Felaktig förlängning av ramavtal

Sammanfattning
En kommun och ett bolag förlängde ett ramavtal tio dagar innan avtalstiden löpte ut, i stället för tre månader före sista avtalsdag som stod i avtalet. Till skillnad från förvaltningsrätten anser kammarrätten att förlängningen inneburit ett avsteg från avtalsvillkoren och att den gemensamma partsavsikten  avseende förlängningen inte kan tillmätas någon betydelse.

Målet återförvisas därför till förvaltningsrätten som ska pröva om förlängningsavtalet utgör en otillåten direktupphandling med utgångspunkten att förlängningen innebär ett avsteg från villkoren i ramavtalet.

Bakgrund
Hallstahammars kommun undertecknade den 21 december 2021 ett förlängningsavtal avseende ett ramavtal med bolaget A om kommunal vuxenutbildning. Enligt ramavtalet skulle förlängning ske skriftligt senast tre månader före avtalstidens utgång. Avtalstiden löpte ut den 31 december 2021.

Bolaget B ansökte om överprövning och yrkade att förlängningsavtalet och avropen från avtalet skulle ogiltigförklaras. Bolaget ansåg att det var fråga om en otillåten direktupphandling eftersom förlängningsavtalet ingåtts långt efter avtalad tid för förlängning, tio dagar i stället för tre månader före sista dag.

Förvaltningsrätten ansåg att det sena undertecknandet av förlängningsavtalet inte innebar ett avsteg från avtalsvillkoren eller en otillåten direktupphandling och avslog därför ansökan.

I domskälen beaktades att kommunen hade skickat förlängningserbjudandet tidigare än tre månader före avtalstidens utgång. Erbjudandet hade dock kommit i retur på grund av fel adress och behövde därför skickas igen. Vidare beaktades att den gemensamma partsavsikten varit att låta avtalstiden löpa.

Bolaget B överklagade förvaltningsrättens dom till kammarrätten och hävdade bland annat att enbart förhållandet att förlängningsoptionen skickats i rätt tid inte var tillräckligt för att formkraven för förlängning skulle kunna anses uppfyllda vid den relevanta tidpunkten.

Kammarrättens bedömning
Kammarrätten konstaterade att huvudfrågan i målet var om tecknandet av förlängningsavtalet mellan kommunen och bolaget A utgjorde en otillåten direktupphandling och om avtalet därför skulle förklaras ogiltigt. För att besvara frågan behövde ställning först tas till om förlängningsavtalet innebar ett avsteg från villkoren i ramavtalet.

Kammarrätten konstaterade att ramavtalets krav på att skriftlig förlängning av avtalet skulle ske senast tre månader före avtalstidens utgång var tydligt. Därför innebar det sena undertecknandet av förlängningsavtalet ett avsteg från ramavtalsvillkoren. Till skillnad från förvaltningsrätten ansåg kammarrätten att kravet på skriftlig förlängning en viss senaste tid medförde att en eventuell gemensam partsavsikt saknade betydelse.

Mot denna bakgrund konstaterade kammarrätten att frågan om förlängningsavtalet utgjort en otillåten direktupphandling skulle prövas med utgångspunkten att förlängningen inneburit ett avsteg från ramavtalsvillkoren. Eftersom prövningen i första instans inte skett med denna utgångspunkt återförvisades målet till förvaltningsrätten för ny prövning.

Analys
Att fastställa innehåll i upphandlade avtal kan vara mer eller mindre komplicerat. Det ledande avgörandet på detta område är NJA 2021 s. 643 ”Ramavtalet”, i vilket Högsta domstolen slår fast vad som får liknas vid en metod för tolkning av upphandlade ramavtal.

I referatet konstaterar Högsta domstolen att avtalsinnehållet får fastställas med ledning av ramavtalets ordalydelse och andra objektiva kriterier som exempelvis upphandlingsdokumenten, när avtalssituationen är sådan att det inte är relevant att försöka fastställa en gemensam partsavsikt.

Som exempel på när gemensam partsavsikt saknar relevans anges situationen när det inte finns några kontakter mellan myndighet och anbudsgivare under anbudstiden som belyser avtalsinnehållet.

I det aktuella fallet ansåg förvaltningsrätten att det sena ingåendet av förlängningsavtalet inte innebar ett avsteg från avtalsvillkoren eller en otillåten direktupphandling. Detta trots att förlängningsavtal enligt ordalydelsen i ramavtalet skulle ingås senast tre månader före sista avtalsdag.

Utöver omständigheten att erbjudandet om förlängning skickats ut i rätt tid (om än till fel adress) tycks förvaltningsrätten fästa avgörande vikt vid att det varit kommunens och bolaget B:s gemensamma avsikt att avtalet skulle löpa vidare.

Även om det enligt NJA 2021 s. 643 finns visst utrymme att beakta gemensam partsavsikt vid fastställande av innehållet i upphandlade ramavtal kan Högsta domstolens uttalanden inte förstås som att det ska vara möjligt att under avtalstiden avvika från eller efterge uttryckliga krav och villkor i avtalet med hänvisning till att det är parternas gemensamma avsikt att någon annan ordning ska gälla. En sådan ordning skulle stå i uppenbar strid med principerna om transparens och likabehandling.

I fall som det aktuella, där det finns ett skriftligt formkrav som tydligt anger hur förlängning ska ske, saknar det således betydelse om parterna anser att en avvikande ordning kan tillämpas. Enligt vår mening gör kammarrätten en korrekt bedömning i denna del.

Avgörandet visar även risken med att skicka meddelade om förlängningsoptioner och andra tidskritiska handlingar med vanlig post. Det återstår förvisso att se om förvaltningsrätten i sin nya prövning anser att en otillåten direktupphandling har ägt rum.

Oavsett hur den prövningen faller ut kan det konstateras att omständigheten att handlingar har skickats till fel adress eller kommit bort generellt sett inte utgör ett godtagbart skäl i upphandlingsrätten för att göra avsteg från krav eller andra tvingande avtalsvillkor.

Vi rekommenderar därför såväl upphandlande myndigheter som leverantörer att ha god framhållning och följa upp tidskritiska handlingar för att säkerställa att de kommit fram samt att i möjligaste mån skicka handlingar digitalt.

Kammarrättens avgörande har inte överklagats.

Domstol och målnummer
Kammarrätten i Stockholms dom av den 20 april 2023 i mål nr 6367-22.