Rikard Blom
Rikard Blom, grundare e-avrop, numera fri debattör.

Problemen med viktade upphandlingar

Att vikta utvärderingen i upphandlingar är en vanlig men vansklig metod, oavsett om du arbetar med procentuell vikt eller monetära avdrag eller påslag, skriver Rikard Blom där han analyserar riskerna och nackdelarna med metoderna.

Leda upphandlingar effektivt
Kommunicera bättre med leverantörer och verksamhet
Upphandla funktion i praktiken
GDPR & offentlig upphandling
Kvalificerad IT-upphandlare
Tillämpningen av upphandlingskontrakt

I dag används i huvudsak två olika typer av vikt mellan pris och kvalitet relationsvikt och monetär vikt.

Relationsvikt

Vad betyder det att priset är värt 60 procent och kvaliteten 40 procent? Och när man skapar underlaget, hur gör man för att komma fram till att vikten ska vara 40 och inte 35 eller 60 procent? Har utfästelser om vikt någon inneboende mening? Betyder det något alls? Procent av vad?

Procentuell relationsvikt av pris och kvalitet fungerar inte på de sätt som man intuitivt kan tro. Metoden räknar helt enkelt inte ut det vi vill veta.

Jag menar att procentuell vikt mellan pris och kvalitet är en illusion. Det är en icke-fungerande jämförelse mellan olika anbud som till råga på allt inte räknar ut det vi vill veta.

Att metoden är felaktig kan man enklast se om vi vikar kvalitet över 50 procent. Om vi satsar allt på kvalitet i en upphandling och viktar kvalitet till 90 procent uppstår det märkliga saker.

I en sådan upphandling kan man uppnå 90 procent av resultatet med kvalitetsegenskaper och endast 10 procent för egenskapen pris. Om vi har två anbud där det ena har ett kvalitetsresultat som överstiger de andra anbudet med mer än 10 procent så kan detta anbud aldrig förlora, oavsett pris. Anbudet kan bokstavligt talat vara hur dyrt som helst.

Det beror på att den inbördes skillnaden mellan anbudens kvalitet är större än den skillnad på 10 procent som priset maximalt kan ge upphov till. När detta inträffar är priset värt 0 procent. För att man ska kunna hävda att vikt fungerar som en inställbar värdefördelare mellan pris och kvalitet måste det vara möjligt att höja priset i det vinnande anbud så mycket att det till slut förlorar vilket inte går med relationsvikt.

Procentuell relationsvikt av pris och kvalitet fungerar inte på de sätt som man intuitivt kan tro. Metoden räknar helt enkelt inte ut det vi vill veta och ska därför inte användas i utvärderingsmodeller.

Men även om den fungerade, varför skulle någon vilja använda metoden? Varför är det bra att bara räkna med en procentuell andel av priset när vi få betala hela priset? Varför är det bra att bara räkna med en viss andel av kvaliteten när vi kan utnyttja hela kvaliteten? Om man nu tycker att det är en bra metod, varför är det då ingen som använder den privat?

Monetär vikt

När man använder monetär vikt prissätter man kvalitet i stället för att poängsätta priset. Mervärden ger ett avdrag på priset alternativ ger avsaknaden av mervärde en uppräkning av priset.

I dag verkar det finnas en föreställning om att man kan ha en utvärderingsmodell som ger mer kvalitet än den man betalar för. Och visst, om man har lite tur kan det förekomma. Men det är precis lika troligt att utvärdering leder till att man får mindre kvalitet än den man betalar för.

Om vi övervärderar kvalitet, det vill säga tillskriver kvalitet ett högre avdrag än vad som är motiverat av marknadspriset, tillåter modellen överpriser i anbud som normalt sett skulle vara billigare.

Högt prissatt kvalitet är inte ett uttryck för att kvalitet är viktigt. Det är snarare ett uttryck för att vi inte vet vad vi håller på med.

När kvalitet ges ett högre värde än det faktiskt har inför vi en funktion i vår process som successivt trycker priset uppåt. Uppåt i den meningen att vi själva inför en marginal på marknadspriset så att leverantörer som inte kan eller är villiga att anpassa sig till marknadspriset tillåts delta i upphandlingen. Detta skadar på sikt konkurrensen och därmed även myndigheten.

Det är alltså fel att tro att högt prissatt kvalitet är ett uttryck för vi tycker att kvalitet är viktigt. Det är snarare ett uttryck för att vi inte riktigt vet vad vi håller på med.

Om vi undervärderar kvalitet och ger kvalitet ett lägre avdrag än vad som är motiverat av marknadspriset, ger modellen ingen ökad kvalitet då marknadspriset för denna kvalitet är högre än vad vi är beredd att betala.

Vi kan därför varken under- eller övervärdera kvalitet. Vi måste värdera kvalitet till sitt rätta marknadspris för att metoden ska fungera. Men om vi gör det är utvärdering inte meningsfullt. Om vi är beredd att betala marknadspriset för mervärdet och är i behov av det kan vi lika gärna kravställa det direkt i upphandlingen.

Det finns med andra ord inga gratisluncher och ingen metod för viktning som upphäver förhållandet mellan pris och kvalitet eller mellan kostnad och värde. Min slutsats blir därför den samma som tidigare. Vi måste återgå till upphandlingens grundläggande princip och sälla rätt fråga:

Vi ska köpa det här. Hur mycket kostar det?

Läs fler texter av Rikard Blom
Upphandlare kan inte stävja brott
Sluta upphandla med optioner
”UH-myndigheten sviker sitt uppdrag”
Problemen med viktade upphandlingar

Rikard Blom

Rikard Blom är grundare av e-Avrop som startade 1999, men har 2017 lämnat företaget och är nu fristående debattör inom offentlig upphandling.

Många talar om den goda affären utan att närmare gå in på vad den består av. Upphandling, med det stora värde den representerar, verkar samhällsförändrande. Förändring finansierat av skattemedel. Därför är det viktigt att man granskar metoder och affärsmodeller som används i upphandling. Lagen är ingen affärsmodell. Den är bara ett rättesnöre. Det är säkerställandet av den goda affären som är upphandlingens kärna. Fritiden ägnas åt fiske utan att det nödvändigtvis måste nappa.


Praxisdagen
Rikard Blom

Om Rikard Blom

Rikard Blom är grundare av e-Avrop som startade 1999, men har 2017 lämnat företaget och är nu fristående debattör inom offentlig upphandling. Många talar om den goda affären utan att närmare gå in på vad den består av. Upphandling, med det stora värde den representerar, verkar samhällsförändrande. Förändring finansierat av skattemedel. Därför är det viktigt att man granskar metoder och affärsmodeller som används i upphandling. Lagen är ingen affärsmodell. Den är bara ett rättesnöre. Det är säkerställandet av den goda affären som är upphandlingens kärna. Fritiden ägnas åt fiske utan att det nödvändigtvis måste nappa.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

22 reaktioner på ”Problemen med viktade upphandlingar

  1. Om en UM efter en grundlig marknadsanalys vet att en av två mjukvaruleverantörer på marknaden kan erbjuda en funktion som skulle spara tid för den egna verksamheten, men som inte är en ”deal-breaker”, så är det självklart rätt att prissätta den funktionen i utvärderingsmodellen (baserat på hur vi värderar tiden som räknar med att spara). Alternativet vore att välja mellan att ha funktionen i fråga som ett krav och att inte nämna funktionen alls. Båda valen leder till en sämre affär för UM – antingen går man miste om en fördelaktig funktion i mjukvaran, eller så ställer man krav som gör att det bara återstår en potentiell anbudsgivare (som, om de inser detta, kan lämna ett hur högt pris som helst).

    Jag håller med om att relationsvikter bör undvikas – det finns många exempel på att ”det dunkelt sagda är det dunkelt tänkta” – men att kategoriskt avfärda utvärdering av kvalitet (var det avsikten?) är fel.

  2. Jag håller med dig i stort Rikard. Ett problem är dock att du utgår från en ideal upphandlingssituation där köparen har exakta kunskaper om marknaden och vad den klarar av att leverera i förhållande till köparens behov. Ofta är det så, särskilt i utvecklingsprojekt, att köparen inte har tillräcklig insyn eller tillräckliga kunskaper om vilka krav, dvs på marginalen, som är möjliga att ställa på leverantören. För att komma runt detta så lägger man in dessa krav som prissatta mervärden och skapar som du säger en monetär vikt. Om vi istället lägger dessa krav som obligatoriska riskerar vi att utesluta leverantörer eller i värsta fall inte få några anbud alls vilket givetvis inte är en önskvärd situation.

    Ett alternativ till att använda monetär vikt i dessa situationer skulle kunna vara att använda sig av optioner. Då uppstår emmellertid ett nytt problem; Hur ska vi utvärdera dessa optioner? Eftersom inte alla leverantörer förväntas kunna uppfylla dessa krav så kan vi inte lägga optionerna som obligatoriska krav. Men om det är valfritt att uppfylla dessa optioner kan priser för dessa inte ingå i utvärderingen och kan därmed bli hur dyra som helst.

    Frågan är hur man kommer runt detta i de fall man som köpare inte har tillräckliga kunskaper om upphandlingsobjektet. Ibland går det att skaffa sig bättre kunskap genom en RFI (Request for information) men ibland finns inte tid till detta och ibland är det inte ens möjligt att få nödvändig insyn i vad leverantören klarar av. I dessa fall finns vad jag kan se inget bättre sätt än att använda metoden med prissatta mervärden i syfte att komma runt problemet.

    1. Som Klas skriver kan det i vissa fall vara mycket svårt att vara en bra upphandlare. Det råder ingen tvekan om det. Men huvudfrågan är om metoden med monetär utvärdering och/eller optioner löser problemet åt oss. Jag menar att det inte finns något som talar för att så är fallet. Just optioner har sina egna problem, något jag skrivit om tidigare:

      https://inkopsradet.se/expert/sluta-upphandla-med-optioner/

      Jag tror att anledningen till att man tycker att utvärdering är en bra lösning på svåra problem är att den fattar beslutet åt upphandlaren. När man inför en utvärderingsmodell blir man också bunden av det man skrivit. Man kan då i efterhand peka på modellen i underlaget och säga- ”så här blev det” Detta oavsett om metoden räknar ut de man vill veta eller om den leder till den bästa affären eller inte.

      Det här är egentligen självklart. I samband med att underlaget skapas kan inte bristande kunskap om behov och marknad ersättas av utvärdering efter sista anbudsdag. Ingen upphandlare kan utvärdera sig fram till verksamhetens behov vid anbudsöppningen eftersom kvalitén då är begränsad till innehållet i de anbud som inkom i upphandlingen

  3. Jag förstår hur du tänker. Men det du skriver adresserar inte det som utgör problemet med monetär utvärdering. Du skriver att:

    ”prissätta den funktionen i utvärderingsmodellen baserat på hur vi värderar tiden som räknar med att spara”

    Det pris du låter ingå i din utvärderingsmodell kan ha en av följande egenskaper:
    A) Den kan vara lägre än marknadspriset
    B) Den kan vara högre än marknadspriset
    C) Den kan vara lika stor som marknadspriset

    A) Om du värdesätter denna funktion till ett högre pris än vad marknaden begär innebär det en möjlighet för leverantören att ta ut ett högre pris för funktionen än normalt. Metoden innebär således en reell fara för dåliga affärer.

    B) Om du värdesätter denna funktion till ett lägre pris än vad marknaden begär innebär det att leverantörer som offererar funktionen och tar betalt för den hamnar i ett sämre läge än en leverantör som inte offererar funktionen. I detta fall tjänar således en leverantör på att inte offerera den extra funktionen.

    I båda ovanstående fall får du en dålig affärsmodell. Det tveksamt om metoden kan existera utanför offentlig upphandling. Det grundläggande problemet är att metoden gör priset till en funktion av kvalitén i stället för göra kvalitén till en funktion av behovet.

    C) Om du värdesätter denna funktion till det faktiska marknadspriset kan du lika gärna ställa den som krav och skippa utvärdering.

    Utvärdering med en formel besvarar inte den grundläggande frågan som borde styra all upphandling – behövs funktionen eller inte. Detta svar kan du bara få om du ställer nyttan av funktionen i relation till verksamhetsuppdraget. Du måste därför veta vad du behöver.

    1. ”C) Om du värdesätter denna funktion till det faktiska marknadspriset kan du lika gärna ställa den som krav och skippa utvärdering.”

      Med utgångspunkt i exemplet jag nämnde så är det ovanstående inte ett alternativ.

      Det finns inget motsatsförhållande mellan att veta vad man behöver och att utvärdera på kvalitet. Det är bra att i bakhuvudet ha resonemanget om svårigheten att ”pricka rätt” i bedömningen av marknadspriset och vilka konsekvenser en felbedömning kan få, men att utvärdera på kvalitet kan absolut ha sin plats i den offentliga upphandlingen. Om man vet vad man gör kan det vara ett verktyg för att nå en god affär – och i de fallen man av olika anledningar inte riktigt har koll på marknaden kan det ibland vara det minst dåliga sättet att utvärdera anbud (i dessa fall riskerar ju affären att bli lidande även om man endast fokuserar på pris).

      Jag menar alltså att problemen uppstår när olika typer av viktningsmodeller används på fel sätt eller utan eftertanke. Men det är inte så att de till varje pris ska undvikas.

    2. Allt behöver inte heller relateras till marknadspriset. Om marknadspriset är 50 000 kronor och organisationen kan spara 100 000 kronor till följd av kravet så är en prissättning kring säg 75 000 kronor ”fel” i förhållande till marknadspriset, men fortfarande ”rätt” i förhållande till att inte ställa kravet alls. Och förmodligen att föredra jämfört med de alternativ som Mats listar i sitt ursprungliga inlägg.

    3. Marcus
      Jag förstår nog inte riktigt. Du skriver att myndigheten tjänar 100 000. Och det är självfallet bra. Men att bara påstå att myndigheten sparar pengar och det är anledningen till att man inte behöver relatera till marknadspris erbjuder ingen förklaring till något alls.

      Kan du ge ett exempel på när det inträffar? Vad är det för krav och utvärderingskriterier man ska använda för att uppnå detta resultat?

      Dessutom, att tjäna 100 000 indikerar att du tänker på en kostnadsbesparing och inte på ett mervärde. Kostnader/livscykelkostnader ska alltid ingå i alla utvärderingar eftersom det är något du kommer att få betala (tilldelningsgrunden lägst kostnad). Det jag talar om är metoden med att belöna mervärden (tilldelningsgrunden bäst förhållande pris/kvalitet).

  4. Frågan är intressant! För egen del är jag övertygad om att det för vissa upphandlingar finns en nytta med att ställa kvalitetskrav som inte är obligatoriska. Att tro att upphandlande organisation alltid kan ställa kvalitetskrav som är binära ter sig som en utopi och är inte enbart ett uttryck för ett otillräckligt arbete från upphandlaren. Att man sedan ska vara försiktig med sin utvärderingsmodell är en självklarhet.

    Om den här typen av modeller inte förekommer utanför det offentliga är inte konstigt, eftersom ett privat företag inte behöver sätta upp alla sina krav redan från början på det sätt det offentliga behöver göra.

    Avslutningsvis bör man inte glömma bort möjligheterna att förhandla. Det kan vara utmärkt att göra det just kring utvärderingskriterier! Alltid tillåtet vid förenklade förfaranden och ofta tillåtet även över tröskelvärdena. Med enbart obligatoriska krav är det svårt att hitta incitament för leverantören att anpassa sitt anbud till förutsättningarna (genom dialog).

  5. Utvärdering ger en koppling mellan pris och kvalitet när det borde finnas en koppling mellan kvalitet och behov.

    Pris är också ett kvalitetsbegrepp. Alla myndigheter har en budget som ska hållas. Varför ska vi betala mer för ett mervärde när anbudet utan mervärde redan är tillräckligt bra?

    Om man går med på att vi som upphandlare måste förhålla oss till både pris och kvalitet så riskerar denna typ av utvärdering att förstöra vår möjlighet att förhålla oss till pris. Metoden medför att kostnaden tillåts stiga som en matematisk funktion av mervärdet. Man kan ta vilken mervärdesutvärdering som helst och titta på det minst belönade alternativet.

    Om ett anbud bara når den lägsta nivån på samtliga utvärderingskriterier måste kraven i underlaget vara så högt ställda så att detta anbud är tillräckligt bra eftersom ett sådant anbud kan vinna upphandlingen. En budgivare kan således använda funktionen – och kompensera avsaknaden av belöningsbara mervärden med ett lågt pris.

    Om det inte räcker med att nå det lägst ställda kravet – om ett sådant anbud inte kan anses vara tillräckligt bra – då ligger kraven i utvärderingen på fel nivå och de lägst ställda utvärderingskriteriet måste utgå från underlaget. Detta leder i sin tur till att vi får ett nytt kriterium som är det lägst godtagbara. Vi är tillbaka där vi började. Det finns ingen formel som löser detta problem.

    Av alla viktiga aktiviteter som en upphandlare genomför är analysen av utvärderingsmodellens konsekvenser en av de viktigaste. Utvärderingsmodellen representerar metoden som används för att utse vinnande anbud och är därför avgörande för hur bra eller dåligt vinnande anbud svarar mot vårt behov. För att framgångsrikt skapa en utvärderingsmodell måste vi fatta beslut. För att fatta beslut måste vi vara kunniga och insatta i våra egna behov. Om vi inte är det kan vi inte ersätta denna brist med utvärdering. Utvärdering löser inte det grundläggande problemet.

    Att det är bra att utvärdera om man ”vet vad man gör” är som att säga jag kan det här för att jag kan det. Ett sakargument, eller ännu bättre ett exempel, hade gynnat diskussionen.

  6. Björn, kvalitetskrav behöver inte vara binära. Anta att man har ett utvärderingskriterium som har tre olika utfall där successivt stigande mervärde tillåter succesivt stigande pris.

    När vi tar in modellen i upphandlingen blir kostnaden en funktion av mervärdet. Jag menar att det är motsägelsefullt då alla utfall av mervärden måste vara tillräckligt bra med utgångspunkt i verksamhetsbehovet.

    Mervärdet är något man betalar för. Är inte ett lågt pris bättre för både skattebetalare och myndighet än ett högre pris? Jag har hört många som påstår att utvärdering är bra. Men jag har aldrig fått den teoretiska bakgrunden förklarad för mig, sett någon dokumenterad analys eller tagit del av ett exempel som visar hur och varför utvärdering är bra.

  7. Hej Rikard,

    Jag delar din problembeskrivning och håller med om att lösningen i vissa fall kan vara att fastställa alla kriterier som obligatoriska krav och göra en ren prisupphandling (t.ex. vid byggentreprenader). I andra fall tror jag att den bästa lösningen är att göra precis tvärtom: att fastställa priset och göra en utvärdering 100 % baserad på kvalitet. Detta gäller särskilt vid timbaserade tjänster som t.ex. städtjänster och konsulttjänster.

    Frågan blir då istället:

    Jag är beredd att betala det här. Vem kan erbjuda mig bäst kvalitet?

  8. Mej Magnus

    Jag vet inte riktigt vad jag ska tycka. Det går inte att både bestämma kvalitetsnivå och bestämma pris. Att köparen sätter priset har redan prövats med ett katastrofalt resultat. Det är planekonomi.

    Om man inte har några speciella kvalitetskrav och är villig att acceptera den kvalitet som pengarna räcker till så kan det eventuellt fungera. Men jag har svårt att föreställa mig när ett sådant scenario skulle vara bättre en kravställning och lägst pris.

  9. Vad trött jag blir, bara för att en åsikt upprepas hundratals gånger behöver den inte vara korrekt. Från Rikard saknar jag en ödmjuk hållning till andras åsikter (Rikard har inte ens läst Mats exempel C ovan innan han försöker motbevisa det) och kritisk granskning av sin egen idé med lägsta pris. Lägsta pris har kanske inga nackdelar men Rikard visa det då i stället för att smutskasta alternativen.

    Rikards resonemang bygger på en hel del förutsättningar som ofta inte gäller. Några av dessa är att marknaden är perfekt med fungerande konkurrens, leverantörer lämnar alltid lägsta möjliga pris i en upphandling och att tillräckligt bra är ekonomiskt bäst.

    Marknaden är inte perfekt, jag har ofta behövt väga mellan viktiga (men inte absolut nödvändiga) krav och begränsad konkurrens med få (inga) anbud. I dessa lägen kan det vara bra med endast de absolut nödvändigaste kraven som obligatoriska krav för att säkerställa att få in anbud som gör att t ex lagstadgad nivå kan upprätthållas men att utvärdera och ge ”onödigt mycket” pengar för nivån över absolut nödvändigt.

    Leverantörer som vet att de är ensamma om att uppfylla ett obligatoriskt krav kommer lämna skyhöga anbud endast begränsade av deras samveten. I dessa fall kan det ofta vara ekonomiskt motiverat att behålla hög konkurrens med förhållandevis låga obligatoriska krav och ge ett högre mervärde för önskvärd egenskap än vad leverantörerna har som faktisk kostnad för egenskapen. Leverantören får betydligt mer betalt än både marknadsvärdet och egen kostnad men den upphandlande enheten kan få ännu större vinster i ett större perspektiv.

    Tillräckligt bra är inte alltid den nivå som verksamheten vill uppnå och kanske inte heller den totalekonomiskt bästa nivån. Tillräckligt bra är ofta den nivå som verksamheten måste uppnå. Inom entreprenad är en tillräckligt bra projektör den som kan fixa bygghandlingar som det går att bygga efter. En bättre projektör är den som kan fixa bygghandlingar som leder till lägre bygg och driftskostnader. Inom snöröjning är tillräckligt bra en snöröjning som gör att kommunen kan uppfylla sina lagstadgade skyldigheter. Om totalkostnaden inklusive ökade sjukvårdskostnader räknas in kan en ”lyxnivå” på snöröjning faktiskt vara ekonomiskt motiverad.

    Jag vet mycket väl att det är svårt att utvärdera dessa högre kvalitéer och ännu svårare att säkerställa att de levereras men det är en helt annan sak. Jag vill hävda att en halvbra utvärderingsmodell ibland kan vara mycket bättre än alternativet lägsta pris.

    Kjell

    1. Kjell,
      Du skriver att du blir trött, att saknar ödmjukat och att jag smutskastar andra debattörer. Jag är ledsen, det är inte min mening att såra dina känslor. Jag försöker bara föra ett samtal om anbudsutvärdering där vi alla kanske kan lära oss något.

      Sverige leder överprövningsligan i EU, upphandlingsmyndighetens statistik visar att andelen anbud stadigt sjunker sedan 2012. Svenskt näringsliv årliga undersökning ger sedan 10 år tillbaka ett ständigt sjunkande betyg för kommunala upphandlingar. Vad beror det på kan man undra. Att klaga på marknaden, att ingen vill lämna anbud, eller att du vill se mer ödmjukat och blir trött på det jag skriver är alla märkliga argument. På vilket sätt menar du att det har något att göra med frågan om utvärdering är lämpligt eller inte.

      Jag tycker inte att ditt resonemang om tillräckligt bra håller. Om en ”projektör är den som kan fixa bygghandlingar som leder till lägre bygg och driftskostnader” så är det ju det som är tillräckligt bra i stället för en lägre nivå. På samma sätt som snöröjningen som ger framkomlighet och lägre sjukvårdskostnader också det som är tillräckligt bra.

      Tricket du föreslår –” att behålla hög konkurrens med förhållandevis låga obligatoriska krav och ge ett högre mervärde för önskvärd egenskap än vad leverantörerna har som faktisk kostnad för egenskapen” kan naturligtvis fungera. Men det kan också innebära att du inte alls får de egenskaper du eftersträvar eftersom du kan kompensera avsaknaden av mervärdet genom att sänka priset. Man kan misstänka att det var just det som hände i Nackas upphandling av simhall. Där har vinnande leverantör backat ur avtalet då dom inte klarar finansieringen.

      Med risk för att upprepa mig ännu en gång:
      Om vi har flera anbud som vi – med vår kunskap om det egna verksamhetsbehovet – bedömer som tillräckligt bra, då måste det anbud vara bäst som har lägst kostnad.

      Om det inte är så måste det finnas sakliga argument och exempel på som visar varför det inte är rätt.

  10. Det finns många tillfällen då det är helt rimligt och klokt att väga ”kvalitet” mot pris. Även vid en mycket god kunskap om marknaden. T ex:

    – Jag upphandlar en teknikkonsult eller kanske en upphandlingskonsult(!). Jag vet att den bästa gör arbetet flera gånger snabbare och att jag får ett bättre resultat än om jag upphandlar en konsult som endast uppfyller mina minimikrav. Men jag vet inte om den mest lämpliga är tillgänglig eller väljer att lämna anbud. Kan vara mycket lämpligt att väga kvalitet/förmåga mot pris.

    – Jag upphandlar tillverkningsutrustning. Jag har ett minimikrav för maskinens output. Kan jag få utrustning med högre output kan jag vara beredd att betala mer, till en viss gräns. Men jag vet inte vilket pris en leverantör väljer att ge mig eller om någon ny utrustning lanserats med ännu okänt pris. Det kan mycket väl vara värt att betala mer, i viss utsträckning, för utrustning som har högre output.

    I båda fallen kan jag, förutsatt att jag gör en klok utvärderingsmodell, få ”kvalitet” som motiverar ett högre pris och jag kan göra en reell och beräkningsbar vinst.

    Rikard tycks ha mer tid än vad jag har. Jag har tyvärr inte hunnit läsa alla Rikards argument och inte heller alla kommentarer. Men min egen erfarenhet är ett det finns många tillfällen då det är klokt och ger bäst resultat om utvärderingen inte endast baseras på pris. Och det är inte bara ”tur” om det blir bra. Likaledes finns det många tillfällen då lägsta pris är helt rätt.

    1. Var och en för självklart göra som den själv vill. Lägsta pris är en bra modell i nuvarande upphandlingsklimat, då det är svårt att vinna en överprövning med att angripa utvärderingsmodellen. I en entreprenadupphandling (som är mitt område) är en överprövning i sig oftast det dyraste som kan inträffa. Entreprenaden kommer fördyras på grund av sabbad tidplan, sabbade förutsättningar för efterföljande entreprenader och sedan kom tjälen och vi får vänta i 4-6 månader till…

      Sedan gäller det så klart att sköta uppföljningen, i synnerhet om anbudssumman framstår som väl förmånlig för beställaren.

  11. Jag vill börja med att säga att Rikard inte har fel i sak och lägsta pris kan vara bra,men det är precis som Klas skriver, i en ideal upphandlingsvärld, där köparen känner till upphandlingsföremålet . Har man tur finns det tid för en RFI, men tid är en knapp resurs och därför används inte möjligheten att skicka ut RFI:er i den utsträckning jag skulle vilja, trots att det är en fantastisk möjlighet.

    Poängen är att p.g.a olika anledningar som t.ex. teknisk utveckling, som fortskrider i en rasande fart, hinner köparen inte alltid ta reda på vilka tekniska lösningar eller funktioner som finns tillgängliga. Eftersom utveckling oftast sker framåt, d.v.s leverantörerna bygger bort brister,fel eller bara utvecklar en teknisk design (t.ex. bilar) riskerar köparen, i en (lägsta) prisupphandling, inte bara gå miste om nya tekniska lösningar utan faktiskt köpa in en lösning som är föråldrad och med brister.

    Därutöver har många upphandlande myndigheter, oftast kommuner, inte bara uppdraget att 1.värna om skattebetalarnas pengar ( vi vill köpa det här – vad kostar det) utan även bl. a. uppdragen att 2. ge service åt medborgarna och 3. driva samhällsutvecklingen framåt, genom inköp av modern,hållbar och miljövänlig teknik.

    I praktiken innebär det att köparen, i en upphandling, måste ställa minimikrav för att säkerställa p.2, men öppna upp för möjligheten att komma med förslag på förbättringar och nya tekniska lösningar, p.3, dock utan att betala ett överpris för det, p.1.

    Att säga ” vi vill köpa det här – vad kostar det?” innebär således en oflexibilitet med tillhörande risker som gör att alla eller bara något av ovanstående uppdrag inte kan genomföras, ibland.
    Jag vill dock passa på och tacka Rikard för han har väckt denna fråga!

    1. Tycker ditt resonemang haltar.

      Även om du blandar in andra tilldelningskriterier än pris så måste du fortfarande ha ett tillräckligt detaljerat upphandlingsunderlag för att kunna berätta vad som ger mervärde och med hur mycket. Att ta fram ett sådant underlag kräver mer långtgående arbete än en sedvanlig RFI och du löper dessutom större risk att inte få en affärsmässigt bra upphandling.

  12. Hej Jakob, jag utgår ifrån att du kommenterar mitt resonemang?
    Denna diskussion handlar om att tilldelningsgrunden bör alltid vara pris, eftersom köparen i kvalitetsupphandlingar inte kan avgöra hur det ska viktas och om köparen viktar fel kan det bli hur dyrt som helst.
    Det jag kommenterade således kommenterade var frågan prisupphandling eller kvalitetsupphandling och varför prisupphandling inte alltid är möjlig.

    Att en upphandling kräver handpåläggning är självklart och att en prisupphandling förutsätter att det står något om pris och att en kvalitetsupphandling förutsätter att anbudsgivaren får veta vad som avses med kvalitet och vad som t.ex. ger mervärde och med hur mycket, är självklart underförstådd, men det är inte frågan.Du slår in öppna dörrar!
    Att en RFI inte når upp till detaljnivån som i ett upphandlingsunderlag är också underförstått. Frågan var inte RFI eller upphandlingsunderlag utan att en RFI bör alltid inhämtas innan det obligatoriska upphandlingsunderlaget utformas, för att försöka ha den senaste kunskapen om tekniska lösningar. Även här slår du in öppna dörrar.
    Eftersom detta är ett forum för bl. a. strategiska inköpare och upphandlare förutsatte jag att läsarna har vissa grundkunskaper inom inköp, upphandling och om LOU och olika typer av upphandlingar. Av den enkla anledning gick jag inte in på utformningen av en kvalitetsupphandling. Jag ska dock försöka vara mer tydlig på den punkten så att alla förstår, därför tackar jag dig för påpekandet.

  13. Ingen bestrider att den tekniska utvecklingen går snabbt. Och det är naturligtvis bra om man genom upphandling kan -”driva samhällsutvecklingen framåt”.

    Men det är inte det som min debattartikel handlar om. Den handlar i stället om de metoder vi använder är lämpliga för att hänga med i teknikutvecklingen. Om dessa går att använda för att driva samhällsutvecklingen framåt. Min poäng är att i princip alla av det vanligast förekommande metoder vi använder är felaktiga.

    Det kan synas självklart alla metoder vi använder ska beräkna de vi vill veta men så är det inte. Jag har skrivit om många av de affärsmässiga problem som finns inom upphandling tidigare.
    • Problem med hur kvalitetspoäng sammanställs
    • De affärsmässiga problemen med optioner
    • Upphandlaren kan inte stävja brott
    • Övertro på viktade modeller

    Den sakliga kritiken lyser med sin frånvaro. Jag har där emot fått del känslomässiga reaktioner av typen att jag misskrediterar upphandlare, att jag ljuger, gör det lätt för mig eller att jag helt enkelt bara har fel. Jag har också fått en del kommentarer som går ut på att ”utvärdering är bra och kan användas för att jag tycker det”

    Många verkar som sagt ta det personligt och ingen argumenterar med utgångspunkt i metoden eller gör ens ett försök till matematiskt resonemang i försvar för modellerna man vill använda.

    Men jag menar att om något är nog viktigt bör vi diskutera ämnet oavsett eventuell kritik. Och när man diskuterar måste man försöka att kombinera olika påståenden med relevanta argument och exempel för att leda debatten framåt.

  14. Rikard,
    Det är du som blandar ihop och ytterligare en gång läser du inte det som skrivs. Jag har inte skrivit att du smutskastar debattörer (du är verkligt duktig på att skilja på sak och person), jag skrev att du smutskastar alternativen till lägst pris. Jag har inte klagat på marknaden, jag har bara skrivit hur den fungerar i verkligheten. Jag blir trött på att du inte läser de argument och erfarenheter som andra har från verkliga livet. Att jag blir trött var INGET argument för eller mot en utvärderingsmodell.
    Jag och de flesta av oss vet mycket väl att ingen utvärderingsmodell är perfekt men enbart av det skäl att en utvärderingsmodell med mjuka parametrar inte är perfekt behöver inte lägsta pris per automatik vara bättre. Vi skulle kunna lära oss mycket om du läser hela argumenten och att diskussionen sker sakligt från det.
    Jag förstår knappt varför du blandar in överprövningsligan och sjunkande upphandlingsbetyg i ett resonemang om utvärderingsmodeller. Ingen av oss vet om lägst pris eller utvärdering med mjuka parametrar är överrepresenterade i något av dessa två kriterier. Det handlar mer om hur vi som upphandlare kommunicerar våra behov och mål med en upphandling samt att vi tydligt motiverar och beskriver utvärderingsmodellen.
    Jag vill hävda från egen erfarenhet att utvärdering på mjuka parametrar, rätt utfört, faktiskt leder till färre överprövningar och nöjdare leverantörer. Överprövningar har jag haft många men aldrig på utvärderingsmodellen eller mitt användande av den. Mina överprövningar har alla varit på uppfyllelse/icke uppfyllelse av obligatoriska krav. För ett antal år sedan följde jag upp Trafikverkets alla överprövningar under ett år, 60 % var på ska-krav. Jag har under mina tio år i yrket alltid jobbat aktivt med leverantörskontakter och nästan alla de leverantörer som jag har träffat har varit mycket negativa till lägsta pris. Vid min senaste stora upphandling (entreprenad på flera hundra miljoner) sa två av leverantörerna vid respektive anbudsgenomgång att upphandlingen skötts så bra att de inte skulle överpröva oavsett resultat i utvärderingen. Detta i en upphandling av entreprenad med mjuka parametrar på både organisation och tekniska lösningar.
    I mina exempel om projektering av bygghandlingar och snöröjning skrev jag att det var osäkert om man skulle få anbud över huvud taget om man satte de ska-nivåer som man ville uppnå. I min ickeperfekta värld måste jag (som jag tydligt skrev men du väljer att inte kommentera) ofta välja mellan låga ska-krav (men tillräckliga för att verksamheten ska fungera) och anbud eller ska-krav på den nivå jag vill ha dem men med stor risk för inget eller få anbud. Det är ofta bättre för verksamheten med en halvbra projektering eller dålig snöröjning än ingen alls.
    I min ickeperfekta värld (entreprenadupphandlingar) vet anbudsgivarna ofta exakt vilka de konkurrerar med och ofta vet de ganska väl hur konkurrenternas anbud ser ut INNAN de lämnar in sina anbud. Den svenska ankdammen är så liten att alla anbudslämnare måste prata med många underleverantörer i anbudsskedet och då sprider sig information om konkurrenterna. I denna värld vet de långt innan de lämnar in sina anbud hur många konkurrenter de har. En anbudsgivare som då vet att de på grund av mina ska-krav är ensamma om att kunna lämna anbud kommer inte lämna sitt lägsta pris. Den anbudsgivare som vet att han är ensam om att lämna anbud kommer lämna riktigt höga priser väl medveten om att myndigheten sitter i en rävsax, acceptera ett dyrt anbud eller få en havererad verksamhet.
    I min ickeperfekta värld är efterfrågan (antal upphandlingar) ofta större än tillgången (resurserna i branschen). Många leverantörer kommer därför inte gråta allt för mycket om de missar en upphandling, det är bara att flytta de resurser de har till en annan upphandling eller hyra ut dem till konkurrenten som vann upphandlingen. Det finns en stor risk att anbudslämnare tänker ”vi har redan tillräckligt mycket att göra, om vi ska ta detta ytterligare uppdrag ska vi ha riktigt bra betalt”.
    Alternativet med att avbryta upphandlingen är ofta inte ett realistiskt alternativ, myndigheten måste fixa t ex snöröjningen.
    I min ickeperfekta värld är leverantörernas resurser för att räkna på och lämna anbud så begränsad att de måste prioritera vilka upphandlingar de ska satsa på. I dessa upphandlingar är det viktigare att göra upphandlingen så smakfull för leverantörerna att leverantörerna väljer att räkna på min upphandling och inte en annan än att få ett ekonomiskt perfekt kontrakt. Jag vet att i flera av mina tidigare upphandlingar har anbudsgivare valt att satsa på min upphandling framför andra upphandlingar just för att jag har använt mjuka utvärderingsparametrar.
    I dessa lägen anser jag att det är mycket bättre att behålla hög konkurrens och låta de duktiga få chans att vinna på högre kvalité än den lägsta acceptabla. Att du blandar in Nackas simhall i ditt resonemang är inget som hör hit. Ett företags förmåga att klara finansieringen av ett stort entreprenadkontrakt faller inom kvalificeringen av ett företag och det är som du vet inget vi får utvärdera med mjuka parametrar.
    Med risk för att upprepa mig ännu en gång:
    Om vi har flera anbud som vi – med vår kunskap om det egna verksamhetsbehovet – bedömer som tillräckligt bra, så behöver inte det anbud vara bäst som har lägst kostnad.

  15. Kjell -Så ditt argument för att utvärdering är bra -är att du tycker att det är bra? På en överhettad marknad, där efterfrågan är större än tillgången, går priset upp. Kan man ha en utvärderingsmodell som sätter denna marknadskraft ur spel? Att världen inte är perfekt betyder inte att utvärdering på de sätt du beskriver är bra eller ens önskvärt.

    Att en myndighet skulle anta ett dyrare anbud, som är bättre än vad verksamhetsuppdraget kräver, är något jag inte förstår. Vad är nyttan med det? Jag menar att en utvärderingsmodell som gör priset till en funktion av kvalitet som dessutom verkar frikopplad från verksamhetskravet är en ”hittepå”-modell. De privatpersoner som hanterar sina egna pengar på detta sätt torde vara lätträknade.

    Jag hävdar att det är rätt kvalitet som är bäst. Inte en kvalitet som är högre än så. Du måste därför veta och bestämma dig för vad du vill uppnå och köpa. Det är inget du kan utvärdera dig fram till.

    Jag menar dessutom ett en upphandlare måste förhålla sig till både pris och kvalitet. Att pris och kvalitet är samma sak i så mening att det är två sidor av samma mynt. Du kan inte få det ena utan det andra. Det finns ingen utvärderingsmodell som upphäver sambandet mellan kostnad och värde. Det finns heller inget mervärde i högt pris och det är ingen rättighet att göra av med mer skattepengar än nödvändigt för att fylla ett verksamhetsbehov.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *