De nu gällande upphandlingsförfarandena föreslås i den nya EU-förordningen ersättas med tre nya upphandlingsförfaranden.
- Open procedure, som liknar öppet förfarande, men där förhandlingar är tillåtna om den upphandlande myndigheten på förhand meddelat att den avser att förhandla.
- Dynamic procedure, där leverantörer ska få ansöka om att få delta och senare blir inbjudna till de upphandlingar som ska genomföras.
- Innovation procedure, som ska användas för att upphandla innovativa lösningar för att lösa komplexa samhällsutmaningar.
Dessutom föreslås det i undantagsfall bli tillåtet att tillämpa special procedure, som är detsamma som det som i nuläget kallas för förhandlat förfarande utan föregående annonsering (och som inte behandlas i denna artikel).
Open procedure
Den upphandlande myndighet som vill genomföra en open procedure ska tillkännage sitt inköpsbehov i en annons om upphandlingen (public summary of competition). Av annonsen ska bland annat framgå om den upphandlande myndigheten kommer att tillämpa kvalificeringskrav och om den avser att förhandla i upphandlingen.
De leverantörer som är intresserade av att delta i upphandlingen ska meddela sitt intresse för det och lämna anbud med användning av en särskild elektronisk tjänst för lämplighetsprövning (electronic eligibility service) som EU-kommissionen ska tillhandahålla. Den ska användas för uteslutningsprövning, leverantörskvalificering och prövning av ursprungskrav.
När den upphandlande myndigheten meddelat att den inte har för avsikt att förhandla ska kontrakt tilldelas den eller de anbudsgivare som inte ska uteslutas, uppfyller eventuella kvalificeringskrav (om sådana ställts) och lämnat det eller de anbud som erbjuder bäst kvalitet för pengarna (best quality for money).
Om däremot den upphandlande myndigheten angett att den har för avsikt att förhandla ska den skicka en inbjudan till förhandling till alla de anbudsgivare som inte ska uteslutas och som uppfyller eventuella kvalificeringskrav (om sådana ställts). Efter förhandlingarna ska de kvarvarande anbudsgivarna bjudas in att lämna slutliga anbud, som ska ligga till grund för anbudsutvärderingen, och tilldela kontraktet till den eller de anbudsgivare som lämnat det eller de anbud som erbjuder bäst kvalitet för pengarna.
Dynamic procedure
Den myndighet som vill tillämpa dynamic procedure ska tillkännage sitt inköpsbehov i en annons. Annonsen ska bland annat innehålla information om förfarandets giltighetstid, dvs. den tid under vilken leverantörer kan ansöka om att få delta och då anskaffningar kan göras. Förfarandet ska vara öppet för alla intresserade leverantörer under hela giltighetstiden och de ska ansöka med användning av den elektroniska tjänsten för lämplighetsprövning.
Dynamic procedure påminner på många sätt om dagens bestämmelser om dynamiska inköpssystem, men det finns även vissa skillnader, som potentiellt sett kan bli betydelsefulla. Exempelvis ska dynamic procedure få användas för alla typer av upphandlingsföremål medan dagens dynamiska inköpssystem, åtminstone på papperet, ser ut att ha ett något snävare tillämpningsområde. Dessutom föreslås den upphandlande myndigheten få välja om den i sin dynamic procedure ska tillämpa kvalificeringskrav och i vilken utsträckning som förhandlingar ska ske.
Alla leverantörer som deltar i förfarandet ska erbjudas möjlighet att lämna anbud för enskilda kontrakt som ska tilldelas. Utgångspunkten är att alla ska bjudas in till anbudsgivning. Om fler än fem leverantörer uttryckt intresse för att lämna anbud, i ett fall där kvalificeringskrav inte används, får den upphandlande myndigheten dock välja att bjuda in endast fem (eller annat bestämt antal) genom användning av slumpmässigt och icke-diskriminerande algoritmiskt urval. Om kvalificeringskrav används ska eventuellt urval istället göras med användning av objektiva och icke-diskriminerande kriterier eller regler, som i så fall ska ha framgått av annonsen.
Kontrakt ska därefter tilldelas den eller de anbudsgivare som inte ska uteslutas, uppfyller eventuella kvalificeringskrav (om sådana ställts) och lämnat det eller de anbud som erbjuder bäst kvalitet för pengarna.
Innovation procedure
Den upphandlande myndighet som vill genomföra en innovation procedure ska inleda med att genomföra en marknadskonsultation under, i normalfallet, minst två månader. Först därefter får själva upphandlingsförfarandet inledas. Då får alla intresserade leverantörer lämna lösningsförslag.
I ett första steg ska därefter myndigheten verifiera att leverantören inte ska uteslutas och att den uppfyller eventuella kvalificeringskrav, och att lösningsförslaget uppfyller minimikraven avseende funktion. I ett andra steg ska det göras en bedömning av lösningsförslagets potential och förmåga att lösa den aktuella samhällsutmaningen, och en utvärdering av dess genomförbarhet och skalbarhet.
Därefter ska de leverantörer som bedöms ha lämnat lämpliga förslag bjudas in till en period för testning, validering och utvärdering, under en tid som i normalfallet inte får överstiga två år. De leverantörer som klarar sig igenom denna period ska bjudas in till förhandlingar och kontrakt ska därefter tilldelas den eller de leverantörer som myndigheten framgångsrikt kunnat slutföra förhandlingarna med. Kontrakt kan tilldelas under en period på upp till fem år.
Avslutande reflektioner
De föreslagna nya upphandlingsförfarandena kommer i vissa avseenden att öka flexibiliteten för upphandlande myndigheter på ett sätt som kan göra det lättare att anpassa upphandlingar till de förutsättningar som gäller för olika typer av projekt. Ett välkommet exempel på det är att det föreslås bli tillåtet att förhandla i alla upphandlingar, oavsett förfarande.
Samtidigt finns det också vissa aspekter i förslaget som riskerar att bli begränsande. Inte minst framstår bestämmelserna om hur förhandlingar ska få genomföras som onödigt detaljerade och eventuellt mer begränsande än dagens regler.
Dessutom finns det osäkerhetsmoment. Ett är den elektroniska tjänsten för lämplighetsprövning, som EU-kommissionen ska tillhandahålla. Förhoppningen är att den ska vara enkel att använda och förstå, för både myndigheter och leverantörer, men eftersom EU-kommissionen har en historik av att utveckla lösningar som tillför mer komplexitet än nytta – såsom ESPD – kan det i nuläget ändå finnas viss anledning till skepsis.
