Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Domstolskoll
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Nya upphandlingslagar • 8 februari 2022
    • Praxisdagen • 7 november • Stockholm
    • Praxisdagen • 21 november • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Inga ”förbjudna” ord vid it-upphandling

Det finns ”förbjudna” ord som bör undvikas vid en it-upphandling av standardsystem. De orsakar ofta problem i olika faser av upphandlingen, skriver Petter Ulander, it-upphandlingskonsult.

| 2020-03-01

Efter att i 20-år jobbat som rådgivare vid upphandling av it-system (standardsystem) har jag samlat på mig ett antal ”förbjudna” ord som ofta orsakar problem i olika faser av en upphandling och/eller vid införandet av systemet. Med standardsystem menar jag här motsatsen till egenutvecklade system, alltså ett system som finns och säljs på öppna marknaden, där leverantören vanligtvis tillhandahåller tjänster för att konfigurera och driftsätta systemet som en paketerad leverans.

Exempel på de ord jag skulle vilja förbjuda när det gäller kravställning av systemets funktion är: användarvänlig, enkel, snabb, flexibel och automatisk. Vidare diverse småord som etc, osv, mm.

Orsaken är lika enkel som komplicerad. Det är oerhört svårt att utvärdera krav eller frågor som innehåller dessa ord, oavsett om det är ett ska-krav som ska kontrolleras, eller om det är ett bör-krav, eller en fråga som ska utvärderas.

  • ”Systemet ska innehålla en användarvänlig och flexibel rapportgenerator.” Vad svarar leverantörerna på det? 
  • ”Systemet bör innehålla en användarvänlig och flexibel rapportgenerator.” Ja, svarar leverantörerna, frågan är hur vi ska utvärdera svaret?

På samma sätt får vi problem under införandeprojektet, när vi ska göra leveranskontroll. Vi menar att systemets rapportgenerator inte alls är ”användarvänlig och flexibel” och rapporterar det som en avvikelse vid leveranskontrollen. 

Leverantören är helt oförstående och menar att vi behöver utbilda personalen i större omfattning. 

  • ”Det ska vara enkelt att söka i systemet…” Går det att utvärdera? Går det att kontrollera i en leveranskontroll?

Varför skriver vi då så här?
I de flesta fall beror det på att många upphandlingar av standardsystem bemannas med personer, som visserligen har ett gediget it- eller verksamhetskunnande, men kanske inte tillräcklig erfarenhet av upphandling av standardsystem.

Ibland tar man in personer utifrån med kravkompetens, som då ofta jobbat med att kravställa systemutvecklingsprojekt, vilket är något annat än att kravställa vid upphandling av ett standardsystem. Det brukar leda det till att kravställningen blir mer konstruktionsinriktad än funktionsinriktad.

De bästa kravställningsprojektgrupperna jag jobbat med består ofta av verksamhetskunniga människor, som får en genomgång/utbildning om hur man skriver krav/frågor som både går att utvärdera och senare också går att använda vid leveranskontroll av systemet.

Det finns så klart goda exempel på tydliga kravspecifikationer vid upphandling av standardsystem, men jag blir fortfarande förvånad över hur ofta man stöter på en kravspecifikation på ett standardsystem som innehåller sida upp och sida ner med de ”förbjudna orden”.

Om vi tar exemplet med rapportgeneratorn, så säger min erfarenhet att frågan hellre skulle ställas som: Innehåller systemet en användarvänlig, eller flexibel rapportgenerator? Har förgäves letat efter system som uppfyller båda dessa kriterier. Nu skulle vi inte använda dessa förbjudna ord alls, så hur gör vi då?

Vi får helt enkelt ställa några frågor om rapportgeneratorns olika funktioner, kanske även ta in användbarhetsperspektivet på rapportgeneratorn, när vi utvärderar systemets användbarhet.

Just utvärdering av användbarhet, är ett annat område, jag ber att få återkomma till i en kommande artikel.

Genom att inledningsvis i ett upphandlingsprojekt som avser köp av standardsystem ta upp och diskutera denna typ av ord och formuleringar med alla som kommer att vara med i upphandlingsprojektet, så kan man undvika en hel del bekymmer, både vid utvärdering av anbud, men även vid leveranskontrollen i det införandeprojekt som genomförs som ett resultat av upphandlingen.

Viktigt är också att andra intressenter såsom styrgrupp och eventuell referensgrupp till projektet får samma information/utbildning, så att inte de kommer med kommentarer som ”att det saknas frågor om systemets ”flexibilitet” och ”användarvänlighet”.

Om vi då tittar på leverantörssidan, vilka ord och begrepp använder man sig av där?

En fem minuters googling på två kända standardsystemleverantörers webbsidor gav följande napp, vad avser ”förbjudna” ord. 

Hur ser det ut i era kravspecar?

Petter Ulander

 

Har du frågor om it-upphandling till Petter Ulander? Mejla info@inkopsradet.se

Petter Ulander är i grunden civilekonom men har jobbat som it-upphandlingskonsult de senaste 20 åren och då enbart som rådgivare på den köpande sidan. Uppdragsgivarna har varit allt från stora och små kommuner, myndigheter, kommunala bolag och även en del uppdrag på den privata sidan. Han är även huvudlärare vid Inköpsrådets utbildning Kvalificerad it-upphandlare. Petter Ulander är vd på AdviceU i Sundsvall.

Annons

Ta klivet och bli kvalificerad IT-upphandlare
Upphandling24 arrangerar en populär utbildning som rustar dig för att göra komplexa IT-upphandlingar. Utbildningen täcker behovsanalys, kravställning, utvärdering, avtal och uppföljning – allt med fokus på IT-upphandling. Läs mer om utbildningen här.

Läs mer: ExpertkommentarIT

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Petter Ulander

Petter Ulander är civil­ekonom men har jobbat som it-upphand­lings­konsult de senaste 20 åren och då enbart som råd­givare på den köpande sidan. Uppdrags­givarna har varit allt från stora och små kommuner, myndig­heter, kommunala bolag och även en del uppdrag på den privata sidan. Han är även huvud­lärare vid Inköps­rådets utbild­ning Kvalifi­cerad it-upphandlare.

Lediga jobb

ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Senaste inläggen

Outsourcing hot mot förändringOutsourcing hot mot förändring
Informera om skaderekvisitetInformera om skaderekvisitet
I sommaroffensiv mot korruptionI sommaroffensiv mot korruption
Högt takvärde hindrar inte konkurrensHögt takvärde hindrar inte konkurrens
Striden står i UppsalaStriden står i Uppsala
Ogiltiga – inte olämpliga – anbudOgiltiga – inte olämpliga – anbud
Tar Uppsalamodell till StockholmTar Uppsalamodell till Stockholm
Skada vid för långa ramavtalSkada vid för långa ramavtal
ANNONS FRÅN AFF

Tydliga och trygga avtal med Aff

Till skillnad från många andra branschers standardavtal är Aff utarbetat i samarbete mellan beställare och leverantörer. Båda parter är med och utformar regelverken och mallarna så att den blir partsneutral.

Nytt från Upphandling24

  • Outsourcing hot mot förändring
  • Informera om skaderekvisitet
  • I sommaroffensiv mot korruption
  • Högt takvärde hindrar inte konkurrens
  • Striden står i Uppsala

Åsikter på sajten

  • Informera om skaderekvisitetNja , preklusionsregeln hindrar inte anbudsgivare från att överpröva. Jag vill påminna dig Felix att rätten att överpröva är ganska...
  • Informera om skaderekvisitetDenna utveckling är inte överraskande - den är tyvärr naturlig. "Preklusionsregeln" inom LOU är feltänkt i grunden. Regeln har ingen...
  • Skada vid för långa ramavtalMycket bra analys och uppmärksamhet om domstolarnas okunnighet, eller vilja att snedvrida hela den offentliga marknaden. I vilket fall som...
  • Informera om skaderekvisitetMycket bra resonemang, dock kan information i förfrågningsunderlaget inte hindra domstolar från att godkänna avtal(upphandlingar) vilka strider mot lagen. Detta...
  • Informera om skaderekvisitetIntressant att man som upphandlare inte bara ska agera som inköpare av varor och tjänster utan även som polis, arbetsmarknadshandläggare,...
  • Striden står i UppsalaDet krävs tjänstemänansvar
  • Striden står i UppsalaDet krävs tjänstemänansvar
  • Striden står i Uppsala"Marknadsexperimentet" är en ytterst tröttsam retorik. Fri konkurrens driver effektivitet, valfrihet och innovation. Vidare är det ju faktiskt så att...
  • Skada vid för långa ramavtalBra analys, detta är rättsövergrepp i direktsändning där rättsinstanser utan några kval gör precis motsatsen till vad lagstiftaren bestämt!
  • Komplettera anbud under överprövningDenna analys är inte speciellt upplysande eller givande. Det finns inget intressant att med sig från detta mål - det...

Senaste inläggen

  • Outsourcing hot mot förändring
  • Informera om skaderekvisitet
  • I sommaroffensiv mot korruption
  • Högt takvärde hindrar inte konkurrens
  • Striden står i Uppsala
  • Ogiltiga – inte olämpliga – anbud
  • Tar Uppsalamodell till Stockholm
  • Skada vid för långa ramavtal
  • Nacka fokuserar på den goda affären
  • Stöttar kommuner och regioner om kemikalier
  • Komplettera anbud under överprövning
  • Verktyg för uppföljning lyft för HBV
  • Tillsynsreform får ris och ros
  • Avfall är material på fel ställe
  • Har koll på IOP

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Anbudsutvärdering | 13 okt
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 18 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 19-20 okt
  • Agil upphandling | 9 nov
  • Hantera överprövningar | 10 november
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 15 nov
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 16 nov
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 17 nov
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 23-24 nov
  • LOU på två dagar | 28-29 nov
  • Leda upphandlingar effektivt | 6 december