”Språket är nyckeln till rätt affär”

Kommunikation driver affärer. För en upphandlare är det inte bara viktigt att kunna förklara vad det är man vill ha, utan även att förstå hur mottagaren uppfattar budskapet och att locka leverantörer att lämna anbud. Det menar KG Rickhamre som för Inköpsrådets räkning har tagit fram en utbildning som ska hjälpa upphandlare att bättre kommunicera med såväl leverantörer som den egna organisationen.

KG Rickhamre jobbar med kommunikation sedan 20 år och har genomfört över 400 utbildningar. Han har även arbetat som journalist i 12 år, bland annat på SVT:s Rapport och SR:s Ekot.

Han menar att upphandlaren behöver förstå, ta reda på och intressera sig för vad det är som ska upphandlas och hur det svarar mot motsvarande tjänst eller vara på utsidan. En leverantör som ska lämna anbud behöver förstå vad det är du vill ha och då behöver du ta reda på vilket språkbruk och vilka begrepp branschen använder. Det är dem du måste använda, inte egna beskrivningar.

– Det är ett levande jobb att skaffa information både från den egna organisation och branschen som du upphandlar från. Du måste ha som löpande metodik att hålla dig à jour med språkbruket och kategoriseringen.

För att nå ut gäller det att vara tydlig och anpassa sig efter branschen. Men det räcker inte. Du behöver också intressera dig för hur informationen uppfattas av mottagaren.

– En upphandlare som är passiv kan nöja sig med information, det vill säga att förklara hur det ser ut. En aktiv upphandlare som vill ha in många och bra anbud funderar på vad som händer i huvudet på mottagaren och anpassar sin kommunikation efter det, säger KG Rickhamre.

Lika viktigt är det för upphandlaren att kommunicera på rätt sätt gentemot den egna verksamheten för att fånga upp rätt krav och behov, som sedan ska komma till uttryck i upphandlingen. Med rätt tonalitet i kommunikationen ökar möjligheterna att skapa ett engagemang internt för upphandlingen och för arbetet i de interna projektgrupperna.

På utbildningen ”Kommunicera bättre med leverantörer och verksamhet” får du verktyg för att höja den kommunikativa effekten av ditt språk. Du får också tips i presentationsteknik, skriftlig retorik och berättelser samt hur du överför en frågeställning så att den blir relevant och spännande.

– Vi förklarar språkbruk och hur du kan anpassa språket. Du kommer att träna på det här i grupp då man lär sig väldigt mycket på att skriva budskap tillsammans. Det ökar kvaliteten något enormt, avslutar KG Rickhamre.

FAKTA:
KG Rickhamres 3 bästa tips
* Skaffa relevant kunskap från båda sidor, organisationen och branschen/leverantörerna.
* Lär dig att presentera kunskapen, att uttrycka dig på ett exakt och intresseväckande sätt.
* Var förberedd på de frågor som du kan tänkas ställas inför så att du kan svara och ta hand om dem på ett bra sätt.