–Arbetet har varit mycket lärorikt och gett en bra bild av framtida möjligheter på områden. Vi behöver ökad dialog mellan producenterna och oss som kund, säger Marie Johansson, upphandlingskonsult på Karlstads kommun.
Hon har representerat kommunens inköpsorganisation i den arbetsgrupp som varit aktiv inom projektet ”Ett nytt recept för skolmåltider” under 2021 och -22.
Totalt fyra kommuner har fått stöd från Livsmedelsverket och Vinnova inom projektet där Karlstads kommun valt att lägga stort fokus på inköpsfrågor.
Samverkan med Karlstads universitet och studenter vid Karlstads teknikcenter har lett fram till att det nu finns ett antal prototyper som grund för utveckling av en digital plattform.
–Vi behöver förstå varandras behov – producenter och kommunen – och där ser vi att en digital tjänst kan göra skillnad, säger Marie Johansson.
Hon tillägger:
–Det kan handla om både kortsiktiga perspektiv för att minska matsvinnet där man exempelvis kan kommunicera kring produkter med kort bäst före-datum men också framförhållning för långsiktiga behov, exempelvis grödor som kan vara intressanta från vårt håll för lokala inköp.
Hur jobbar ni vidare efter projekttiden?
–Vi är nu i något av en fas där vi landat kring hur behoven ser ut – att vi skulle behöva en digital tjänst för kommunikation med producenterna och att den måste bygga på enkelhet. Framöver behöver vi lägga mer fokus på inköpsperspektivet och där ser vi just bristen på enkelhet som ett problem.
På vilket sätt då?
–Jag kan som upphandlare se att ett dynamiskt inköpssystem, DIS, kanske skulle vara en fungerande modell med den flexibilitet som DIS erbjuder – men då helst i ett mer förenklat format. Det som är lovande är att det projekt som vi varit en del av nu resulterat i att flera myndigheter tillsammans tittar på just den aspekten och där hoppas vi att man ska komma fram till bra förslag på förenklingar.
För Karlstads kommun har projektet passat väl in tidsmässigt inför kommande upphandlingar av livsmedel. Gällande grossistavtal löper ut nästa höst och avtalen inom konceptet Nära mat i februari 2024.
–Så det är viktigt kunskap från projektet som vi har med oss i upphandlingsprocessen. Just att vi jobbat med Nära mat – där fokus varit på mindre, lokala producenter med en lite annorlunda kravbild – har också varit betydelsefullt för att förstå den lokala marknaden och utveckla våra livsmedelsinköp, säger Marie Johansson.
Vallentuna kommun har varit en del av projektet utifrån en ambition att pröva nya inköpsvägar som alternativ till större ramavtalsupphandlingar.
–Vi har marknadsfört ett DIS under namnet Vallentuna matmarknad och var noga med att pitcha modellen mot små, lokala producenter tidigt i processen för att sedan gå vidare med arbetet efter att ha fått positiv respons, säger Sebastian Fjäll, upphandlare på Vallentuna kommun.
–Men man bör vara medveten om att det finns en ovana bland lantbrukare att göra affärer med offentlig verksamhet. Vi annonserade ”Diset” under försommaren och har inte fått in några ansökningar om att få kvalificera sig till systemet ännu.
Vallentuna kommun ger inte upp utan kommer att bjuda in producenter till ett seminarium senare i oktober.
–Det har ju varit högsäsong för producenterna under sommarmånaderna så vi tror att det kan finnas förutsättningar nu i höst för producenter att engagera sig i detta. Samtidigt är matmarknaden en pilot även från vår sida. Vi vill se om det är rätt väg att gå för att underlätta lokala inköp, eller om vi behöver göra det på något annat sätt framöver, säger Sebastian Fjäll.
Fyra kommuner i Uppland använder sig av DIS för livsmedelsinköp sedan ifjol och i somras annonserade även kommunerna i Kronobergs län ett gemensamt inköpssystem
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
