En snabb omställning måste ske för att kunna dämpa stigande priser. Var och en av oss har noterat att matpriser stiger vilket ger en direkt effekt. Men det ger också andra effekter som kommer att påverka alla, finanspolitiken med större satsningar på försvaret kommer att omfördela budgeten – eller öka skatten för att finansiera. Högre inflation kommer med stor sannolikhet att öka kostnaden för våra bolån.
Det är dock viktigt att beakta att ökning av priser framför allt rusar vid starten av en kaotisk situation, det kommer att ske en anpassning och dämpning framöver. Så tänk långsiktigt, hur hanterar ni situationen med ökade priser i dag och hur hanterar ni avmattningen (och så småningom sänkningen) av priser i morgon?
Det har alltid varit viktigt med parametrar för att hantera prisjusteringar men det är först i ett krisläge som villkor blir prövade ordentligt.
Jag har sett mängder med villkor för prisjusteringar genom åren. Och hanterat mängder med förhandlingar om pris när villkoren kan anses satta ur spel. Villkor är villkor men om det handlar om att plötsligt inte få leverans så blir det viktigt att förhandla om tillfälliga villkor tills situationen är normaliserad, även om det innebär en väsentlig ändring av avtalet.
Uteblivna leveranser kan vara mer förödande och slå hårdare mot verksamheten, medborgare eller kunder än ökade priser.
Vad kan vi göra i denna situation? Konkurrens är alltid bra, att uppmuntra företag till effektivisering och affärsmässighet är det snabbaste sättet att parera. Och det kan skapa nya möjligheter då innovativa lösningar för gårdagens leverans kan ge en bättre effekt till lägre kostnad. Det näst snabbaste är att fördela om sina inköp i leverantörsportföljen.
Nationalekonomin beskriver att jämvikt nås på marknader där fri konkurrens råder. Det innebär att det inte får råda några barriärer för att ta sig in på marknaden men också att kunden har tillgång till komplett information gällande marknaden.
I offentlig sektor jobbar vi medvetet med att tillvarata konkurrens — under upphandlingsfasen. Men för pågående affärer med större värden kan vi många gånger inte agera blixtsnabbt för att ändra affärspartner eller justera kravställda villkor då vi ska förhålla oss till upphandlingslagar.
Många upphandlande myndigheter arbetar med kategoristyrning för sina inköp. I offentlig sektor är fokus på inåt-perspektivet där köpbeteendet ämnar vara det mest intressanta. Det är absolut en viktig ingrediens men i näringslivet är det minst lika viktigt med utåt-perspektivet, hur ser leverantörsmarknaden ut och på vilket sätt kan vi minimera risker genom att ha en strategi för vår leverantörsportfölj?
Vi kan dämpa vår effekt av stigande priser om vi har en strategi för hur vi kan agera. Vi kan förhandla om vi har motalternativ. I annat fall har vi ingen makt mer än att minska vårt behov eller ändra vårt behov.
Kategoristyrning handlar om att vid inköp hantera leverantörer inom respektive kategori med olika strategier för att nå bästa möjliga resultatet. Vissa leverantörer konkurrensutsätts medan andra hanteras genom en nära relation.
Varje produkt (vara och/eller tjänst) delas in i olika kategorier utifrån dess vikt för verksamheten samt hur stor påverkan de har på totala inköpskostnaderna. Många upphandlande myndigheter har tagit första klivet men har inte strategier för sina leverantörsportföljer. Utåt-perspektivet debatteras inte heller (märkligt nog).
I tider som dessa där upphandlande myndigheter i många fall inte kan agera snabbt med omfördelning av leverantörsportföljen så har vi ingen makt vid förhandling av stigande priser.
Det vi kan göra kortsiktigt med liten makt är att säkra att vi också kan följa nedgången av priser och inte bara ta del av uppgången. Som säljare till offentlig sektor gäller det att välja rätt tid för förhandling, nästan som att välja rätt tid för köp av aktier.
I affärer inom näringslivet möts parter frekvent om så är behövligt, det är naturligt och ett gemensamt intresse. Den friheten kan förekomma även vid offentliga affärer men jag har noterat att det inte är lika naturligt.
I normalfallet styr utbud och efterfrågan men vid dessa snabba förändringar kan det ta ett tag att anpassa sig till förändrad omvärld.
Bilden nedan illustrerar prisuppgång, avmattning och prisnedgång totalt sett för en produkt. Varje produkt innehåller ett antal olika kostnadsslag, det kan bestå av exempelvis råvaror, valutor, import- eller exportavgifter, löner och arbete. Alla dessa kostnadsslag går sällan upp samtidigt men över tid tenderar de att följa trend. Om ett behov täcks av en alternativ produkt eller funktion så måste de kostnadsslagen följas i stället.
Viktigast av allt vid dessa hastiga förändringar är att förstå vad som påverkar och med vilken vikt! Samt hur det kan se ut framåt, när vi behöver förhandla igen eller med automatik få ytterligare justering uppåt eller nedåt.
Det är vanligt att upphandlande myndigheter hanterar prisjusteringar med index och i många fall också med mer än ett index. Bra! Indexkorgen ska spegla kostnadsslagens fördelning.
Men det gäller att välja rätt index för att få en transparens i förhandlingar. Sammansatta index tenderar att öka över tid, att då kunna ta del av nedgången blir i praktiken omöjligt. Vid nästa upphandling kan priser justeras nedåt om marknaden eller konkurrensen möjliggör detta men då har upphandlande myndighet möjligen betalat för mycket skattemedel en tid.
Var selektiv med vilka index som ska spegla era kostnadsslag.
Många avtal har en mer allmän skrivning kring prisjusteringar. Det kan exempelvis se ut så här:
Priser ska vara fasta under ett (1) år. Begäran om prisjustering ska vara Beställaren tillhanda minst en (1) månad före ikraftträdandet och verifieras med underlag så som fakturakopior eller index.
Vad gäller i detta fall? Jo, totalt frihet för leverantören. Att verifiera kostnadsökningar med fakturakopior är sällan transparent i den meningen att den specifika kostnaden är jämförbar med kostnadens påverkan på ert inköp. Ni har ingen makt i denna förhandling om ni inte kan rubba balansen genom att strukturera om era inköp inom leverantörsportföljen eller minska ert behov. Utbud och efterfrågan är A och O. Planera och ha strategier redo för både upp- och nedgångar av priser. Vi behöver lära oss att minimera risker och hitta flexibiliteten genom att utmana arbetssätt, praxis och till och med rådande lagar.
Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd
Hej Upphandlaren! Jag försöker bidra till en nyanserad diskussion och lyfta alternativa tankesätt. Jag upplever att upphandlingsrätten fungerar rätt dåligt och har aldrig pratat med…
Uteslutning och onormalt låga anbud Kommentar av Björn på Uteslutning och onormalt låga anbud