Nyligen hade Adda ett av sina framtidsseminarier på temat Stabil försörjning. Denna gång talade vi om inflation och ekonomisk utveckling och hur de dystra prognoser som vi nu får ta del av kommer att påverka vår förmåga till en stabil försörjning av varor, tjänster och kompetens till offentlig sektor.
Kort därefter hade jag och min ledningsgrupp ett digitalt möte med en kommunledning i södra Sverige. Inte helt oväntat kom frågorna upp om de ekonomiska prioriteringar som kommer att krävas för att klara ekonomin och de kommunala uppdragen under de kommande åren. Man förväntar sig en tuff tid framöver.
I samma vecka pratade jag med en inköpschef i offentlig sektor som fått besked om nedskärningar i sin verksamhet. En inte helt ovanlig osthyvelsbesparing som är extra olycklig då den med stor sannolikhet försämrar inköpsfunktionens, och därmed hela kommunens, förmåga att klara de kommande försörjningsutmaningarna.
Låt säga att denna inköpschef i det här läget i stället fått utökade resurser för att växla upp inköpsarbetet. Det hade definitivt kunnat ge en större positiv effekt rent ekonomiskt, både på kort och lång sikt.
Jag har blivit ombedd att skriva om ledarskap och strategier kopplat till inköp och upphandling. Nu mer än någonsin behöver vi bådadera. Strategierna för att prioritera och ledarskapet för att agera. Men vi behöver även resurserna och insatserna som krävs för att vända på varenda möjlighet och identifiera den bästa vägen framåt i de affärer vi gör med näringslivet.
På vårt framtidsseminarium medverkade bland annat Martin Kruse, SOIs ordförande. Hans kommentar på det rådande ekonomiska läget var att han hoppades att offentlig sektor nu ser och lyfter fram strategiskt inköp som en del av lösningen på de utmaningar som väntar.
Jag kan bara instämma. Nu finns ett ypperligt läge att flytta fram positionerna och visa att en professionell inköpsfunktion är en viktig pusselbit i att klara de utmaningar som vi nu ser med ett försämrat ekonomiskt läge. För det finns potential på så många plan och definitivt besparingar att hämta.
Och då menar jag inte genom att skära ner på inköpsfunktionen. Tvärtom är det inköpsfunktionerna som behöver resurser för att driva och sätta agendan för ett systematiskt och målmedvetet inköpsarbete där insatserna prioriteras efter det som har snabbast effekt med minst insats. På så vis kan inköpsfunktionen bli en integrerad del i kommunens, regionens eller myndighetens arbete att nå verksamhetsmålen. Och inte stanna vid att genomföra professionella upphandlingar.
Det är så klart svårt att i generella termer beskriva vilka konkreta åtgärder och aktiviteter som behöver sättas in och prioriteras. Det beror dels på hur bråttom det är att åstadkomma resultat, dels på hur förutsättningarna ser ut. Vad som ska göras beror på vilka konkreta resultat som förväntas.
En sak är dock säker – för att leda och prioritera måste man känna till landskapet. Det gäller även inköp. Ju bättre koll och kontroll man har på sina inköp och sina försörjningskedjor, desto lättare är det att identifiera var man kan sätta in åtgärder.
För strategiskt inköpsarbete börjar ändå alltid med just det. Att skaffa sig bra koll på hur verksamhetens inköpsmönster ser ut. Från vem man köper, vad man köper, när, hur och vilka som köper.
Nästa steg är att öka förståelsen för hur det man köper produceras och levereras. Det har blivit allt viktigare – av många anledningar – att ha koll på värdekedjorna bakom de produkter och tjänster vi köper. Vad driver kostnaderna? Vad skapar klimatavtryck? Vad förbättrar kvalitén? Var i värdekedjan finns sårbarheter? Dessa insikter kan definitivt mätas i pengar.
Detta tillsammans med bra metoder för att fånga verksamhetens behov framåt ger oss möjligheter att ta det strategiska inköpsarbete ännu ett steg. Då har vi ett bättre förhandlingsläge, kan klustra våra affärer på annat sätt, öppna för innovation, undvika krav som driver onödiga kostnader, göra mer hållbara och klimatsmarta val – och inte minst, minska vår riskexponering och förbättra vår beredskap.
Ju bättre koll du har – desto större förutsättningar har du att nå de resultat du vill åstadkomma. Vet du inte hur det ser ut är det väldigt svårt att veta vad som behöver förändras för att nå ett annat resultat. Klart du kan chansa och ha tur. Men då är det just bara det. Tur.
Kanske är det just besparingar i reda pengar som kommer att vara viktigt framöver. Men trots att ekonomin svajar nu behöver vi börja med att lägga resurser på att syna våra egna inköpsbeteenden, ompröva behov och identifiera var vi kan hitta verkliga besparingar. Och det behöver inte innebära att vi måste gör avkall på vare sig miljömål eller stärkt beredskap. Tvärtom. Med ordentlig koll på våra försörjningskedjor kan vi säkerställa inköp som fångar dessa områden och ändå sparar oss pengar.
Det kan kännas övermäktigt. Att få bättre koll kan vara hur tidskrävande som helst. Vem har inte gjort spendanalyser och skapat snygga rapporter som tagit tid att få fram, men som man inte alltid ser vad man ska göra med? Med ett tydligt mål är det enklare att fokusera och att komma igång.
Läget börjar bli kritiskt på sina håll och nu kan det arbete man redan gjort göra verklig skillnad. Även om man inte har några dokumenterade underlag brukar insikterna om vad potentialen är som störst ändå vara lätta att finna. Börja någonstans. Och visa verksamheten att nyttan är flerfaldig. Vi har inte riktigt råd att låta bli.
Eva-Lotta Löwstedt Lundell
Vd, Adda
Great insights as always, really enjoyed reading this! Loved the insights you shared here! It reminds me of how useful it is to keep track…
Dela kostnader och undvik inlåsningarKommentar av The Fashion Deals på Dela kostnader och undvik inlåsningar