Så köpte Nynäshamn begagnad teknik

Intresset för återvunnen elektronik ökar. Nynäshamns kommun var tidigt ute och köpte in begagnade datorer till sina skolor redan 2018. Men efter att leverantören fusionerats med ett annat bolag har kommunen stått utan avtal sedan augusti 2020.

Nu har en ny upphandling genomförts gällande ett ramavtal med en takvolym på 9 miljoner kronor under högst fyra år.

Eric Ebler Allgurén, upphandlare på Upphandling Södertörn som sköter upphandlingar för kommunerna Haninge och Nynäshamn, påbörjade upphandlingen i mars 2021.

–  Beställarna på barn- och utbildningsförvaltningen gav oss de tekniska specifikationerna. För hållbarhetsaspekterna tog jag hjälp av vår hållbarhetsstrateg Lena Mårdh som tagit fram en användbar matris för leverantörsuppföljning, säger han.

Jämfört med den tidigare upphandlingen lades mer fokus på kvalitet och hållbarhet, enligt Eric Ebler Allgurén.

– Den största skillnaden är att vi har ställt krav på återbruk. Leverantören kan sälja återtagna datorer vidare alternativt miljöskrota dem. Vissa data ska redovisas till oss, bland annat koldioxidbesparingarna för de enheter som går till återanvändning. Vi har också ställt tydligare och högre krav på skickat av de begagnade datorerna.

Eric Ebler Allgurén gjorde en marknadsundersökning för att se vilka leverantörer för begagnad elektronik som finns, däremot valde han inte att göra någon RFI. 

– Vi hade bra koll på marknaden ändå, säger han.

Men när anbudstiden gått ut hade bara två anbud kommit in.

– Flera andra leverantörer hörde av sig och var intresserade men de hade svårt att leverera nu och valde att avstå, säger Eric Ebler Allgurén.

Vid utvärderingen diskvalificerades dock ett av de två anbuden. Leverantörens kvalitetspolicy och miljöpolicy kunde verifieras som likvärdig ISO 9001 eller ISO 14001, vilket var ett krav.

– Det var synd men vi var förstås tvungna att göra så. Den diskvalificerade leverantören hade förståelse för detta och överprövade inte, säger Eric Ebler Allgurén.

Övervägde ni att göra om upphandlingen med hänsyn till bristande konkurrens?

–  Ja, men vi tyckte att vi hade tillräckligt bra koll på marknaden och prisnivåerna för att kunna teckna avtal med företaget Inrego. Vi har tagit i beräkning vad en ny dator skulle kostat oss med liknande krav*. Med facit i hand är både jag och beställaren Nynäshamn kommun nöjda med utfallet.

Han uppmanar fler organisationer att upphandla begagnad teknik.

– Det finns andra som gjort liknande upphandlingar men det är fortfarande ovanligt. Jag ser inga upphandlingsmässiga svårigheter.

* Tre års garanti på datorn motsvarande fabriksgaranti, sex månaders garantitid på batterier, tre års fri service och teknisk support samt att leverantören står för återbruk av all levererad utrustning.