Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Praxisdagen • 4 nov 2025 • Stockholm
    • Praxisdagen • 11 nov 2025 • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Inga ”förbjudna” ord vid it-upphandling

Det finns ”förbjudna” ord som bör undvikas vid en it-upphandling av standardsystem. De orsakar ofta problem i olika faser av upphandlingen, skriver Petter Ulander, it-upphandlingskonsult.

| 2020-03-01

Efter att i 20-år jobbat som rådgivare vid upphandling av it-system (standardsystem) har jag samlat på mig ett antal ”förbjudna” ord som ofta orsakar problem i olika faser av en upphandling och/eller vid införandet av systemet. Med standardsystem menar jag här motsatsen till egenutvecklade system, alltså ett system som finns och säljs på öppna marknaden, där leverantören vanligtvis tillhandahåller tjänster för att konfigurera och driftsätta systemet som en paketerad leverans.

Exempel på de ord jag skulle vilja förbjuda när det gäller kravställning av systemets funktion är: användarvänlig, enkel, snabb, flexibel och automatisk. Vidare diverse småord som etc, osv, mm.

Orsaken är lika enkel som komplicerad. Det är oerhört svårt att utvärdera krav eller frågor som innehåller dessa ord, oavsett om det är ett ska-krav som ska kontrolleras, eller om det är ett bör-krav, eller en fråga som ska utvärderas.

  • ”Systemet ska innehålla en användarvänlig och flexibel rapportgenerator.” Vad svarar leverantörerna på det? 
  • ”Systemet bör innehålla en användarvänlig och flexibel rapportgenerator.” Ja, svarar leverantörerna, frågan är hur vi ska utvärdera svaret?

På samma sätt får vi problem under införandeprojektet, när vi ska göra leveranskontroll. Vi menar att systemets rapportgenerator inte alls är ”användarvänlig och flexibel” och rapporterar det som en avvikelse vid leveranskontrollen. 

Leverantören är helt oförstående och menar att vi behöver utbilda personalen i större omfattning. 

  • ”Det ska vara enkelt att söka i systemet…” Går det att utvärdera? Går det att kontrollera i en leveranskontroll?

Varför skriver vi då så här?
I de flesta fall beror det på att många upphandlingar av standardsystem bemannas med personer, som visserligen har ett gediget it- eller verksamhetskunnande, men kanske inte tillräcklig erfarenhet av upphandling av standardsystem.

Ibland tar man in personer utifrån med kravkompetens, som då ofta jobbat med att kravställa systemutvecklingsprojekt, vilket är något annat än att kravställa vid upphandling av ett standardsystem. Det brukar leda det till att kravställningen blir mer konstruktionsinriktad än funktionsinriktad.

De bästa kravställningsprojektgrupperna jag jobbat med består ofta av verksamhetskunniga människor, som får en genomgång/utbildning om hur man skriver krav/frågor som både går att utvärdera och senare också går att använda vid leveranskontroll av systemet.

Det finns så klart goda exempel på tydliga kravspecifikationer vid upphandling av standardsystem, men jag blir fortfarande förvånad över hur ofta man stöter på en kravspecifikation på ett standardsystem som innehåller sida upp och sida ner med de ”förbjudna orden”.

Om vi tar exemplet med rapportgeneratorn, så säger min erfarenhet att frågan hellre skulle ställas som: Innehåller systemet en användarvänlig, eller flexibel rapportgenerator? Har förgäves letat efter system som uppfyller båda dessa kriterier. Nu skulle vi inte använda dessa förbjudna ord alls, så hur gör vi då?

Vi får helt enkelt ställa några frågor om rapportgeneratorns olika funktioner, kanske även ta in användbarhetsperspektivet på rapportgeneratorn, när vi utvärderar systemets användbarhet.

Just utvärdering av användbarhet, är ett annat område, jag ber att få återkomma till i en kommande artikel.

Genom att inledningsvis i ett upphandlingsprojekt som avser köp av standardsystem ta upp och diskutera denna typ av ord och formuleringar med alla som kommer att vara med i upphandlingsprojektet, så kan man undvika en hel del bekymmer, både vid utvärdering av anbud, men även vid leveranskontrollen i det införandeprojekt som genomförs som ett resultat av upphandlingen.

Viktigt är också att andra intressenter såsom styrgrupp och eventuell referensgrupp till projektet får samma information/utbildning, så att inte de kommer med kommentarer som ”att det saknas frågor om systemets ”flexibilitet” och ”användarvänlighet”.

Om vi då tittar på leverantörssidan, vilka ord och begrepp använder man sig av där?

En fem minuters googling på två kända standardsystemleverantörers webbsidor gav följande napp, vad avser ”förbjudna” ord. 

Hur ser det ut i era kravspecar?

Petter Ulander

 

Har du frågor om it-upphandling till Petter Ulander? Mejla info@inkopsradet.se

Petter Ulander är i grunden civilekonom men har jobbat som it-upphandlingskonsult de senaste 20 åren och då enbart som rådgivare på den köpande sidan. Uppdragsgivarna har varit allt från stora och små kommuner, myndigheter, kommunala bolag och även en del uppdrag på den privata sidan. Han är även huvudlärare vid Inköpsrådets utbildning Kvalificerad it-upphandlare. Petter Ulander är vd på AdviceU i Sundsvall.

Annons

Vill du fördjupa dig i kravarbete, utvärdering och förhandling i IT-upphandlingar, i syfte att göra bättre IT-affärer? Gå kursen som Upphandling24 arrangerar ”Fortsättningskurs IT-upphandling” Läs mer här!

Läs mer: ExpertkommentarIT

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Erfaren upphandlare

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Petter Ulander

Petter Ulander är civil­ekonom men har jobbat som it-upphand­lings­konsult de senaste 20 åren och då enbart som råd­givare på den köpande sidan. Uppdrags­givarna har varit allt från stora och små kommuner, myndig­heter, kommunala bolag och även en del uppdrag på den privata sidan. Han är även huvud­lärare vid Inköps­rådets utbild­ning Kvalifi­cerad it-upphandlare.

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupningskurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • AI för upphandlare | 19 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • Robusta IT-avtal | 26 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 4 december
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Efterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhetEfterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhet
Förslag till ändrat LUFS-direktivFörslag till ändrat LUFS-direktiv
Om vikten av det kontradiktoriska förfarandetOm vikten av det kontradiktoriska förfarandet
Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaretFörslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
Tillämpat krav som inte uttryckligen framgåttTillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Hetaste rättsfallen från första kvartaletHetaste rättsfallen från första kvartalet
Mer restriktiv bedömning av avvikelser?Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
Bakläxa om utredningsansvarBakläxa om utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

Kommentarer från läsarna

Björn : Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
Otroligt intressant mål i sin enkelhet (tack vare sin enkelhet). Korrekt utfall ska ha varit given för vem som helst…
Fredrik : Hetaste rättsfallen från första kvartalet
Tack för bra "Reader's Digest".
Björn : Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
Jag instämmer med slutsatserna. Inte bara att KR tar upp väldigt få mål trots att det svämmar över av domstolsbeslut…
Louise Bylund : Följa upp avtal – en cirkulär process
Hej! Jag har en fundering om den cirkulära modellen har något specifikt namn? Med vänliga hälsningar, Louise, Offentlig upphandlare student.
Marianne Hammarström : Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
Mycket bra. Tack för att ni driver detta och håller med att det är mycket svårtolkat.
Annika S : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Hej! Kan ni reda ut den här meningen lite - jag går vilse i olika "inte". Vidare har det förhållandet…
Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…

Senaste inläggen

  • Efterlängtad lagrådsremiss om cybersäkerhet
  • Förslag till ändrat LUFS-direktiv
  • Om vikten av det kontradiktoriska förfarandet
  • Förslag 4: Förbättra för näringslivet att delta i totalförsvaret
  • Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
  • Hetaste rättsfallen från första kvartalet
  • Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
  • Bakläxa om utredningsansvar
  • Juridisk rapport om miljömärkning i upphandling
  • Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
  • Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
  • Inga krav som inte uttryckligen följer dokument
  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna