Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Nya upphandlingslagar • 8 februari 2022
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Full kontroll med egen plan

Gävle kommun har med en utvecklad upphandlingsplan lagt en viktig grund för ett strategiskt inköpsarbete. Planen ger upphandlingsorganisationen full kontroll på kommande upphandlingar och samtidigt den enskilde upphandlare möjlighet att utifrån den lagda planen skapa en ”personlig” upphandlingsplan.

| 2022-04-20
Stefan Åkerlund och Veselina Minkova-Velinova vid Gävle kommuns inköp- och upphandlingsenhet.

-Med upphandlingsplanen har vi skapat full kontroll över varje upphandlares mängd arbete och inte minst hur av olika typer av upphandlingar fördelas, säger Stefan Åkerlund och Veselina Minkova-Velinova vid inköp- och upphandlingsenheten inom Gävle kommuns näringslivsavdelning.

Båda har en bakgrund inom Inköp Gävleborg med en upphandlingsplan som användes där som något av en förlaga för den plan som Gävle kommun nu använder sig av.

-I huvudsak har vi utvecklat hela upplägget och anpassat upphandlingsplanen efter de specifika behov som Gävle kommun har, säger Stefan Åkerlund, som är en av kommunens upphandlare men som även jobbar med utveckling av det strategiska upphandlingsarbetet inom avdelningen

-Upphandlingsplanen blev klar för ungefär ett år sedan. Bakgrunden var att vi då såg ett stort behov av att få struktur i vår planering för att kunna jobba mer effektivt i den nya inköpsorganisation som byggdes upp efter att kommunen lämnat Inköp Gävleborg.

Veselina Minkova-Velinova, som jobbat en hel del med produktionsplanering och nu tillträder en tjänst som inköpscontroller, beskriver upphandlingsplanen:

-Det är en datamodell som bygger på att samla in och bearbeta information om alla Gävle kommuns avtal och som ger överblick kring gällande avtal och kommande upphandlingar.

-Vi tar bland annat information från vårt upphandlingsverktyg Kommers och en utbyggd e-tjänst som Gävle kommun har för nya beställningar för att få en heltäckande bild av de behov som finns.

Kvartalsvis arbetar Stefan Åkerlund och Veselina Minkova-Velinova med att fördela arbetet med enskilda upphandlingar och med den metodik som växt fram så sker det numera med god framförhållning.

-Vi har exempelvis redan nu i början av året börjat fördela uppdrag för kvartal fyra. Att undvika tidspress är viktigt för att nå fram till en lämplig balans av det vi benämner strategiska och taktiska upphandlingar, där de strategiska är något mer komplicerade med till exempel öppet förförande, där vi behöver ge utrymme för upphandlaren att dessa får ta mer tid i anspråk, säger Stefan Åkerlund.

Han tycker att det arbetssätt som används ger en bra balans mellan en övergripande kontroll och utrymme för upphandlarna att ändå lägga upp arbetet relativt fritt.

-Systemet bygger på att starta en upphandling omkring nio månader innan ett avtal går ut. Men utifrån det kan man som upphandlare göra justeringar kring vad man bedömer som lämplig tidsplan. Det enda vi satt som krav är upphandlingen ska vara klar en månad innan det gamla avtalet går ut.

-Upphandlaren får också ett bra paket av information att ta sig an arbetet med – exempelvis inledande kontakter som behövs med facket eller andra och om det ska in i e-handelssystemet eller inte, säger Stefan Åkerlund.

För Gävle kommun har upphandlingsplanen gett ett skifte från att jobba reaktivt till proaktivt.

-Vi känner att vi har full kontroll och upphandlingsplanen har ett väldigt bra innehåll för de behov som vi har just nu. Sedan får man inte slå sig till ro – nya behov kommer att uppstå som gör att vi behöv utveckla och anpassa upphandlingsplanen kontinuerligt, säger Stefan Åkerlund.

Hur var det tidigare?

-Ofta var känslan att man jobbade reaktivt – man kände hela tiden att man var sent ute och allt var bråttom. Det var en ohållbar situation.

-Vi märker också att vi är på rätt väg för när nya medarbetare kommer in, så är det just detta med upphandlingsplaneringen, som är den stora skillnaden mot hur de jobbade innan. Man vet vilken upphandling som skall startas, och när, och detta vet man i god tid innan arbetet med upphandlingen påbörjas.

Gävle kommun (103 000 invånare) har sin inköps- och upphandlingsenhet som en del av näringslivsavdelningen. Enheten har 11 medarbetare med en pågående rekrytering av ytterligare 4 för att förstärka resurserna. Kommunen hade 2022 en årlig inköpsvolym på 1,6 miljarder kronor.

Läs mer: Upphandling Gävle kommunInköp GävleborgUpphandlingsplan

Fredrik Mårtensson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Skellefteå kommun

Inköpschef, Skellefteå kommun

ANNONS FRÅN AFF

Undvik missförstånd, konflikter och juridiska tvister

Aff behövs för att alla ska hitta ett gemensamt språk, för att minska risken för tvister och för att öka kvaliteten, säger Philip Österlund, vd på Aff

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Senaste inläggen

Effektivare tillsyn föreslåsEffektivare tillsyn föreslås
Förlegat krav om undertecknandeFörlegat krav om undertecknande
Svagt intresse oroar VinnovaSvagt intresse oroar Vinnova
Använd begrepp som inte missförståsAnvänd begrepp som inte missförstås
Göteborg samlas för mer återbrukGöteborg samlas för mer återbruk
Tolkning av ramavtalTolkning av ramavtal
Är vi redo att växla upp?Är vi redo att växla upp?
Regioner straffas för förlängt avtalRegioner straffas för förlängt avtal
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Nytt från Upphandling24

  • Förlegat krav om undertecknande
  • Svagt intresse oroar Vinnova
  • Använd begrepp som inte missförstås
  • Göteborg samlas för mer återbruk
  • Tolkning av ramavtal

Åsikter på sajten

  • Tolkning av ramavtalDet kan nog inte alltid tas för sant att det inte skulle vara relevant att utröna den gemensamma partsavsikten i...
  • Tolkning av ramavtalHej Alfred, Som framgår av ditt citat från HD:s avgörande i mål nr 4071-20 (NJA 2021 s 643) är det...
  • Regioner straffas för förlängt avtalVad oseriöst av domstolen att basera sannolikheten för att Svensk dos skulle vinna en korrekt genomförd upphandling på antalet leverantörer...
  • Tolkning av ramavtalNi skriver att "Hovrätten prövade först om projektet omfattats av ramavtalet. Då någon gemensam partsavsikt inte gick att utläsa fick...
  • Regioner straffas för förlängt avtaljag undrar i sitt stilla sinne vad positivt konkurrensutsättning av dosförpackade läkemedel fört med sig?
  • Utvärdera kvalitet vid avrop av konsultBra artikel, tackar för det :)
  • Enhetlig tolkning gällerMånga av dessa "smörgårdsbordsförespråkare" vill nog väcka lite uppmärksamhet och jagar gillningar och delningar på LinkedIn. Man kommer med diverse...
  • Enhetlig tolkning gällerHelt stängt är kanske inte smörgåsbordet ändå? Jag uppfattar att båda målen som du tar upp avsåg situationer där direktiven...
  • Val av utvärderingsmodell icke-fråga?Har inte använt relativa modeller i mina upphandlingar sedan denna kom: "Metoder vid utvärdering av pris och kvalitet i offentlig...
  • Enad front för mer forskningInom det identifierade forskningsområdet "Korruption och kartellbildning" finns det lågt hängande frukt som inte kräver någon forskning för att identifiera....

Senaste inläggen

  • Effektivare tillsyn föreslås
  • Förlegat krav om undertecknande
  • Svagt intresse oroar Vinnova
  • Använd begrepp som inte missförstås
  • Göteborg samlas för mer återbruk
  • Tolkning av ramavtal
  • Är vi redo att växla upp?
  • Regioner straffas för förlängt avtal
  • Förändrad omvärld kräver anpassning
  • Stort fokus på service
  • Fast timpris och referenser tillåtet
  • Att upphandla ABK-konsulter
  • ”Mediestorm kan ge ökade resurser”
  • Allt går att sälja med mördande reklam
  • En process för hela staden

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 26 april
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 4 maj
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 5 maj
  • LOU på två dagar | 10-11 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 18-19 maj
  • Anbudsutvärdering | 13 okt
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 19-20 okt
  • Agil upphandling | 9 nov
  • Hantera överprövningar | 10 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 6 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 18 oktober