Camilla Alfredsson är expert på hållbar upphandling.

Prioritera, prioritera och prioritera

EXPERTKOMMENTAR Också i dessa svåra tider håller Helsingborgs stad fast vid sina ambitioner att ha schysta leverantörer som levererar, som betalar skatt, har bra arbetsmiljö till sin personal och minskar sin miljöpåverkan. Camilla Alfredsson, tf inköpschef, berättar om ett arbetssätt som fungerar.

När du läser detta har det gått några veckor sedan jag skrev ihop denna text. Jag skulle så gärna vilja snabbspola fram till där du är för att veta vad som kommer att hända. Det är en märklig tid vi är i där en liten RNA-sträng påverkar hela världen.

I skrivande stund samarbetar vi på inköpsenheten med våra förvaltningar för att få fram förbrukningsmaterial, resfria och digitala möten är det nya svarta och vi grunnar på hur vi kan stötta ett sargat näringsliv på bästa sätt.

Vi håller fast vid våra ambitioner att ha schysta leverantörer som levererar, betalar skatt, har bra arbetsmiljö till sin personal och minskar sin miljöpåverkan (och vår påverkan eftersom vi betalar varan eller tjänsten).

För att veta att du har schysta leverantörer och att du får vad du efterfrågar behöver du följa upp. Det gäller förstås alla krav, men här fokuserar jag på hållbarhetskraven. Vi har kommit fram till att har du resurser för att ställa hållbarhetskrav har du också resurser att följa upp. Klarar vi inte av att följa upp riskerar vi att hamna i ett läge där den som ljuger bäst vinner och företag som sköter sig missgynnas.

Vid marknadsundersökningar och samtal med blivande anbudsgivare och leverantörer uttrycker de tydligt sin oro för att det blir en tävling där det finns motståndare som dopar sig och blåser upp sig till något de inte är.

Målet är hållbar utveckling genom sund konkurrens. Det här betyder att du behöver prioritera.

Hur mycket resurser har du? Säg Z timmar hållbarhetskompetens. Det tar X timmar att ställa hållbarhetskrav och det tar Y timmar att följa upp. X+Y=Z. Lättare sagt än gjort, men vi tror oss om att ha hittat ett arbetssätt som fungerar hyfsat. Och det går ut på att ta bort. Kill your darlings! 

Gör så här:

  1. Ta fram kommande upphandlingar för 12-24 månader framåt. Gärna i excel så ni kan sortera.
  2. Skriv in upphandlingens samlade volym i kronor.
  3. Sortera  på den samlade volymen så att de upphandlingar med mest värde kommer först.
  4. Samla upphandlare & hållbarhetsstrateger och gå igenom listan uppifrån. Vad finns det för typ av miljöpåverkan?
  5. Markera de som har någon form av miljöpåverkan inom klimat (energi och transporter), kemikalier, cirkulär ekonomi, ekomat. Eller de miljöområden som din kommun prioriterar i kommunens styrdokument. Sätt fetstil på de som påverkar barn.
  6. Sätt poäng:
    0=ingen eller låg påverkan
    1=påverkan,
    2= stor påverkan/strategiskt viktigt område för kommunen/det finns eldsjälar och engagemang
  1. Sortera listan igen efter poäng så att de som får en 2:a kommer överst.
  2. Ta fram hur mycket resurser ni har för att ställa hållbarhetskrav och följa upp dem.
  3. Gå igenom listan uppifrån igen. Vilka ska ni prioritera utifrån de resurser ni faktiskt har? Kill your darlings! Vilka får vänta till nästa gång?
  4. Förankra listan med chefer, kollegor och andra nyckelpersoner.

Gör om proceduren för sysselsättningskrav, etiska villkor eller arbetsrättsliga villkor.

Det är sjukt svårt att säga nej till att ställa hållbarhetskrav i en upphandling när alla vill och tycker det är viktigt. Jag sa nej till kollegorna för en tid sedan varpå en anbudsgivare ringde och frågade varför vi inte ställde hårdare miljökrav. ”Resursbrist”, pep jag och tänkte att kill your darlings-metoden inte var så kul. Men vi tror ändå att prioritering är ett måste.

Nu har du fått fram vilka upphandlingar som det ska vara hållbarhetskrav i. Nästa steg handlar om att prioritera vilka faktiska krav som ska vara med. Är vår metod för simpel? Ja, kanske. Men låt inte det bästa bli det godas fiende. Det viktiga är att få till ett arbetssätt eller en metod som du faktiskt använder.

Testa, lär och gör så hörs vi igen!

Camilla Alfredsson
Tf inköpschef Helsingborgs stad

Synpunkter? Skriv till fornamn.efternamn@helsingborg.se 

 

Om Camilla Alfredsson

Camilla Alfredsson har arbetat inom offentlig sektor i 25 år med miljö, hållbar utveckling och ledarskap. De senaste fem åren har fokus varit på inköp och upphandling. För närvarande är Camilla tf inköpschef i Helsingborgs stad.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *