Snabba resultat med effektiv modell

Från startåret 2018 och då 76 procent som andelen köp från rätt leverantör har kommunen på årsbasis ökat sin leverantörstrohet till 89 procent 2019 och till 94 procent 2020.

-Jag har gott hopp om att vi ska nå 96 procents leverantörstrohet i år. Resultatet får jag nog säga har överträffat alla förväntningar, säger Maria-Theresé Westerlund, som för några år sedan tillträdde en ny tjänst som inköpssamordnare i Ludvika kommun (26 600 invånare, Dalarnas län).

Det var flera faktorer som samverkade till att Ludvika kommun inledde reformeringen av sina inköp. Byte av bank med översyn av leverantörsregister och rekommendationer efter granskning av en revisionsbyrå hade betydelse.

En del av kommunens effektiviseringsplan gjorde att politikerna gav ekonomichefen uppdrag att se över de övergripande ekonomiska processerna.

Maria-Theresé Westerlund började som inköpssamordnare i november 2018 och hade en del egna förslag till lösningar för att sätta igång processen.

-Vi kunde se att mycket köptes utanför avtal och där jobbade jag för att både skapa insikt om att det handlar om stora ekonomiska värden och betydelsen av att följa lagstiftningen.

-Jag hade tidigare en annan tjänst inom kommunens ekonomikontor som ekonomiadministratör. Det lilla kapitel som jag läste om LOU när jag läste affärsjuridik räckte faktiskt för att jag hajade till att här finns otroligt mycket att göra för kommunen.

Maria-Theresé Westerlund kan inte nog betona betydelsen av det starka mandat som hon fick för sitt arbete.

-Det har verkligen varit förankrat i hela ledningen. Inledningsvis redovisade jag utvecklingen varje månad för fem ledningsgrupper. Då hade jag inget specifikt arbetsverktyg utan använde excel och särskilda färgmarkeringar för sådant som inte såg bra ut.

-Jag hade också en rutin som förvaltningarna lärde sig att jag tog ledningsgrupperna i en särskild ordning: gruppen med bäst resultat först och sämst resultat sist. Det sporrade faktiskt till att man försökte förbättra sig internt inom kommunen, säger Maria-Theresé med ett leende.

De nya inköpsriktlinjer som kommunen fastställde i början av 2020 ska säkerställa att varor, tjänster och entreprenader köps från rätt leverantörer och med rätt kvalitet till rätt kostnad.

Med riktlinjerna, som nu genomgår en revidering, vill kommunen skapa en tydlighet jämfört med tidigare dokument som inköpsreglemente och inköpspolicy som delvis ”krockade” med varandra.

En översyn av antalet beställare har genomförts till att betydligt färre har behörighet – omkring 250 medarbetare.

Ludvika kommun utbildar numera nya beställare varje kvartal och utan möjlighet till dispens för att bli behörig om man inte gått utbildningen och lämnat in ett antal blanketter för att kvalificera sig till beställare.

Det finns också tydliga rutiner för att plocka bort beställarbehörighet om inte regelverket följs.

-Handlar det om allvarliga fel så kan det ske direkt. Om det är mindre fel som upprepas tar jag det först med enhetschef, därefter med verksamhetschef och om det händer en tredje gång med förvaltningschef, säger Maria-Theresé Westerlund.

Nya rutiner för direktupphandlingar har också införts. Kommunens ekonomienhet ska kontaktas om totalsumman överstiger 30 000 kronor, och överstiger behovet 100 000 kr ska beställning på direktupphandling göras till Upphandlingscenter, där Ludvika är en av sex medlemskommuner.

Runt 20 kommunmedarbetare har behörighet som direktupphandlare för belopp mellan 30 000 och 100 000 kronor genom en modell med enklare annonsering.

-Den transaktionsanalys som vi genomförde visade att vi behövde öka fokus på belopp från 30 000 och uppåt. Så direktupphandlarna arbetar efter tydliga rutiner för dokumentation och att begära in offerter, säger Maria-Theresé Westerlund.

Sammantaget visar Ludvika kommuns utredning att åtgärderna gett positiva skillnader i inköpsbeteende och så till den grad att kommunen förra året minskade sina kostnader med 43 miljoner kronor, jämfört med 2019.

Hur upplever du att kommunens medarbetare tagit emot förändringarna?

-Det är nog både och – man har helt andra krav på sig nu att handla rätt och det kan också innebära ett visst merarbete att se till att det blir rätt. Men vi är på väg att införa e-handel, vilket kommer att förenkla processerna. Samtidigt finns det nog också en stolthet över att vi lyckats så bra och att exempelvis Upphandlingscenter i en rapport lyfte fram Ludvika som en förebild på det här området.

När kommer e-handel?

-Planeringen utgår från att vi ska ha det i drift 10 november. Det innebär också att vi nästa år kan gå över till att mäta avtalstrohet – att vi får exakt rätt produkt levererad. Med nuvarande fakturahanteringssystem har vi fått begränsa mätningarna till om vi handlar från rätt leverantör.