Minskade felen med 82 procent

Sedan 2017 gör kommunala bolaget Halmstads Energi och Miljö årliga inköpsbokslut som belyser inköpsmönster och det gångna årets utmaningar. Syftet är att kvalitetssäkra inköp och hitta potentiella förbättringsåtgärder.

En central del är redovisningen av avtalsuppföljningen. I bokslutet kategoriseras alla inköp som totalt överstiger 100 000 kronor, med bedömd avvikelse som kopplas till en föreslagen åtgärd.

– Vi har lagt ner extremt mycket arbetet på att återkoppla till respektive attestant för att gå igenom vad som kan undvikas nästa år, säger Nathalie Rapp, chef för avdelningen Upphandling & Inköp.

Och det systematiska arbetet har gett stor effekt.

2017 uppgick de otillåtna direktupphandlingarna till 40 miljoner kronor. År 2020 hade summan minskat till 17 miljoner.

Räknar man sedan bort de avvikelser som förklaras av faktorer som inköpsavdelningen redan uppmärksammat och lagt in för åtgärd, är volymen nere på 7 miljoner kronor.

En minskning med totalt 82 procent.

– Det är en otroligt fin utveckling. Hela organisationen har förändrat sitt arbetssätt, inte minst vad gäller dokumentationen, säger Nathalie Rapp, som tillägger att bolagets spend var 635 miljoner kronor 2020.

En viktig förändring är att antalet personer som har rätt att genomföra direktupphandlingar över 100 000 kronor har centraliserats till 10 personer. Tidigare var de 60.

– De har en tät kommunikation med oss på inköpsavdelningen, bland annat genom månadsvisa möten.

2020 gjordes 28 annonserade upphandlingar och 81 direktupphandlingar över 100 000 kronor.

Arbetet med avtalsuppföljningen och inköpsbokslutet har fått stort genomslag, och har också gjort av avdelningen fått mandat att växa från två till sex anställda.

– Vi har länge haft bristande kapacitet och varit en flaskhals för organisationen. Nu har vi äntligen lite muskelstyrka.

Att göra inköpsbokslutet är viktigt, men det är också ett levande dokument som används under kommande år.

– Det är ett bra verktyg för återkoppling till ledningsgruppen, chefer och ansvariga i organisationen. Vi kan luta oss mot det i olika dialoger och det skapar högre förståelse för vad vi ska arbeta med för att driva utveckling och effektivisering.

Tack vare bokslutet har nyttjandegraden av direktupphandling ökat från 26 till 75 procent sedan 2017.

– Jag skulle säga att bokslutet har fått enorm effekt, det ger en röd tråd i hela inköpsprocessen. Vi arbetar extremt transparent vilket ökar samsynen och vidareutvecklar organisationen eftersom det även är kopplat till verksamhetsplanen, säger Nathalie Rapp och tillägger:

– Att vi nått en så hög effekt beror på ett förtroendegivande samarbete inom bolaget där alla bidrar till vår analys. Detta är en gemensam insats där jag vill ge en stor eloge till kollegorna. Det är vi tillsammans som uppnått effekten!

Arbetet med inköpsbokslutet för 2021 pågår för fullt.

Sedan i höstas gör Halmstads Energi och Miljö också en riktad insats för se hur väl de avtalade leverantörerna lever upp till avtalsvillkoren.

– Responsen från leverantörerna har varit övervägande positiv. Man vill helt enkelt göra rätt, säger Nathalie Rapp.