”Lägg mer krut på avtalet”

Upphandlare fokuserar på förfrågningsunderlaget och utvärderingen i upphandlingen men lägger inte lika mycket krut på avtalet. Ofta nöjer man sig med att ha fått till ett avtal, och litar på leverantören i lite för hög grad menar Carl Norén, som har arbetat med avtalsjuridik och upphandlingsjuridik i 15 år.

Förfrågningsunderlaget och utvärderingen är viktiga delar. Men det är bara starten på affärsrelationen med leverantören. Relationen mellan köpare och säljare regleras av avtalet och det är till stor del hur avtalet är formulerat och hur det används som avgör om affären blir lyckad.

Eftersom avtalet är ett civilrättsligt dokument är det avtalsrätten och inte upphandlingsrätten som gäller när avtalet används. Därför är det viktigt att du som upphandlare har grundläggande kunskaper i avtalsrätt.

– Men det finns fortfarande viktiga kopplingar till LOU som du måste känna till, exempelvis vilka ändringar du kan göra i avtalet. Frångår du avtalet för mycket riskerar du att det ses som att ett nytt avtal uppstår och det kan bli en otillåten direktupphandling, säger Carl Norén.

Redan i upphandlingsfasen behöver du som upphandlare fundera över vilka ändringar i avtalet som du kan behöva göra under avtalets löptid. Men du måste väga det mot vad som förmodligen inte kommer att hända för att inte riskera att priserna drivs upp i onödan. Förfrågningsunderlaget måste vara tydligt så att anbudsgivarna vet vad de lägger anbud på och anpassar sina priser efter det.

Viten är en annan central del i avtal. För många viteskrav driver upp priserna eller i värsta fall får till följd att du inte får några anbud.

– Det är viktigt att driva igenom de viteskrav som finns i avtalet. Att strunta i det kan vara en otillåten ändring av avtalet. Använder du inte vitet följer du inte förutsättningarna för upphandlingen – och det är ju på dem som de andra leverantörerna har lämnat anbud.

För att få till ett bra avtal behöver du alltså både vara proaktiv innan avtalet skrivs och hantera avtalet på rätt sätt efter att det tecknats. På Inköpsrådets utbildning ”Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF” får du lära dig att ta fram ett avtal som gör att du får den leverans du vill ha, hur du ska skriva avtalet så att inte villkoren gör att det blir dyrare än nödvändigt och efter utbildningen kommer du dessutom att vara förberedd på och kunna hantera situationer med vite och hävningar om det skulle behövas.

FAKTA:
Carl Noréns tre bästa tips
* Tänk efter före, det vill säga fundera på avtalsvillkoren redan i upphandlingsfasen.
* Se till att avtalet är balanserat mellan köpare och säljare.
* Ta i förväg höjd för att avtalet kan behöva förändras under avtalsperioden.