2017 började Botkyrka kommun planera för en upphandling som inkluderade tre avtalsområden, rengöringsmedel, städmaterial samt papper och plast. En av anledningarna var att förenkla för beställarna då kommunen ännu inte hade e-handel.
– Vi har ett etablerat samarbete med på Södertörn inom bland annat upphandling och när övriga Södertörnskommunerna fick vetskap om upphandlingen så hoppade Haninge, Huddinge, Nynäshamn och Tyresö på tåget, säger Evelina Eklund Dahane, upphandlare på Botkyrka kommun.
Ett omfattande arbete med att kartlägga sortimentet inleddes i samarbete med representanter för verksamheterna.
– Med hjälp av statistik från de olika kommunerna försökte vi se vilka produkter som skulle fungera bäst för alla. När vi ställde krav på ett visst varumärke eller likvärdigt, efterfrågade vi också en alternativ produkt med samma funktion, säger Evelina Eklund Dahane.
Att banta produktlistorna tog mycket tid, och krävde en hel del fingertoppskänsla.
– Kommunerna hade sina olika favoritprodukter, och det gällde att försöka vara rättvis. Men man måste också våga prioritera och bestämma. Alla kan inte få som de vill.
Städmaterial visade sig vara det svåraste eftersom kommunerna hade investerat i olika system för exempelvis städvagnar och tillbehör till dem. Och hur gör man när det finns 30 olika moppar?
Till slut lyckades man få ner antalet produkter från omkring 2 000 till 350, berättar Evelina Eklund Dahane.
Det motsvarar en minskning med 82 procent.
– Man lär sig otroligt mycket, jag blev nästan besatt av städmaterial. Jag såg städvagnar överallt på stan och kollade hela tiden vad det var i olika rengöringsmedel.
En första upphandling gjordes 2019, men tilldelningen överprövades av en anbudsgivare med hänvisning till ett detaljfel.
– Vi hade placerat engångshandskar i fel kategori vilket gjorde kravställningen fel, säger Evelina Eklund Dahane.
Kommunerna valde att avbryta upphandlingen och rätta underlaget i en ny upphandling. Även om avbrytandebeslutet överprövades så fick kommunerna rätt i förvaltningsrätten.
I den nya upphandlingen fanns ett tydligare fokus på klimat- och miljöaspekterna.
Förfrågningsunderlaget gick ut hösten 2020.
– Vi fick väldigt många frågor, exempelvis om storlekar på förpackningar. Det gäller verkligen att ha koll på alla avvikelser. Med facit i hand borde vi ha haft en tydligare dialog med marknaden innan vi skrev förfrågningsunderlaget.
Fyra anbud kom in, och utvärderades på lägsta pris. Våren 2021 kunde ett avtal tecknas med leverantören Staples.
– Det var en skön känsla när vi äntligen gick i mål!
Omsättningen av avtalet är beräknad till omkring 25 miljoner kronor per år för de fem kommunerna.
– Genom samarbetet har vi kunnat komma upp i så stora volymer att vi kunnat ställa högre miljökrav och ändå få attraktiva priser. På vissa nyckelprodukter handlar det om en kraftig sänkning av priserna, säger Evelina Eklund Dahane.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Bra jobbat Evelina! Vilket jättejobb. Bra lärdom att kontakt med marknaden i förberedelsearbetet är ibland nödvändigt och uppskattas av leverantörerna.