När Sebastian Nordgren började som inköpschef på Nacka kommun för fem år sedan såg han ett tydligt behov: att införa kategoristyrning.
Det är ett arbetssätt han var van vid från tidigare arbetsgivare som Postnord och SEB.
– Det är ett bra sätt att planera, leda och styra inköpsarbetet på. Och genom att specialisera sig bygger man upp kompetensen, säger han.
2016 bestod inköpsorganisationen i Nacka av åtta upphandlare. Det fanns ingen samordnad upphandlingsplan och samverkan med verksamheterna var inte så bra, enligt Sebastian Nordgren.
– Många såg oss inte som en och samma köpande organisation.
I dag har upphandlarna bytt titel till inköpare och blivit 14 till antalet. En inköpsanalytiker, två e-handelsspecialister och en affärsjurist förstärker avdelningen.
– När vi rekryterat har jag letat personer med erfarenhet av kategoristyrning och fokus på affärsmässighet. Ungefär hälften kommer från privata företag, säger Sebastian Nordgren.
Han liknar sina medarbetare vid ett fotbollslag där det viktigaste är förmågan att kunna dribbla bollen framåt. Reglerna är förstås högst relevanta men står inte i centrum. Målet är maximal nytta för skattepengarna.
– Jag vill ha medarbetare som kan trixa med bollen. Att lära dem LOU är en utmaning vi får hantera och ha respekt för, det tar lite tid.
Nacka kommun arbetar med tio olika kategorier som är frikopplade från förvaltningarna men i nära samarbete tvärfunktionellt med berörda verksamheter.
Det hade varit lättare att införa kategoristyrning om man följt förvaltningsgränserna, men då tappar man det tvärfunktionella perspektivet och därmed mycket av fördelarna, enligt Sebastian Nordgren.
Att förändra synen på upphandling och inköp i verksamheten har tagit tid och ännu är man inte i mål.
– Man tror alltid att ens egen verksamhet är så unik. Bromsar sitter alltid i människorna och där är det ingen skillnad mellan offentlig och privat sektor. Även i privata företag sitter man på olika våningar och pratar inte alltid med varandra, säger Sebastian Nordgren.
Han ger två exempel på hur samordning över verksamhetsgränserna kan ge effektiviseringar.
– Varför ska HVB-hem för ensamkommande barn upphandlas separat från andra HVB-hemsplatser? Varför kan inte alla enheter i kommunen använda ett och samma ärendehanteringssystem i stället för olika, grundfunktionen är ju densamma?
Han lyfter också fram vikten av stöd från ledningen i en förändringsprocess, men säger samtidigt att man satsat på att bygga en stadig grund ute i verksamheterna.
– Vi har byggt processerna nerifrån och upp och förtjänat vår plats. Det tar längre tid men blir mer stabilt. Att genomföra utvecklingen av kategoristyrning tillsammans med berörda verksamheter är centralt. Samtidigt kan vi absolut bli tydligare och bättre på kommunikation, bättre på att tydliggöra fördelarna med att jobba gemensamt.
För att kunna göra goda affärer krävs också en bra dialog med marknaden.
– Om vi bara får in enstaka anbud inom ett område måste vi ta reda på varför, säger han och tillägger att antalet anbud mycket riktigt ökat när Nacka satsat mer på dialog.
Att det nya arbetssättet ger skattebetalarna mer för pengarna är han övertygad om, även om det saknas konkreta beräkningar.
– Det går ju inte att säga säkert vad olika förändringar beror på. Men min bedömning är att vi har bidragit till en besparing på 10 procent lågt räknat.
Det viktigaste är dock att verksamheten får rätt varor eller tjänst av rätt kvalitet till rätt pris. Billigt är inte alltid tillräckligt bra.
– Det blir mycket billigare att medarbetare som behöver åka bil ibland tar en taxi eller åker kommunalt stället för att det finns en kommunägd poolbil som nästan alltid står stilla, exemplifierar Sebastian Nordgren.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
