Det här med uppföljning

”Vi trodde inte att ni skulle komma” sa en leverantör som svar på varför de inte hade den där miljömärkta grejen vi ställt krav på.

Citatet är från verkligheten, men har några år på nacken. I dag hör vi mer ”bra att ni följer upp” från våra ambitiösa leverantörer. De vill tävla om avtalen på lika villkor och gillar att visa upp vad de presterar.

Vårt mantra i Helsingborg har sedan starten varit att vi ska ställa miljökrav i upphandlingar som vi också följer upp. Det är också anledningen till att vi fick resurser till två hållbarhetsstrateger.

Sen kommer verkligheten ikapp även oss. Antalet uppdrag som kommer in till inköpsenheten ökar, ambitioner om hållbarhetsnivåer ökar och komplexiteten på vilka krav vi ska ställa ökar.

Fossilfritt, inga farliga kemikalier, cirkulär ekonomi, sysselsättning, etiska villkor, arbetsrättsliga villkor, antidiskriminering – alla mycket viktiga frågor – men det gäller också att våga prioritera bort för att orka driva igenom det vi har förutsatt oss. (Läs mer om hur vi prioriterar i tidigare krönika).

Flera kommuner i Sverige har sedan länge avtalscontroller anställda just för att följa upp att de får vad de betalar för och att de själva sköter sig som beställare.

Det är klokt. Vi vill verkligen inte hamna i en situation som flera leverantörer ger uttryck för – att den som ljuger bäst vinner offentliga kontrakt.

Det finns mycket stöd att hämta för dem som vill komma igång med uppföljning – upphandlingsmyndighetens webb, webbinarier och kommuner som är igång delar gärna med sig av erfarenheter. Det är bra!

Så vad hindrar oss? Jag tror det är två saker: Tid och vår egen ambition.

Tiden: När allt stämmer och leverantören gör vad de har sagt kan du, slarvigt uttryckt, rassla av några avtal på en förmiddag. Men när det inte stämmer och du behöver begära kompletteringar, åka ut på plats, kräva rättelse… och dessutom får veta andra saker som du behöver göra något åt. Ja, då går timmarna.

Vår egen ambition: Här får du protestera, men ibland känner jag att vi försöker hitta en struktur och systematik för hur vi ska följa upp. Vi letar mallar, uppföljningsplaner och metoder innan vi vågar oss ut.

Botemedel? Jag har inte svaret. Jag hoppas du har det. Eller så är det som vi säger i Värmland. Bare gjört!

Skriv och berätta hur du gör! Min mejl är fornamn.efternamn@helsingborg.se

Camilla Alfredsson
Tf inköpschef Helsingborgs stad