Så fick Gästrike Återvinnare avtalskoll

Gästrike Återvinnare är ett kommunalt förbund som hanterar hushållsavfallet i Gävle, Hofors, Ockelbo, Sandviken och Älvkarleby.

2019 påbörjade inköpsansvarige Michael Kazmierczak förbundets förändringsresa mot bättre avtalsuppföljning. 

– Vi hade mängder med information om leverantörer och avtal men saknade överblicken. Det tog också för lång tid att göra sammanställningar och analyser, säger han. 

I stället för att köpa ett renodlat system för avtalshantering valde Gästrike Återvinnare att använda sig av det molnbaserade verktyget Microsoft Power BI, via Gävle kommuns avtal. 

Två år senare kan Michael Kazmierczak konstatera flera förbättringar. Både när det gäller pågående och avslutade upphandlingar.

Tidigare tog man ut rapporter ur upphandlingssystem i excelformat och byggde egna grafer.  Nu hämtas data från en ny plattform till Power BI, varifrån det går att hämta rapporter och grafiska redovisningar. 

– Eftersom systemet hämtar data kontinuerligt från flera källor är det enkelt att ta fram samlad statistik över exempelvis antal anbud, anbudsvärden och avtalstider.

Det går även att se kategorisering och leverantörstrohet samt följa upp levererad kvantitet i vissa upphandlingar. 

– Det är väldigt flexibelt, säger Michael Kazmierczak och tillägger att det finns en stor utvecklingspotential genom verktyget.

Den nya redovisningen gör också rapporteringen till politikerna smidigare.

– Möjligheten att läsa in olika typer av data, som är kopplad till olika system, gör att vi kan göra analyser ur olika infallsvinklar, säger Michael Kazmierczak.

Leverantörstrohet, kategorisering, småbeställningar och avropsvolymer från enskilda avtal är områden som Gästrike Återvinning nu tittar närmare på. 

– Vi kommer även att kartlägga var i landet våra leverantörer befinner sig för att kunna koppla det till hur vi arbetar med näringslivet och hållbarhetskrav.

Upphandlingsplanering är en annan möjlighet.

– Det blir enkelt och överskådligt när avtal går ut. Avtals- och upphandlingsplaneringen är ändå grunden i vårt arbete, säger Michael Kazmierczak.

Han beskriver systemet som enkelt att hantera med lite utbildning.

– För att komma igång snabbt anlitade vi en konsult som hjälpte oss att skräddarsy utifrån våra behov. Min erfarenhet är att det är av stor vikt att kunna diskutera vilken data som behövs för att åstadkomma det man vill ha ut.

Här lyfter Michael Kazmierczak fram vikten av bra samarbete mellan konsult, IT-leverantörer, internt IT-stöd  och inköpsfunktionen.

– Jag är väldigt nöjd och jag brinner för tekniken. Det har gett oss nya dimensioner på vad man kan följa upp inom inköp och utveckla de inköp som görs, och vi kommer att förädla vårt arbetssätt och uppföljningen ännu mer, säger han.