Pålitliga fakta bygger förtroende

Att värna om pengarna är att använda dem till rätt saker. I grunden innebär det att utgå från behov, känna sin affär och sin marknad. Fakta bör utgöra grunden för inköpsbesluten och är en hjälp för att navigera i en komplex värld.

Fakta behöver i hög grad också utgöra grunden för den politiska styrningen av de skattefinansierade verksamheterna. Det är nämligen här det verkligen avgörs vad våra skattepengar ska användas till. Med bra fakta som grund kan upphandlande organisationer göra välgrundade val samtidigt som risken för att fatta felaktiga beslut minskar.

Här är både de tjänstepersoner som ansvarar för upphandlade organisationers beställningar och de leverantörer som gör affärer med offentlig sektor viktiga faktabärare.

Vi lever i en tid med mycket snabb informationsspridning och risken för desinformation är ständigt närvarande. Fakta fungerar här som motvikt mot falska påståenden och ryktesspridning. Jag brukar fråga: Hur vet du det?

När vi delar faktabaserad information kan vi kommunicera på ett effektivt sätt och ha meningsfulla diskussioner. Fakta bidrar också till att bygga förtroende mellan individer och institutioner. När vi presenterar korrekta och pålitliga fakta, stärker vi vårt rykte som trovärdiga och pålitliga källor.

Ett enkelt sätt att arbeta faktabaserat inom inköpsområdet är att göra en inköpsanalys, ibland kallad spendanalys. Arbetet blir lite som att göra en hushållsbudget men kan omfatta många miljarder kronor i en stor organisation. Genom att kategorisera inköpen får en upphandlande organisation snabbt en överblick av vad man köper, av vem och för hur mycket.

I en stor decentraliserad organisation ger spendanalysen och kategoriseringen en bra bild över inköpen. Det blir ofta tydligt att likartade inköp görs till vitt skilda priser och av många olika leverantörer.

I Nationella upphandlingsrapporten som publicerades i våras finns ett kapitel om ändamålsenlig inköpsledning. Rapporten baseras på svaren i en enkät där över 700 organisationer medverkade. Enkäten gjordes av Upphandlingsmyndigheten i oktober 2022.

Svaren visar att det bara är 41 procent av de upphandlande organisationerna som uppger att de i hög utsträckning har kartlagt organisationens inköpsmönster med spendanalys. Det finns med andra ord förbättringspotential.

När det finns tillgång till fakta finns det också underlag för att ställa frågor och ta ställning till hur inköpsverksamheten ska styras. Finns det något att vinna på att samla ihop inköpen och att arbeta mer strategiskt? Kan organisationens köpkraft förbättras genom att styra inköpen annorlunda och att effektivisera administrationen?

Svaren är naturligtvis olika i olika organisationer men jag vill slå ett slag för en faktabaserad och strategisk inköpsstyrning. När man vet vad man köper kan man på riktigt börja värdera sin köpkraft. Får organisationen det bästa möjliga eller finns utrymme för förbättring av inköpen?

Kom ihåg att en relativt liten förbättring av köpkraften kan ge tillgång till stora resurser. Sveriges samlade offentliga inköp uppgår till minst 800 miljarder kronor årligen. En procent av 800 miljarder kronor motsvarar 8 miljarder kronor – pengar som kan komma väl till pass i många av de offentligt finansierade verksamheterna.

Tänk om inköpen kan effektiviseras ännu mer. Då skulle det finnas betydligt mer pengar till alla välfärdens verksamheter. Och även i en tid av hög inflation och emellanåt rusande priser kan ett effektiviserat inköpsarbete bidra till att minska trycket på den offentliga budgeten.

Kanske kan kategoristyrning vara en metod som fungerar i din organisation? Metoden är faktabaserad och går ut på att skapa mer värde för skattepengarna. Samtidigt säkerställs att inköpen bidrar till att uppfylla organisationens mål och behov.

Kategoristyrning kommer ursprungligen från näringslivet men används allt oftare också av offentliga organisationer. Tricket är att inköpsorganisationen speglar marknaden och leverantörerna möts tvärfunktionellt.

Hur vet du om du har lyckats med din inköpsverksamhet? Viktigast är förstås att inköpen möter de behov som finns i verksamheten. Om de inte gör det, och man hela tiden behöver göra tilläggsupphandlingar, har du inte träffat rätt. Även här går det att hitta nyckeltal som kan följas över tid.

Men hur långt kan du komma i din organisation? Och hur står sig din organisation i relation till andra, liknande, inköpsorganisationer? Om du har kvalitetssäkrade uppgifter om dina inköp går det att jämföra sig med andra organisationer. Tänk om invånarna i grannkommunen får mer för pengarna? Då vill du säkert gärna veta det och hur de har gjort. Genom att jobba systematiskt med att samla in och värdera fakta blir det möjligt.

Ann Eva Askensten
chef för avdelningen Hållbara offentliga affärer på Upphandlingsmyndigheten