angivna märkningen som ska vara uppfyllt eller att liknande miljönytta ska uppnås. Miljönyttan och märkningens alla krav ska finnas på märkningens hemsida.
Det blir samma resonemang som för miljöledningssystem som är vanliga som krav i offentlig sektor, där ett likvärdigt intyg även ska godkännas. Här har praxis utarbetats likt de förslag på krav som Upphandlingsmyndigheten har i sin kriterietjänst gällande systematiskt miljöarbete. Det innebär att det i kravet anges vad rutinerna minst ska omfatta för att det ska vara likvärdigt ett fullskaligt miljöledningssystem. På så sätt listas de viktigaste aspekterna från standarderna som finns på marknaden.
Kan vi tillsammans börja skapa en liknande praxis gällande likvärdigheten i krav på märkningar? På så sätt skapas tydliga och transparenta upphandlingsdokument för alla seriösa företag där ute som inte vill något hellre än att det ställs hårdare hållbarhetskrav och standardisering av hållbarhetskraven.
Dessutom förenklar du för din organisation om det skulle uppstå en situation att behöva bedöma likvärdigheten i en annan märkning. Och för att vara extra tydlig och följa den praxis från EU-domstolen som finns är det värt att skriva in i upphandlingsdokumenten, att det är anbudsgivaren som har bevisbördan för den andra märkningen de vill använda.
Genom att inkludera en beskrivning av vad du anser vara en likvärdig märkning har du varit tydlig i upphandlingsdokumenten. Anbudsgivaren kan då säkerställa att anbudet innehåller tillräcklig information för att du ska kunna göra en sådan. Dessutom minskar risken för onödiga frågor under anbudstiden eller att ni behöver förlänga anbudstiden.
Ett strategiskt arbete med hållbarhetskraven innebär ett initialt arbete, men kommer att förenkla ert arbete senare i upphandlingsprocessen. På samma sätt kommer ni kunna effektivisera hållbarhetsarbetet över tid, så att ni på sikt kommer kunna lägga mer fokus på andra utvecklingsområden.
Lycka till med era kommande krav på märkningar
Lena Mårdh, hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling och projektledare på Miljömärkning Sverige AB (Svanen)
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer