Rikard Blom, grundare e-avrop.
Rikard Blom, grundare e-avrop.

Sluta upphandla med optioner

Många upphandlingar innehåller optioner. Tyvärr ger det två typer av problem: utvärderingen blir lidande och det inbjuder till osund strategisk budgivning, skriver Rikard Blom.

I många upphandlingar lägger man till optioner, en icke-bindande möjlighet att köpa något extra med ett eget pris utöver det som upphandlas. Man får anta att syftet med optioner är att säkra ett eventuellt framtida behov i samband med en upphandling som ändå ska genomföras.

Antagligen förställer man sig också att man får ett bättre pris på optionerna då de upphandlas samtidigt som något av högre värde.

Men stämmer det verkligen? Jag menar att det i stället är mycket som talar för att optioner aldrig ska användas. Det finns två problem med optionen. Utvärderingen blir lidande och metoden inbjuder till osund strategisk budgivning.

Utvärdera optioner

Om priset på optionen ingår i utvärderingen kan man säga att den är en del av upphandlingen. Leverantören kan också bindas vid sitt pris i avtal utan att avropet blir en otillåten direktupphandling. För leverantören representerar optionen ett eventuellt avrop. Lika så för myndigheten.

Priset på optionen ingår i utvärderingen av anbudets totalkostnad. Det innebär att myndigheten riskerar att hamna i ett läge där priset på en vara eller tjänst, som det är oklar om det finns behov av, tillåts fälla avgörandet för vilket anbud som anses som det bästa anbudet.

Om vi inte på förhand vet om optionen kommer att avropas kan vi inte heller på förhand beräkna vilket anbud som har det bästa priset. Alla anbud är ”smittade” med en extra kostnad som är olika för varje anbud. Denna kostnad kan vara helt avgörande för utgången av upphandlingen.

Låt oss ta ett exempel. I en upphandling har vi ett pris och en option. Vi får två anbud enligt nedanstående:

Anbud AAnbud B
Upphandling10090
Option5070
Summa150160
Anbud A är 10 kronor billigare än anbud B om man tar med priset på optionen. Om optionen inte avropas är anbud B i stället 10 kronor billigare än anbud A.

Det blir vårt framtida, i dagsläget okända, köpbeteende som avgör vilket anbud som är bäst. Det är tämligen självklart! Om vi inte vet vad vi kommer att köpa i framtiden kan vi inte avgöra vilket anbud som är bäst i dag.

Osund strategisk budgivning

Optioner inbjuder också till osund strategisk budgivning. Eftersom optionspriset ingår i utvärderingen spelar det ingen roll om kostnaden ligger på optionen eller om delar av kostnaden flyttas från optionen till det som är fastställt att myndigheten kommer att köpa.

Metoden medför att det uppstår ett starkt ekonomiskt incitament för en budgivare att flytta kostnader från det som eventuellt ska avropas till det som är bestämt att man ska köpa. Det man köper blir då dyrare och det man kanske ska köpa blir billigare. Genom att flytta kostnader på detta sätt erhåller leverantören en större del av avtalets möjliga intäkter på kortast möjliga tid.

Om optionen sedan inte utnyttjas har leverantören dessutom fått betalt för något som aldrig levererats.

Men även om optionen avropas är det en dålig affärsmodell för köparen. När delar av kostnaden för optionen flyttas tidigareläggs utgiften. Då ökar köparens finansiella kostnader i motsvarande grad.

Om ambitionen med en upphandling är att säkerställa att man får den bästa affären är det mycket som talar för att optioner inte ska användas alls. Det finns undantag men i allt väsentligt förstör optioner vår möjlighet att validera vår egen inköpsprocess. Det är bara när det specificerade behovet överensstämmer med det verkliga som det går att säkerställa att vi gjort den bästa affären.

För att säkerställa den bästa affären måste man därför återgå till upphandlingens grundläggande princip och ställa rätt fråga:
Vi ska köpa det här! Hur mycket kostar det?

Rikard Blom
Rikard Blom
Rikard Blom är grundare av e-Avrop som startade 1999. Rikard leder utveck­lings­arbetet med e-Avrops elektroniska inköps­system. Systemet riktar sig i första hand mot offentlig sektor. Många talar om den goda affären utan att närmare gå in på vad den består av. Upphandling, med det stora värde den representerar, verkar samhällsförändrande. Förändring finansierat av skattemedel. Därför är det viktigt att man granskar metoder och affärsmodeller som används i upphandling. Lagen är ingen affärsmodell. Den är bara ett rättesnöre. Det är säkerställandet av den goda affären som är upphandlingens kärna. Fritiden ägnas åt fiske utan att det nödvändigtvis måste nappa.
Rikard Blom

Om Rikard Blom

Rikard Blom är grundare av e-Avrop som startade 1999. Rikard leder utveck­lings­arbetet med e-Avrops elektroniska inköps­system. Systemet riktar sig i första hand mot offentlig sektor. Många talar om den goda affären utan att närmare gå in på vad den består av. Upphandling, med det stora värde den representerar, verkar samhällsförändrande. Förändring finansierat av skattemedel. Därför är det viktigt att man granskar metoder och affärsmodeller som används i upphandling. Lagen är ingen affärsmodell. Den är bara ett rättesnöre. Det är säkerställandet av den goda affären som är upphandlingens kärna. Fritiden ägnas åt fiske utan att det nödvändigtvis måste nappa.

12 reaktioner på ”Sluta upphandla med optioner

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

  1. Det går såklart utmärkt att styra att optionen inte får utgöra mindre än x % av priset jämfört med priset för upphandlingen för att undvika osund strategisk prissättning.

  2. Det är alltid möjligt att använda hela optionskostnaden strategiskt och på ett sätt som inte gynnar upphandlaren, oavsett storlek. Men det är naturligtvis en bättre affärsmodell om optionspriset bara utgör en liten den av totalkostnaden än om den utgör en stor andel. Det huvudsakliga problemet ligger i hur optioner fungerar och inte i första hand hur stor andel som utgörs av optionen.

    Undantaget är om optionen är lika stor som det offererade beloppet. Exempelvis en förlängning. Om den sker till samma pris som offererat finns ingen möjlighet till strategisk budgivning.

  3. Finns andra tillfällen när en option är bra. Till exempel upphandling av en byggentreprenad som ska bedrivas i två steg och steg två är beroende i tid av yttre orsaker som beställaren inte råder över. I detta fall är det mycket lämpligt att den entreprenör som etablerat sig på plats kan fortsätta i steg 2. Det spar en hel del pengar i etableringskostnad och starkostnader, också att sätta en ny projektorganisation.
    Priset regleras á-prislistor enligt branschstandard. Brukar fungera bra.
    Metoden fungerar också bra vid upphandling av tekniska konsulter som på liknande sätt påbörjat en projektering, att byta ut en projekterande konsult är inte kostnadseffektivt.

  4. Att en upphandling är ”beroende orsaker som beställaren inte råder över” medför inte att optioner är lösningen eller är en bra affärsmetod. Det inneboende problemet med optioner kommer av hur dessa fungerar rent ekonomiskt. Optioner ger leverantören ett starkt incitament till osund strategisk budgivning oavsett kontraktsföremålet. Då företag är väldigt rationella när det kommer till ekonomi måste man utgå från att det flesta företag utnyttjar denna svaghet i affärsmodellen till sin egen fördel.

    Om man har som ambition att göra den bästa affären så måst man ha alla förutsättningar klara innan man annonserar. En upphandlare som inte får alla information av beställaren kan inte lösa beställarens problem med optioner.

  5. Problemet ligger väl ändå inte i användningen av optioner, det ligger i användningen av dåliga utvärderingsmodeller. All problematik du tar upp är direkt relaterad till en dåligt genomtänkt utvärderingsmodell och inte alls till själva konceptet med optioner.

    1. Hej Anders

      Det är svårt att förstå vad du menar. På vilket sätt skulle en utvärderingsmodell kunna påverka om metoden med optioner är bra eller dålig?

  6. Hej,

    En utvärderingmodell påverkar inte om användningen av optioner är ”bra eller dålig”, och det har jag inte sagt.

    Du säger ”Optioner ger leverantören ett starkt incitament till osund strategisk budgivning oavsett kontraktsföremålet.”

    Det stämmer bara inte. En icke-optimal utvärderingmodell ger incitament till osund strategisk budgivning. Det kan vara vilken brist i modellen som helst som ger sådana incitament.

    Optionen i sig har inget med det att göra förutom att möjligen försvåra arbetet med att ta fram en passande utvärderingsmodell. Har du sådana problem så kanske du ska se över HUR du använder optioner. Det har dock inget med konceptet ”optioner” som sådant att göra, så att säga att man aldrig bör använda optioner är ett lite konstigt uttalande.

    F.ö. är det ganska otrevligt att svara med ”Det är svårt att förstå vad du menar”, som om du gav uttryck för en allmän uppfattning. Stå för det själv och skriv ”Jag har svårt att förstå hur du menar”.

  7. Jag ber om ursäkt. Det var inte meningen att låta otrevlig. Det är min artikel som kommenteras och det är jag som svarar. Jag utgick därför från att det jag skrev skulle uppfattades som något som står för mig.

    Jag förstår fortfarande inte hur du menar. Du skriver att det är ”en icke-optimal utvärderingsmodell ger incitament till osund strategisk budgivning.” och att det inte är optioner i sig som ger detta incitament.

    Självklart kan även en dålig och ogenomtänkt utvärderingsmodell ge leverantören ett incitament till osund strategisk budgivning. Men det är inte de som min artikel handlar om. Av skäl som jag anfört tidigare menar jag att problemet med optioner finns där oavsett utvärderingsmodell. Jag menar också att oavsett hur optionen används (med tidigare angivna undantag) utgör den precis de problem jag beskriver. Du gör ett påstående om utvärderingsmodeller och optioner utan närmare beskriva hur det skulle gå till.

    Hur ska en utvärderingsmodell vara konstruerad för att det inneboende problemet med optioner inte ska går att utnyttja för osund strategisk budgivning? Det förstår jag inte.

  8. Det är en svår fråga att svara på då möjliga upplägg med så väl utvärdering som optioner är näst intill oändliga.

    Man kan tänka sig situationer där det inte finns anledning att utvärdera optioner över huvud taget men där de kan tillföra flexibilitet.

    Ett simpelt optionsexempel: köp av x antal produkter nu á *utvärderat pris* per styck, med option på att köpa ytterligare y antal till samma pris. Optionen är en lämpligare lösning än att göra tilläggsköp enl. undantag i LOU och beroende på omständigheter kan utvärderingen omfatta optionerna eller inte och det gör kanske ingen större skillnad.

    Man kan också tänka sig köp av A med option på att köpa till B, det skadar ofta inte att lägga till det som option och inte utvärdera just för att möjliggöra flexibilitet. Passar inte det offererade priset är du fri att inte utnyttja optionen.

    Optionen måste tas med i beräkningen av kontraktvärdet för val av förfarande, men någon regel om att optioner måste utvärderas existerar inte, man måste dock ta hänsyn till de grundläggande principerna. En outvärderad option kan t.ex. inte utgöra en allt för väsentlig del av upphandligen, men rör det sig om t.ex. ett system för 500 000 med option på en modul för 50 000 så behöver man kanske inte nödvändigtvis utvärdera priset på modulen om det inte är helt säkert att man kommer utnyttja den.

    Observera att jag menar detta extremt allmänt och det finns alltid många detaljer att ta hänsyn till som lätt kan föranleda helt andra slutsatser, men min poäng är att ”optioner” är inte i sig dåliga. Vissa tillämpningar av optioner är dåliga. Det är inte systemet med optioner som kan utnyttjas för strategisk budgivning, det är hur optioner räknas med i utvärderingen som kan utnyttjas.

    Blev det tydligare hur jag menar?

  9. Jo jag förstår. Men om optionen bara handlar om att utöka antalet, till oförändrat pris, är det ingen egenskap i utvärderingsmodellen. Det är en egenskap hos kontraktsföremålet som inte behöver utvärderas. Även jag nämner detta undantag.

    Om optionen inte utvärderas är den inte konkurrensutsatt. Metoden är således ingen utvärderingsmodell, den är motsatsen, avsaknad av utvärdering. En leverantör kan då sätta vilket pris som helst då det saknar betydelse för utgången. Men även om vi inte utvärderar optionen så ska priset för optionen betalas om vi nyttjar optionen. Ur askan i elden så att säga. Det grundläggande problemet kvarstår.

    *Anbud A har 1 000 i anbudet och 100 på optionen.
    *Anbud B har 900 i anbudet och 300 på optionen.

    Vilket anbud är den bästa affären? Det är omöjligt att svara på innan du vet hur optionen kommer att hanteras. Om du i framtiden avstår från optionen är B bästa anbudet, både för och beställaren och skattebetalarna. Om optionen avropas i framtiden ska du välja Anbud A. När optionen utvärderas kan den alltid utnyttjas strategiskt genom flytt av kostnader mm. I detta fall, när optionen inte utvärderas, stänger man den dörren. Men i stället för osund strategisk budgivning får vi osund offentlig upphandling.

    I ett försök att lösa ett olösligt problem åt beställaren, att se in i framtiden, avstår upphandlaren från sitt vassaste och bästa verktyg, konkurrensutsättning och prisjämförelse. Det är en helt orimlig lösning. Dels för att går på tvärs mot allt som skattefinansierad upphandling genom konkurrens står för. Dels för att metoden inte löser det grundläggande affärsproblemet med optioner.

    Om målet är att säkerställa den bästa affären med skattebetalarnas pengar kan du inte använda optioner oavsett om det är tillåtet eller inte. Om beställaren inte vet vad han kommer att köpa i framtiden kan avsaknad av denna kunskap inte kompenseras av upphandlaren med en klurig utvärderingsmodell. Inte heller genom att helt avstå från konkurrensmomentet. Det beror inte på kompetensbrist om utvärderingsmodeller. Det beror på att det inte går.

  10. Måste ju påpeka att nästan alla upphandlingar innehåller optioner i form av möjlighet till förlängning av avtalet. I de allra flesta fall vore det orimligt att handla upp ett avtal utan möjlighet till förlängning.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *