Som livsmedelscontroller jobba Linda Bjarle med att genomföra, utvärdera, implementera och följa upp avtal.
– Men jag är inte upphandlare utan tar hjälp av någon som tar fram texterna och avtalen, förklarar hon.
Linda Bjarle fungerar bland annat som en länk mellan stadens verksamheter och livsmedelsleverantörerna, som båda kan kontakta henne med klagomål sinsemellan eller med frågor om avtalen. Utöver detta har hon kontakt med producenterna.
– Jag måste hålla koll på vad som händer på marknaden, vad det finns för nya produkter. Går man bara på sin statistik när man beställer så hittar man inte nyheterna.
Ett tätt samarbete även med de som gör avrop på avtalen gör att hon vet vad som fungerar inför nästa avtal och därför har Linda Bjarle nätverk som träffas några gånger per år.
En stor del av jobbet är uppföljning och det handlar om att se till att kraven i avtalen uppfylls.
– Det kan röra sig om krav på djurskydd, priser, service eller kvalitet. Under en avtalstid hinner också många produkter bytas ut hos leverantören och då är det viktigt att kontrollera att alternativen uppfyller samma krav som den ursprungliga varan, säger Linda Bjarle.
Att beskriva en typisk dag på jobbet för Linda Bjarle är inte lätt, dels för att de flesta dagar ser olika ut och dels för att vissa uppgifter är bundna till olika perioder under året. Fyra gånger per år är det tillåtet för leverantörer att justera priset på varorna i avtalen och då kontrollerar Linda att prisändringarna är motiverade av leverantören. Varje månad läses också statistik in från de olika leverantörerna och genom den kan Linda se vad de olika enheterna köpt in och hur de ligger till mot stadens mål, exempelvis om ett skolkök lever upp till målen om ekologisk mat.
– Jobbet är väldigt varierat och det är inte så mycket rutinmässiga arbetsuppgifter. En dag kan jag få 40 mejl med frågor om avtal och en dag kan jag vara ute på studiebesök. Under prissänkningsperioderna då fokuserar jag mycket på det, i början av året är det mycket att göra med förra årets statistik och inför en stor upphandling läggs nästan all min tid på den.
Linda Bjarle tror att man kan göra stora besparingar med en livsmedelscontroller – utan någon som håller koll på produkt- och prisändringar kan det skena iväg. Livsmedel är känsligt och svårt att lägga ut på en upphandlare som har hand om många olika områden. Hon tror också att det är svårt för en upphandlare att hinna med den uppföljning som krävs för att säkra kvaliteten.
– Jag har varit här i över fem år och många kommuner har kontaktat mig för att ta reda på mer om tjänsten. Nu har många någon med liknande roll. Varje tjänst kostar men den här kan löna sig ganska snabbt genom att man håller bättre koll på att leverantörer inte gör ogrundade prisökningar eller byter ut utgående varor mot dyrare alternativ.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
