Förhandling ur långsiktigt perspektiv

I dessa tider med en fortsatt omskakande värld påverkas allt. Vi påverkas av krig, jordbävning, svält, flykt och miljöförstöring. Ekonomin avmattas, inflationen stiger, räntor höjs för att dämpa utvecklingen, elpriser når nya höjder… insatsvaror ökar i pris liksom för konsumtionsartiklar och tjänster. I sådana tider hamnar vi närmare våra grundläggande behov och känslor.

Ur ett förhandlingsperspektiv gör det oss mer sårbara och kortsiktiga. Vi måste därmed ha extra koll på vårt känslomässiga engagemang och se förhandlingen ur ett större och mer långsiktigt perspektiv. 

Jag skrev ett avsnitt tidigare om när omvärlden förändras där jag även nämner nationalekonomins grunder samt hantering av rusande index. Det är för tillfället än mer oklart framöver, det kan uppstå en avmattande effekt på exempelvis elpriser eller en fortsatt ökning.

Det är dags att säkra hur ni följer trenden nedåt men ändå fortsatt hantera dagens situation. Det pris ni får betala speglas av leverantörens kostnader. Nu är det än viktigare att tillsammans med era leverantörer enas om vad som driver deras kostnader i er leverans.

Många avtal justerar priser med hjälp av indexmodell och styrda perioder. Jag får ofta frågan om hur upphandlande myndigheter bör agera när leverantörer vill justera utanför rådande indexmodell eller med annan periodisering? Är det tillåtet enligt upphandlingslagstiftningarna?

Upphandlingslagstiftningarna styr när ett kontrakt eller ramavtal får ändras utan en ny upphandling, om ändringar sker med stöd av någon de bestämmelser som framgår i 17 kap. 9-14 §§ LOU eller 16 kap. 9-14 §§ LUF. Dessa ändringar avser:

• Ändringar av mindre värde
• Ändrings- eller optionsklausuler
• Kompletterande beställningar
• Oförutsebara omständigheter
• Byte av leverantör
• Ändringar som inte är väsentliga

När indexmodellen inte längre täcker leverantörens kostnader är det givetvis av intresse för leverantören att justera priset. Flera av ovan möjliga ändringar skulle kunna vara aktuella vid ett sådant scenario. Men vad händer om upphandlande myndighet inte tillgodoser en ändring av kontraktet eller ramavtal? Hur överlever företaget utan justering och hur säkrar ni en bra leverans? Hur tar ni er ur ett låst läge?

Ett företag behöver en viss nivå av intäkter, i annat fall måste leverantören sänka affärens kostnad. Plus eller minus. Helst både plus och minus. Men när kostnader skenar är det fokus på att inte få röda siffror i resultatet. Eller välja att säga upp avtalet om företaget kan växla över till en bättre affär.

De flesta företag kan över tid hantera en skenande situation men i det korta förloppet tär det på budgeten. Jag har arbetat på den kostnadsbärande sidan i flera stora globala företag. Jag vet hur det jagas internt, hos underleverantörer, hos distributörer men också i utbytet med kunden. Allt översätts till kronor och ören.

Jag vaknade varje morgon till att hitta besparingar genom att effektivisera, minimera, ta bort slöserier, minska mantid, automatisera, öka tempo, hitta alternativa material, slimma tjänster, minska energi och utsläpp… Konkurrensen är stenhård, det finns inte utrymme för skenande kostnader.

När det händer och det inte går att kapa mer kostnader kan beslut tas om att exempelvis minska kvalitets- eller supportnivå. Det finns en medvetenhet om hur avtalen kan nyttjas ur ett taktiskt perspektiv, viten kalkyleras liksom risken för att få badwill eller möjligheten till växande affär. Kunden kan bli nedprioriterad, företaget fokuserar på mer lönsamma kunder, ett företag vill (läs måste) överleva. Och vi som jobbar i företag vill behålla våra jobb.

För att förstå leverantörens argument för ökade priser kan ni gemensamt diskutera och analysera vilka kostnadsposter som drabbar företaget när de levererar enligt avtal, alltså ur ett leveransperspektiv. Ni kommer aldrig någonsin att få se den verkliga bilden, glöm det, men ni kan skapa en förståelse för hur ni kan möjliggöra en effektivare affär tillsammans.

Utbyte om gemensamma förbättringar skapar en mängd aktiviteter som kan minska både parters kostnader. På så vis kan det också skapa utrymme för att fördela bonus som incitament för att effektivisera. Förhandling om incitament ger så mycket mer än att förhandla om straff eller kontroll.

Följ leveransen från start till mål. Vad händer i flödet? Var finns insatser? Material? Hur påverkas kostnaderna? Går det att justera flödet? Kan kvalitetsnivåer justeras? Fördela uppdraget mellan parterna för att få en bättre kundupplevelse? Hur ska parterna kompenseras vid en insats högre än förväntat? Vad vill ni uppnå? Och hur ser marknaden ut, är andra företag effektivare till samma kvalitetsnivå? Jämför, det är helt tillåtet.

Vid förhandling kommer ni att aktivt behöva välja vilket värde som ger er mest effekt. I grund och botten handlar det om följande i en förhandling:

• Vad vill jag få?
• Vad kan jag ge?

Att bara säga nej till en prisjustering ger en förödande effekt för en långsiktigt bärande affär. Leverantören kan ge er något om de får en prisökning. Upphandlande myndighet kan tillåta (ge) en prisökning men vill då få något. Vad är värdet för det ni får (vinst) och det ni ger (förlust eller eftergift)?

I början av detta avsnitt nämner jag att vi i nuläget tenderar till att ha närmare till våra känslor vilket påverkar oss i förhandlingar. Det finns mängder med teorier och studier om människors beteende och hur vi påverkas eller kan bli påverkade på ett eller annat sätt. Prospektteori är en teori inom kognitiv psykologi som beskriver hur människor väljer mellan olika probabilistiska alternativ som är riskfyllda, när sannolikheterna för olika utfall är okända. Genom experiment har det framkommit att:

1. Värdet av vinst eller förlust är beroende av ens referenspunkter
2. Förluster har större negativt värde än motsvarande vinst i positivt värde
3. Värdet av vinster och förluster minskar då dessa blir allt större

Som förhandlare är det viktigt att hantera sitt psyke och sina känslor. Genom att förbereda sig och ha ett mål är det enklare att förhålla sig till pågående förhandling och inte tappa greppet. Var medveten om prospektteorin för att ha kontroll, när vill du ta eftergifter och när vill du ta vinster.

Vart och ett av era gemensamma förbättringsförslag har ett värde. Var tydlig med leverantören när en insats inte har ett värde eftersom det annars skapar slöserier, det kostar pengar. Förbered er genom att sätta värde på de insatser som är viktigast. Ta inte en stor vinst omedelbart, risken är då stor att du tar en större förlust.

Alla professionella förhandlare förbereder sig noggrant, inte bara genom dokumentation utan även mentalt. Precis som professionella idrottare krävs det att grundläggande behov är tillfredsställa (mat, sömn etcetera) men det kräver också element som ger energi vid rätt tillfälle.

Jag förbereder mig genom att illustrera möjliga scenarier vid förhandlingen. Jag springer en runda med musik, tuggar tuggummi och pratar med någon som gör mig glad. Utan dessa förberedelser kommer jag till förhandlingen oförberedd, jag laddar upp för att ha fullt fokus och stänga ute allt annat brus. Hur gör ni?

Det tar tid att nå framgång, slarva inte och nyttja leverantörens samt marknadens kunskap om hur er leverans kan bli mer effektiv. Det är extra viktigt i dessa oförutsägbara tider.

Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd

Få din fråga om upphandling besvarad

Har du en fråga om upphandling? Skriv den här så kan den bli besvarad av våra experter. *

E-postadress, du får ett mejl om din fråga har blivit besvarad.

Om du är mänsklig, lämna det här fältet tomt.