En särskild handlingsplan antogs nyligen av kommunstyrelsen och med en rad insatser för att kvalitetssäkra stadens inköp som en viktig del.
Upphandlingschef Gabriella Manieri pekar på några delar som särskilt betydelsefulla i arbetet för att minska risken att skattemedel går till tvivelaktiga leverantörer eller osäkra affärer
-Det handlar om att bygga upp kvalitativa inköpsanalyser, att skapa en robust inköpsorganisation med kompetens ute på förvaltningarna, att göra våra avtal kända och synliga med en heltäckande avtalsdatabas samt att säkra vår leverantörsgranskning, säger hon.
Det var ifjol i höstas som Socialdemokraterna och Liberalerna i Malmö stads politiska ledning stakade ut riktningen för att prioritera kampen mot ”brott mot välfärden”.
Den särskilda handlingsplanen banar väg för en större översyn av kommunens inköpsverksamhet och direktupphandlingar.
Alla insatser ska vara på plats inom ett år med en uppmaning till nämnder och helägda bolag att arbeta enligt planen och där stadskontoret får ett ansvar att kontrollera så att åtgärder genomförs.
För inköp och upphandling finns en diger åtgärdslista och mycket utifrån förbättringar som anses nödvändiga med en organisation där varje nämnd och bolag självständigt organiserar sin inköpsverksamhet.
En viss likriktning har redan skett med inköpssamordnare som anställts vid olika förvaltningar. Dess kompetens och mandat behöver dock förtydligas, anser Malmö stad.
-I en robust inköpsorganisation tänker vi oss en modell med certifierade beställare och inköpssamordnare, vilka på respektive förvaltning i praktiken fungerar som inköpschefer och som kan ansvara för analyser och att skapa ordning och reda kring de inköp som sker. Från centralt håll i staden kan vi bland annat stödja med utbildningsinsatser, säger Gabriella Manieri.
Ett annat problem som Malmö stad identifierat är brister i gällande avtalskatalog som redovisar kommunövergripande ramavtal men inte avtal som tecknats av enskilda förvaltningar.
I princip är det därför omöjligt, enligt Malmö stad, att kontrollera om alla inköp följer gällande regelverk eller om köpen sker från en sund och seriös aktör.
Resurser för inköpsanalys och avtals-ID på fakturor, som matchar en specifik faktura med aktuellt avtal, översyn av kvalificeringskrav för att motverka tvivelaktiga leverantörer och ökat fokus på leverantörsgranskning genom uppföljning av avtal är andra aktuella åtgärder inom Malmö stad.
Samtidigt ger Malmöpolitikerna en passning tillbaka till staten. Det lokala initiativet beskrevs i höstas gå hand i hand med regeringens arbete för nationella åtgärder mot kriminalitet som urholkar välfärden.
Nu kommer Malmöpolitikerna att ligga på mot statliga företrädare för att LOU ska blir mer tillåtande för upphandlande myndigheter som önskar arbeta mer aktivt för att stoppa affärer med tvivelaktiga leverantörer.
-Det är en fråga som vi behöver lyfta till lagstiftningsnivå och med insatser från vår del för att påverka exempelvis SOI och SKR att driva på för en förändring, säger Gabriella Manieri.
Tvivelaktiga leverantörer definieras i sammanhanget som leverantörer där Malmö stad känner till, eller fått indikationer om, ett tvivelaktigt agerade, exempelvis rörande skatte- eller arbetsmiljöbrott. Det kan också handla om leverantörer med företrädare som tidigare agerat tvivelaktigt eller som har samröre med tvivelaktiga underleverantörer.
Några direkta applåder för handlingsplanen har inte Socialdemokraterna och Liberalerna i Malmö fått.
M och C hävdar i ett särskilt yttrande att åtgärderna kommer väldigt sent och efter att S-styret i Malmö blockerat åtgärder under 20 års tid.
SD är något mindre kritisk och välkomnar bland annat att gråzonsproblematiken mellan IOP och LOU börjat utredas.
Malmö stad – Sveriges tredje största – har närmare 350 000 invånare, 26 000 kommunanställda och en årlig inköpsvolym på omkring nio miljarder kronor.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
