”Upphandlare missar att förhandla”

Med nya LOU har möjligheterna att förhandla inom LOU ökat betydligt. Men många upphandlare utnyttjar inte de möjligheter som finns.

Lennart Borghagen, lärare i förhandlingsteknik och tidigare mångårig inköpsdirektör, menar att många upphandlare har en bild av att det bara är i undantagsfall som de får förhandla. Det är en bild som inte stämmer och som behöver modifieras.

– Tanken att det är förbjudet att förhandla är inbyggd hos många upphandlare eftersom de fått höra det i årtionden. De är fast i tanken och inser inte att det finns större möjligheter än de tror, säger Lennart Borghagen.

Förhandling kan fylla flera olika funktioner. Den viktigaste enligt Lennart Borghagen är att optimera anbuden. Det är inte säkert att de initialanbud du får in är de som passar dig eller dina behov bäst. Ett skäl till det är att du inte känner till priset på produkten när du tar fram dina krav och önskemål.

– Det finns indirekt en prislapp på vartenda krav du ställer, men du vet inte vad som står på den prislappen. När du får veta hur dyrt ett krav är kanske du inte tycker att det är värt pengarna, och då kan du pruta på dina krav i förhandlingen. Det kan också vara tvärtom: att du får mer för pengarna än du tänkt dig. Då kanske du har lagt dig på fel kravnivå och borde kräva lite mer.

Det här är ett pris/prestanda-problem där du som köpare inte har full information när du ställer dina krav. Den informationen får du när du förhandlar. För att få till det optimala erbjudandet kan du ändra dig och fylla på vissa egenskaper och minska andra.

– Du kan inte förvänta dig att få det bästa erbjudandet i initialanbudet utan att förhandla, den som tror det är naiv. Vad det handlar om är att få en bättre anpassning av anbudet till förfrågningsunderlaget.

Ett annat skäl till att förhandla är att reda ut missförstånd som uppkommer när leverantören tolkar din kravspecifikation. Oavsett hur duktig du är på att förklara vad du vill ha så gör leverantören en tolkning och den ligger till grund för deras anbud. Sedan tolkar upphandlaren anbudet. Det är inte säkert att någon av parterna har uppfattat den andre rätt.

– Ofta finns det ett behov av att försäkra sig om att parterna har tolkat den andres fråga eller anbud rätt. Det kan du egentligen bara klara ut genom att förhandla, det vill säga genom att ni träffas och går igenom materialet.

Lennart Borghagen tycker inte heller att man ska underskatta effekten av att lära känna motparten under tiden du genomför affären. Många produkter och tjänster som upphandlas resulterar i ett beroende under lång tid efter avtalsskrivningen. Har ni redan fått möjlighet att lära känna varandra under en förhandling kan det underlätta verksamheten efter avtalstecknandet.

Har du väl bestämt dig för att förhandla är det mycket viktigt att tänka på hur du förhandlar, att du förhandlar på ett icke-diskriminerade sätt. Du får inte favorisera vissa och du måste hela tiden förhandla på sakliga grunder. Du behöver inte förhandla med alla anbudsgivare men du måste välja ut dem du vill förhandla med på ett objektivt sätt.

En annan viktig aspekt är att du behöver organisera förhandlingen tidsmässigt så att leverantörerna har möjlighet att delta på ett bra sätt. Det är inte förhandlingsmötena som är tidskonsumerande, det är tiderna mellan mötena när var och en ska dra sig tillbaka, fundera och komma med nya förslag som behöver vara tillräckliga. Redan i upphandlingsprocessen behöver du därför i tidsplanen för upphandlingen avsätta tillräckligt med tid för förhandlingsmomenten.

Under förhandlingens gång jämför du de olika leverantörerna med varandra och med kravspecifikationen. Motparten vet inte vilka andra eller hur många du förhandlar med då hela förhandlingen är sekretessbelagd. Här är det givetvis viktigt att du likabehandlar anbudsgivarna så långt möjligt.

– Det finns en risk att du omedvetet eller medvetet överför information mellan anbudsgivarna under förhandlingarna. Det måste du hantera väldigt försiktigt. Sedan måste du förbereda dig noga. Du vet aldrig hur en förhandling kommer att sluta, det beror ju inte bara på dig utan på motparten också. Men målet med förhandlingen är alltid att i någon mening åstadkomma en bättre affärsuppgörelse genom att förhandla jämfört med om du inte gör det, avslutar Lennart Borghagen.

FAKTA:
Lennart Borghagens 3 bästa tips
* Förbered dig mycket noga.
* Avsätt tillräcklig kalendertid för att genomföra förhandlingen.
* Skapa så långt möjligt likvärdiga möjligheter för leverantörerna att förhandla med dig, tänk i icke-diskriminerande termer.