Välj utvärderingsmodell med omsorg

I den andra artikeln av sex analyserar Kristian Pedersen, advokat och delägare i Advokatfirman Kahn Pedersen, och Karl Lundvall, PhD och Managing Economist vid Copenhagen Economics, hur en illa vald utvärderingsmodell öppnar för osund strategisk anbudsgivning och  onormalt låga anbud. Kommande artiklar fortsätter att gå igenom vad som kan göras för att motverka onormalt låga anbud som beror på osund strategisk anbudsgivning.

 Metod 1: Välj  utvärderingsmodell med omsorg

Många problem med osunda onormalt låga anbud beror på att de utvärderingsmodeller som används gör osund strategisk anbudsgivning möjlig. Det gäller därför att den upphandlaren är omsorgsfull i valet av utvärderingsmodell. Det är också mycket viktigt att skaffa sig både kunskaper om marknaden och den egna organisationens inköpsmönster, så att den utvärderingsmodell som används ger ett rättvisande resultat, dvs. identifierar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Man bör sträva efter att begränsa antalet varu- och tjänstekategorier som upphandlas tillsammans, i samma ramavtal. Ett annat sätt är utforma upphandlingen så att det blir möjligt för en anbudsgivare att lämna anbud på och tilldelas enstaka varu- eller tjänstekategorier. Enkelt uttryckt bör respektive varu- och tjänstekategori utvärderas var för sig, i stället för att bygga utvärderingen på ett genomsnitt av priserna för alla kategorier. En sådan uppdelning gör det meningslöst för anbudsgivare att offerera icke kostnadsbärande priser i varu- och tjänstekategorier där de inte har för avsikt att leverera.

En annan åtgärd är att endast utvärdera priser som anbudsgivaren kommer att vara bunden av under avtalstiden. I vissa upphandlingar förekommer det att de antagna leverantörerna inte är bundna av de priser som offererats i upphandlingen. Det inbjuder till prisdumpning och riskerar att ge en missvisande bild av vilken anbudsgivare som egentligen kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga affären.

Upphandlare bör också undvika relativa utvärderingsmodeller. Grundproblemet med relativa utvärderingsmodeller är väl känt inom nationalekonomisk forskning och består i att konkurrenskraften hos ett enskilt anbud i relation till ett annat anbud på förhand inte framgår av utvärderingskriteriernas viktning. Tvärtom beror utfallet i utvärderingen på övriga, i vissa fall irrelevanta, anbud.

Om det kommer in många nollanbud kan detta vara ett tecken på att man i sin utvärderingsmodell inte lyckats fånga in det som faktiskt kommer att kosta pengar under avtalstiden. I värsta fall kan detta innebära att utvärderingsmodellen faktiskt inte ger ett rättvisande resultat och därför inte kan anses vara ägnad att utse det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller anbudet med lägst pris enligt 12 kap. 1 § LOU och LUF. Ett nollanbud kan då vara ett tecken på en större underliggande problematik i utvärderingsmodellen, även om det för varje enskild anbudsgivare är kommersiellt motiverat att lämna anbud på det sätt som skett.

Här är alla delar i artikelserien

Del 1: Så kan nollbud stoppas
Del 2: Välj utvärderingsmodell med omsorg (denna del)
Del 3: Kräv förklaring av onormalt låga anbud
Del 4: Rätt avtal kan stoppa nollbud
Del 5: Dokumentera för att stoppa avtalsbrott
Del 6: Uppföljning stoppar nollbud

En artikelserie av Kristian Pedersen och Karl Lundvall.
Kristian Pedersen är advokat och delägare i Advokatfirman Kahn Pedersen.
Karl Lundvall är PhD och Managing Economist vid Copenhagen Economics.