Enligt en revisionsrapport från KPMG är inköpsorganisationen i Halmstads kommun inte ändamålsenlig.
”Det finns en upphandlingsenhet som inte arbetar efter vad det står i riktlinjer och tillämpningsanvisningar. Till följd av skrivningarna blir inköpsorganisationen otydlig. En del förvaltningar har avropare och inköpare, men inte alla har det. Det finns även olika förväntningar på upphandlingsenhetens roll och ansvar”, skriver KPMG.
Nu svarar Jeanette Hall, upphandlingschef på Halmstads kommun, på kritiken.
– I själva verket gör vi mycket mer än vad som står i den nuvarande riktlinjen, säger hon.
Enligt riktlinjen ska enheten sköta kommunövergripande upphandlingar, men det stadgas inte vem som ska göra de förvaltningsspecifika.
Eftersom förvaltningarna inte har kompetensen hamnar även sådana upphandlingar på upphandlingsenhetens bord, trots att enhetens resurser inte räcker till, enligt Jeanette Hall.
– Det blir ett glapp. Ungefär hälften av vårt arbete rör förvaltningarnas upphandlingar, säger hon.
När Jeanette Hall tillträdde för ungefär ett år arbetade upphandlingsenheten efter devisen ”stänga när det är fullt”. Man meddelade vilka upphandlingar man kunde hjälpa förvaltningarna med under året, och sedan var det stopp.
I vissa fall kunde önskade upphandlingar skjutas upp flera år.
– Nu har vi en öppen dialog och har koll på inflödet. Samtidigt har vi som sagt var inte tillräckligt med resurser, säger Jeanette Hall.
Den 1 juli 2021 gick upphandlingsenheten ut med ett interimistiskt beslut om att debitera förvaltningarna för förvaltningsspecifika upphandlingar.
– Det har lett till att vissa upphandlingar har kunnat utföras av upphandlingskonsulter men back-loggen är fortfarande hög, säger Jeanette Hall.
I den nya riktlinjen för upphandling, som ska beslutas våren 2022, står tydligt att upphandlingsenheten ska sköta alla upphandlingar över direktupphandlingsgränsen. Ett förtydligande som välkomnas av Jeanette Hall.
Men några utökade resurser blir det inte förrän tidigast 2023.
På upphandlingsenheten jobbar i dag åtta upphandlare, en avtalscontroller, en administratör och en upphandlingschef.
– Vi behöver bli minst fyra personer till, men pengarna existerar inte 2022. Det är bara att hoppas att budgeten för 2023 är bättre, säger Jeanette Hall, och tillägger:
– Upphandlarna är jättestressade över det inkommande antalet upphandlingar.
Jan Fritz, ekonomidirektör på Halmstads kommun, bekräftar att det blir förstärkningar av upphandlingsenheten efter nästa år.
– Upphandling är komplext i en stor organisation och vi ser att vissa delar bör centraliseras för att hantera helheten bättre. Resurser kommer att krävas. Om det blir nya eller reallokering av redan befintliga kommer vi att utreda i närtid, säger han.
