Tar leken på allvar

-Vi är oerhört nöjda med att ha fått en kreativ helhetslösning. Anbudsgivarna tog sig verkligen an uppgiften med mycket energi och sättet att upphandla släppte loss deras kreativitet och yrkeskompetens, säger Nicholas de la Place, upphandlare på Vallentuna kommun i norra delen av Storstockholm.

Normalt använder sig kommunen av utförandeentreprenader för sina byggprojekt men för lekplatsen i Rickeby – ett område i Vallentuna – valde man att pröva nya grepp.

Upphandlingen genomfördes med ett förenklat förfarande där tre miljoner kronor sattes som ett kostnadstak och där fem kriterier lyftes fram i förfrågningsunderlaget.

-I vanliga fall lägger vi ner stora resurser på att speca allt i minsta detalj och bolla handlingar fram och tillbaka med en projektör innan vi går ut på upphandling för att få in anbud där man bygger efter givna ritningar och materialval. En ansenlig del av projektkostnaden går till projekteringen och ändå är det svårt att få allt rätt med fel som entreprenören upptäcker och ÄTA-kostnader.

-Skillnaden blev påtaglig när vi nu kunde lägga fokus på utvärderingsmodellen och att utvärdera anbudens kvalitet på ett vettigt sätt för likabehandling och transparens. Anbudslämnarna fick göra förarbetet och slutresultatet bedömer vi som en kvalitetshöjning jämfört med hur vi normalt skulle ha upphandlat lekplatsen, säger Nicholas de la Place.

Hela modellen har byggt på det som Nicholas de la Place beskriver som att ”marknaden känner sig själv bättre än vad vi känner marknaden”.

-Vi kände oss säkra på att den som ges ansvar i ett tidigare skede – och som i slutändan kan få förtroendet att bygga lekplatsen – tänker i lite andra banor för att undvika fallgropar och fördyrande delar. Sedan fanns en del punkter som vi var lite oroliga för också men som inte blev något problem.

Vad handlade det om?

-Konkurrensen. Att vi skulle få in tillräckligt med anbud och bra sådana men det blev fem lösningsförslag som genomgående var riktigt bra. Det fanns även en ökad oro för överprövning genom att det var en kvalitetsutvärdering med fokus på mjuka värden istället för pris. Men så blev det inte och jag hade till och med en bra diskussion med det företag som fick sitt anbud förkastat efter att ha bommat med ett referensprojekt.

-Leverantörerna svarade upp väldigt positivt mot det här sättet att bli utmanade för att presentera en kreativ helhetslösning och jag tror det bottnade mycket i att man fick använda sin yrkes- och spetskompetens fullt ut.

Vallentuna kommun har nu skrivit avtal med Enköpingsföretaget Lappset för en lekplats med vikingatema som ska erbjuda rörelse och lek för olika åldrar och öppna till hösten.

De fem kriterier som poängsattes i upphandlingen – delvis efter en modell som Västerås stad använt för att utvärdera lekplatsanbud – var lekvärde, tillgänglighet, belysning/trygghet, underhåll och gestaltningens helhet.

En omfattande lekplatsplan är vägledande för hur kommunens moderniserar sina lekplatser och inriktningen är att de ska fungera som allmänna mötesplatser och inte enbart närlekplatser för boende i ett område.

-En del av upphandlingen var att få in synpunkter genom medborgardialog och då både från barn och andra besökare. Det lades in som vägledning i förfrågningsunderlaget, men inte som några krav man var tvungna att uppfylla, säger Nicholas de la Place

Totalt har kommunen, med omkring 33 000 invånare, fem tjänster på sin upphandlingsenhet som i sin tur är en del av kommunledningskontoret: upphandlingschef, tre upphandlare och en controller.

-Jag har arbetat som golvläggare så det har blivit naturligt att jag till stor del handlägger teknik- och fastighetsförvaltningens upphandlingar med olika byggprojekt. Ett bra och tätt samarbete med beställaren, parkingenjören Nicole Sundin på vår gatu- och parkavdelning,  vill jag också framhålla som viktigt med att vi fick till en riktigt bra lösning för lekplatsen i Rickeby, säger Nicholas de la Place.