− Inköp är högt prioriterat i staden och många är nyfikna på vår organisation och på det vi gör, säger Petra Rantzow.
Under 2017 har avdelningen omorganiserats i tre team och teamchefer har anställts. Det första teamet ansvarar för verksamhetsstöd och hållbarhet. Gruppen består av hållbarhetsstrateger, arbetsmarknadsstrateg, inköpsanalytiker och kommunikatör. Två andra team är inriktade på upphandling och avtalsuppföljning inom olika kategorier.
− Specialisterna från stödteamet kommer in med sin expertis i uppdragen. Vid upphandlingar och avtalsuppföljning jobbar upphandlare och hållbarhetsstrateg tillsammans inom respektive område. Likaså blir inköpsanalytikern involverad vid behov. Efter upphandlingarna får upphandlaren oftast ha kvar avtalsansvaret och sköta uppföljningen. På så vis tar man med sig kunskap till nästa upphandling, förklarar Petra Rantzow.
På sikt ska enheten även ha ett fjärde team som är inriktat på upphandlingar inom entreprenad och det området bryts då ut från de nuvarande teamen. Utöver teamen så har inköpsenheten en supportfunktion dit avropare, potentiella anbudsgivare eller stadens medborgare kan vända sig med frågor om inköp samt en koordinator som får det dagliga arbetat att fungera.
Till avdelningens mer unika roller hör inköpsanalytiker, livsmedelscontroller, samt hållbarhets- och arbetsmarknadsstrateger som bland annat jobbar med att ställa och följa upp krav inom sina respektive områden. Petra Rantzow ser brister i hur många upphandlingsavdelningar är bemannade.
− Jag tycker det läggs för mycket fokus på att upphandla och för lite på avtalsuppföljning. Det borde också satsas mer på supportfunktioner för kunderna.
Att inköpsenheten i Helsingborg är framgångsrika beror enligt Petra Rantzow på att staden har en tydlig inriktning inom hållbarhet och vill arbeta koncernövergripande. Petra Rantzow är ordförande för samverkande möten med förvaltningarna inom staden och med bolagen inom koncernen vilket bidrar till en sammanhållen inriktning inom inköp.
− För att kunna arbeta så brett behövs de olika kompetenserna. Vi är på tårna varje dag, i varje uppdrag. Vi har inte svårt att attrahera rätt medarbetare och det tror jag beror på vår profil. Vi sticker ut som en inköpsenhet med framfart.
Petra Rantzow ser också det öppna klimatet på enheten som en avgörande framgångsfaktor.
− Vi är en fantastisk enhet! Ett glatt gäng med öppet sinne och enorm arbetsglädje. Vi tror på det vi gör, vi trivs tillsammans och vi vill framåt.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
