Satte fart på Skatteverkets e-handel

2019 startade Skatteverket ett projekt för att utveckla sin e-handel. En tvärfunktionell e-handelsgruppgrupp med representanter från inköpsenheten, kontorsserviceenheten, ekonomienheten och tjänsteutvecklingsenheten sattes ihop.

 – Samarbetet är en viktig framgångsfaktor, säger Sanna Velin, verksamhetsutvecklare på inköpsenheten och den som samordnar arbetet.

Under hennes ettåriga föräldraledighet, som avslutades i början av april, är det dock kollegan Helen Åhlund, e-handelskoordinator som ansvarat för att driva processen vidare.

– Jag har känt mig trygg med att det är just Helen som hållit ställningarna, säger Sanna Velin.

När e-handelsprojektet inleddes konstaterades snabbt att det fanns stora utmaningar i beställningsflödet på myndigheten. 

– Om flödet inte fungerar spelar det ingen roll hur bra avtal vi har. Det var väldigt mycket ”brus” med diverse meddelanden. Dessutom saknades manualer och handledningar. Målet var att bli tydliga med vad, vart och varför beställningar görs, säger Sanna Velin.

Ett första steg var att se över vilka som hade behörighet. Antalet operativa beställare bantades från 2 700 till 500 personer – främst genom att de som inte gjort beställningar på ett år gallrades bort.

Samtidigt fick alla medarbetare, inte bara beställarna, behörighet att se utbudet i inköpsmodulen.

– Det gjorde att många inte längre ”behövde” sin behörighet. Övergången blev smidig och friktionsfri, säger Sanna Velin.

I dag kan alla som vill vara operativa beställare ansöka om att vara det.

– Det är upp till varje chef att avgör hur många operativa beställare avdelningen eller enheten behöver. Men handlar någon inte på ett år faller personen ur automatiskt, säger Helen Åhlund.

Det togs också fram en digital utbildning för beställarna med olika övningar. Den är frivillig men de flesta väljer att gå den. 

– Många hade lite oro för att göra fel när de beställde från vår e-handelsportal. Vi har velat lyfta dem genom ökad kunskap och genom att vara tydligare, säger Sanna Velin.

Allt fler varor och tjänster samlades i inköpsmodulen för att underlätta för beställarna. I dag finns omkring 100 leverantörer.

Även rutinerna för när verksamheten behöver en vara eller tjänst som inte omfattas av ramavtal har integrerats med e-handelssystemet.

– Vi ser tydligt vad som beställs utanför avtalet och kan ta med oss det in i nästa upphandling, säger Sanna Velin.

En lösning med rekvisitioner kopplade till e-handelssystemet gör att medarbetare slipper hantera kvitton vid mindre inköp, exempelvis av fikabröd.

– Allt blir registrerat och klart direkt, säger Helen Åhlund.

Sanna Velin lyfter fram vikten av att ha en tydlig uppdragsbeskrivning och att ledningen hela tiden varit involverad i utvecklingsresan.

– Det har gett oss ett stort mandat att kunna hänvisa till verksamhetens beslut.

Kommunikation är en annan framgångsfaktor. Informationen på intranätet har utvecklats i samarbete med kommunikationsavdelningen. 

Tidigare var många osäkra på hur de skulle ta kontakt med inköp, berättar Sanna Velin. 

– Vi hade åtta olika funktionsbrevlådor, men de har stängts.

I dag sköts dialogen på två sätt. Dels finns en användarstödsportal som gör att frågorna hamnar hos rätt person, men också ger bättre spårbarhet.

– Dessutom har vi en chattgrupp på intranätet där beställarna kan ställa frågor om avtal och inköp och få svar från inköpsavdelningen. Det är en jättelyckad kanal, säger Helen Åhlund. 

I dialogen med leverantörerna kommer det digitala fokuset in tidigt.

– Vi pratar e-beställning och e-faktura redan vid uppstart av avtalet. Även leverantörerna får tydliga kontaktvägar in till vår e-handelsgrupp och slipper mellanhänder, säger Sanna Velin.

Vinsterna av effektivare e-handel är stora. Skatteverket har minimerat fel, underlättat avtalsuppföljning och ökat avtalstroheten.

– Av Sveriges 160 myndigheter är vi en av de 25 som har 90 procent e-fakturor. Vi är dessutom en av endast fem myndigheter som har ”gröna siffror” (högst värden per nyckeltal) avseende andel e-faktura, andel matchade fakturor samt antal e-order, säger Helen Åhlund.