Det fanns en stor potential att bli bättre. Så beskriver Helena-Maria Olsson Hedberg, upphandlare på Alingsås kommun, kommunens inköp av bevakningstjänster.
Varje förvaltning gjorde sina egna upphandlingar, likaså bolagen. En fastighet där flera olika kommunala verksamheteter huserade kunde bevakas av flera olika vaktbolag.
Sammanlagt fanns det 14 olika avtal med olika löptider, bara på förvaltningarna.
– 2018 började vi därför titta på möjligheten att göra en samlad upphandling för hela kommunkoncernen, säger Helena-Maria Olsson Hedberg.
Men det dröjde till hösten 2020 innan arbetet tog riktig fart. Linn Lindjern, numera kommunens säkerhetshandläggare, gjorde då en praktik på säkerhetsavdelningen.
– Jag har jobbat som väktare i flera år och fick i uppdrag att se över hur bevakningstjänsterna var upplagda och hur de skulle kunna samordnas bättre, säger Linn Lindjern.
Hennes grundliga utredning blev sedan basen när Helena-Maria Olsson Hedberg, i samarbete med förvaltningar och bolag, tog fram en kravspecifikation för upphandlingen.
– Det här är ett jättebra exempel på teamwork. Våra kompetenser har kompletterat vararandra perfekt och vi har haft en bra dialog med verksamheterna, säger Helena-Maria Olsson Hedberg.
Man såg till att säga upp de befintliga avtalen, som hade en löptid på 3-12 månader, till ett gemensamt slutdatum.
– Jag hade en hel del dialog med den leverantör som hade nästan alla avtal, säger Linn Lindjern.
Upphandlingen bestod av fyra olika delar. Ronderande bevakning (områdesbevakning), parkeringsbevakning, personlarm och larmcentral, där den förstnämnda är störst.
I stället för att köpa in fasta ronderingsuppdrag valde man en lösning med timmar, i en slags pott.
– Det ger oss en helt annan flexibilitet. Vi valde också att köpa in tekniken vid sidan av tjänsterna, för att slippa påslag, säger Helena-Maria Olsson Hedberg.
Upphandlingen annonserades i september 2021 och innehöll en rad obligatoriska kvalitetskrav, bland annat vad gäller utryckningstider och certifieringar.
Vid utvärderingen var det därför endast priserna som jämfördes.
– Vi hade satt ihop en slags korg med olika tjänster som de fick lämna pris på. Det kom in mellan tre och sju anbud till respektive avtalsområde, säger Helena-Maria Olsson Hedberg.
Det fyraåriga ramavtalet börjar rulla i juni. Därefter väntar avstämningar minst en gång i kvartalet.
Huvudleverantör är Securitas Sverige som hade områdesbevakningen tidigare.
För kommunen är den samlade upphandlingen en god affär. Prognosen är att den fasta kostnaden sänks från 3,85 till 1,78 miljoner kronor.
– Vi räknar med att det nya upplägget kommer att generera kostnader på omkring 300 000 internt för koncernen, och då landar vi på en besparing på 46 procent, säger Helena-Maria Olsson Hedberg och fortsätter:
– Samtidigt har vi dubblat antalet bevakningstimmar på totalen mot tidigare i grundpaketet. Den centrala styrningen av de rörliga inköpen kommer också att leda till en ökad kontroll och minska risken för att en tilläggsbeställning blir ”permanent”,
Tryggheten står i centrum påpekar Linn Lindjern.
– Våra leverantörer ska arbeta aktivt och engagerat för att höja säkerheten i kommunen. Deras rapporter och inspel kommer också kunna användas som underlag för andra insatser som ökar tryggheten, säger hon.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
