Behåller greppet om hela affären

Nya arbetssätt och fler medarbetare har gett utdelning med råge.

-På vårt huvudkontor i Norrköping har vår centrala enhet för upphandling gått från att vara 19 anställda till idag 25.  En ökning som i sig har inneburit ökade kostnader med omkring 4-5 miljoner kronor per år. I gengäld har vi genom vårt mer genomgripande och effektiva arbete genererat årliga nya kostnadsbesparingar på verket mellan 25-30 miljoner kronor. Ackumulerat har det gett en besparing på omkring 250 miljoner kronor – en tämligen hög ROI, Return on investment, konstaterar Björn Jacobsson.

Han tillträdde som ny enhetschef 2016 efter att ha arbetat som konsult.

Tämligen omgående inleddes en reformering av myndighetens inköp där Björn Jacobsson formade en grupp av medarbetare på upphandlingsenheten som var positiva till de idéer han presenterade med nya arbetssätt och mål att sikta emot.

-Man klarar inte en sådan här uppgift helt ensam. Detta blev också enhetens nya ledningsgrupp, säger Björn Jacobsson.

Ett visst motstånd till förändring mötte han generellt inom organisationen och det var inte alls oväntat.

-Det brukar alltid finnas ett motstånd, då det tar olika tid för olika människor att ge sig in i en förändringsprocess. Man uppfattar saker på olika sätt, någonting jag varit med om tidigare. Men det var ju positivt nog inte helt massivt, utan det fanns en grupp som också var positiva till det som presenterades.

-Det som förvånade mig mest var dock verkets lednings lite svala intresse kring de tankar jag presenterade gällande förändringen inom just vår enhets verksamhet och vad detta kunde innebära i besparingar, samt andra fördelar för Migrationsverket och dess verksamhet.

Björn Jacobsson pekar på att det kan hänga ihop med att upphandling och inköp räknas som en stödverksamhet – inte kärnverksamhet – inom Migrationsverket med begränsad kunskap i ledningen om inköpsfrågor.

-Det var i princip enbart min närmaste chef som stöttade och tyckte detta var mycket intressant och viktigt. Dock får jag medge att med tiden, när resultaten blev synliga, ökade intressetnågot från verkets högre ledning, säger Björn Jacobsson.

Grunden för reformeringen har varit att arbeta kategoristyrt med inköp för att säkerställa kunskap och professionalism inom respektive affärsområde.

Tidigare var verkets upphandlare generalister och Björn Jacobsson upplevde en problematik med att man efter genomförd upphandling ”släppte greppet om affären” och överlät den till olika delar av verksamheten.

-Nu är vi delaktiga i hela affärens genomförande från det att den initieras, tills den avslutas. Sådant skapar också engagemang från de som arbetar med detta och även verksamheten som använder det som köpts in får bättre stöd och kunskap.

För att nå resultat har det krävts något av en balansgång mellan att genomföra förändringarna och förankra dess betydelse bland alla anställda.

-De måste vara med, förstå och även känna att de är en viktig kugge i förändringsprocessen. Det är farligt om man tar för många beslut ”över huvudena” och försöker pressa in dessa i verksamheten, så det måste man undvika. Det handlar om att försöka vara lyhörd för reaktionerna.

Beställarorganisationen har setts över med både medveten uppstyrning och anpassningar till följd av minskat asylmottagande.

Migrationsverket har idag verksamhet på mindre av hälften av orterna jämfört med 2017.

Antalet certifierade beställare var drygt 400 på närmare 100 orter. Avropsverksamheten har nu effektiviserats till runt 70 beställare, eller inköpare som de numera benämns.

Björn Jacobsson pekar på att det blir svårare för varje år att nå en årlig besparingseffekt på minst 25 miljoner kronor genom effektiva inköp.

-Man kan säga att inledningsvis uppnådde vi resultatmålet genom att plocka hem så kallade ”low hanging fruits” – enklare besparingar. Med tiden har vi blivit mer proffs och får nu arbeta mer med de besparingar som identifieras och genomförs och det har gjort att vi lyckats hålla samma årliga resultatnivå.

-Framöver är det dock lite svårt att sia om nivån, men jag tror den kommer gå ner något. Vi har exempelvis de senaste månaderna sett prisökningar på vissa områden, vilka hamnat på nivåer som marknaden inte varit vad vid på många år. Detta kommer försvåra arbetet att reducera vidare.

Han vurmar särskilt för att små och medelstora företag ska känna sig välkomna att konkurrera i Migrationsverkets upphandlingar.

Björn Jacobsson har också märkt ett något ökande intresse bland mindre företag att delta i upphandlingarna, jämfört med för fem år sedan.

Han lyfter fram betydelsen inför nya affärer att hämta in kunskap från marknaden via exempelvis tidig leverantörsdialog, mässbesök och RFI.

-Tidigare kunde vi arbeta så att man bara tog underlagen från affären och avtalet som gjordes 4-5 år tidigare och kopierade av dessa för kravställning till den nya affären.  Resultaten av detta kunde mycket väl bli att inga anbud kom in och så fick vi göra om. Marknaden utvecklas ju och då gäller det som köpare att följa med och förstå denna utveckling. För att klara det måsta man också avsätta resurser.

Även att vårda kontakterna med ”förlorande anbudsgivande” har blivit viktigt. Det räcker inte med ett brev om att det företaget inte fick affären, anser Björn Jacobsson.

-Vi arbetar mycket med att personligen kontakta och berätta vad som inte räckte denna gång, och att välkomna dem tillbaka till nästa anbudstillfälle. Det läggs idag ner mycket arbete hos många företag för att ta fram offerter och detta måste respekteras av oss som köpare, även gentemot dem som inte fått affären.

-Vi lär oss också mycket av dessa uppföljningsdialoger. De som då är ”förlorare” kan mycket väl ta hem affären nästa gång genom lärdomar från dialogen med oss.

Migrationsverkets inköpsreform har inte gått obemärkt förbi och skapat den nya utmaningen att behålla medarbetare och kompetens som byggts upp.

-Ryktet om det vi genomfört har nått många och det är en del medarbetare här som får erbjudande från andra offentliga verksamheter att istället komma över till dem, för att där delta i deras utveckling av kategoribaserad verksamhet. Man ”köper in” kunskapen och erfarenheten ifrån oss.

Migrationsverket hade 2020 en spend på omkring 900 miljoner kronor fördelat på omkring 250 leverantörer.

Myndigheten har statligt uppdrag för frågor som rör uppehålls- och arbetstillstånd, visering, medborgarskap och återvandring med ansvar för att ge asylsökande boende under tiden de väntar på beslut om sitt ärende.