Med den nya utformningen av 19 kap. i LOU och LUF (och 15 kap. LUFS) är en upphandlande organisation (det vill säga upphandlande myndighet och enhet) fri att välja och själva utforma det förfarande som passar bäst för just den upphandling som ska genomföras. I lagarna finns inga uttryckliga angivelser som anger att den upphandlande organisationen har den friheten men i propositionen är regeringen tydligt med att så är fallet.
Även om förenklat förfarande och urvalsförfarande inte längre finns reglerade i lagarna kommer det även fortsättningsvis att vara tillåtet att genomföra upphandlingar på samma sätt som tidigare gjorts med de båda förfarandena.
Att som tidigare hänvisa till att upphandlingen genomförs enligt reglerna för förenklar förfarande eller urvalsförfarande i LOU alternativt LUF kommer naturligtvis inte länge att fungera eftersom förfarandena inte längre finns beskrivna i lagarna.
I propositionen påtalar regeringen att det är viktigt att det tydligt framgår av upphandlingsdokumenten hur det valda förfarandet kommer att genomföras. Även om ni avser att, i alla fall initialt, fortsätta att genomföra upphandlingar på samma sätt som ni tidigare har gjort med förenklat förfarande kan ni behöva se över era upphandlingsdokument, bland annat förfrågningsunderlaget, för att säkerställa att det på ett heltäckande sätt beskriver genomförandet.
Det kan vid en första anblick tyckas som att ett stort antal nya beskrivningar behöver tillföras upphandlingsdokumenten men för många tror jag inte översynen behöver bli allt för omfattande. I många förfrågningsunderlag finns redan beskrivet hur upphandlingen kommer att genomföras.
Exempelvis anges hur frågor ska ställas, var och när anbud ska lämnas, vad som gäller kring kompletteringar och förhandlingar, hur och i vilka steg prövning och utvärdering kommer att ske. Även om ni avser att i huvudsak arbeta vidare som tidigare kan det vara både nyttigt och nödvändigt att säkerställa att beskrivningen är fullständig.
För er som har för avsikt att göra förändringar i förhållande till hur upphandlingarna har genomförts tidigare blir det än viktigare att se över era skrivningar i malldokumenten. Den enda gräns som nu finns för hur en upphandling under tröskelvärdena får genomföras sätts av principerna för offentlig upphandling.
Det kan öppna för att till exempel använda olika typer av kvalificeringssystem där alla leverantörer får ansöka om att vara med (kanske i form av en löpande möjlighet till ansökan) men enbart vissa får delta i anbudsgivningen.
Kanske avser ni att genomföra förhandlingar under upphandlingen och då behöver det beskrivas hur dessa kommer att genomföras. Eftersom bestämmelserna om ramavtal inte längre blir tvingande kanske ni hittar nya sätt att löpande konkurrensutsätta kontrakt. Allt detta måste då var tydligt beskrivet redan i det annonserade upphandlingsdokumenten.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
I sista stycket ges upphandlande myndighet rådet att förlänga anbudens giltighetstid. Domen kan annars läsas som att myndigheten ska teckna avtal trots att giltighetstiden gått…
Utgången anbudstid ger inte rätt att avbryta Kommentar av Markus på Utgången anbudstid ger inte rätt att avbryta