För två år sedan deklarerade Adda Inköpscentral via en artikel på Upphandling24 att man skulle införa nya generösa riktlinjer för att begära och tillåta förtydliganden och kompletteringar av anbud. Riktlinjerna innehåller begränsningar, som att nya uppgifter inte får motsäga uppgifter i anbudet, att priser eller mervärden inte får ändras eller att produkter/tjänster inte byts ut eller ändras. Syftet med riktlinjerna var att inte behöva förkasta anbud i ”onödan”.
Adda menade att transparens och likabehandling kunde upprätthållas med de nya riktlinjerna. Transparensen genom att tydligt i upphandlingsdokumenten deklarera vad riktlinjerna innebär. Likabehandling genom att alltid tillämpa riktlinjerna och att ge alla leverantörer samma möjligheter att lämna förtydliganden och kompletteringar.
Häromveckan kommenterade en läsare den två år gamla artikeln och undrade vad som hade hänt sedan sist. Vi ställde den frågan och några ytterligare frågor till skribenterna av den ursprungliga artikeln, Sara-Li Olovsson och Erik Edström, bolagsjurist respektive upphandlingschef vid Adda Inköpscentral.
Har ni kvar de här mer generösa möjligheterna? Har ni utvecklat eller förändrat något?
Vi använder fortfarande den här skrivningen i våra förfrågningsunderlag. Vi har finslipat den lite, men inte gjort några större ändringar i sak. Formuleringarna är ständigt under utveckling i takt med att vi får in synpunkter och lär oss av praktiska situationer.
Har era nya riktlinjer lett till att ni har antagit anbud som ni enligt tidigare rutiner hade förkastat?
Ja och det har definitivt gett bättre affärer. Ett av många exempel är vårt senaste ramavtal av skrivare och tjänster. Utan våra riktlinjer hade vi inte kunnat anta mer än någon enstaka leverantör. Det skulle ha gett betydligt sämre konkurrens och sämre villkor för dem som avropar från avtalet.
Hur ofta ger ni leverantörerna möjlighet att komplettera?
Det skiljer sig åt mellan olika typer av upphandlingar. I upphandlingar med färre krav och mindre komplex materia händer det inte så ofta. I andra mer krävande upphandlingar ber vi ofta om kompletteringar och förtydliganden. Det är viktigt att vi tillämpar möjligheterna till kompletteringar och förtydliganden likadant i alla upphandlingar, oavsett vad vi upphandlar. Det är också viktigt att vi alltid följer våra instruktioner till punkt och pricka. Skulle vi inte göra det faller hela tanken med likabehandling och förutsebarhet.
Har er metod blivit prövad i domstol?
Nej, än så länge har vi inte fått någon överprövning som gäller kompletteringar eller förtydliganden. Vi ligger på en historiskt låg nivå gällande överprövningar just nu, men om det har något samband med vår syn på kompletteringar och förtydliganden är svårt att säga. Vi tror att det är en faktor som påverkar benägenheten att överpröva. Känner leverantören att den har blivit schysst behandlad genom att ha fått förtydliga eller komplettera till exempel ett rent slarvfel i anbudet, tror vi att det är enklare att acceptera att utfallet i upphandlingen inte blev det man hoppades på.
Men vi har inte infört den här möjligheten för att minska överprövningarna, utan för att vi anser att metoden har rättsligt stöd och att den ger så många konkurrensmässiga och kommersiella fördelar.
Vad gäller generell praxis under de senaste två åren har det kommit några kammarrättsdomar på samma gamla linje som vanligt. De har alltså en restriktiv syn på vad man får komplettera eller förtydliga. Men det finns även domar som tyder på en mer generös hållning. Kammarrätten i Sundsvalls (mål nr 2439-20, 26 februari 2021) godkände till exempel att en uppgift fick tillföras anbudet efter sista anbudsdag, eftersom det ansågs förtydliga uppgifter i anbudet.
Hur formulerar ni er i upphandlingsdokumenten?
I våra förfrågningsunderlag finns alltid ett särskilt avsnitt som heter ”Rättelse, förtydligande och komplettering av anbud”. Där anger vi detaljerat när, vad och hur vi kommer att begära in kompletteringar och förtydliganden. Den som är nyfiken kan titta i någon av våra upphandlingar som är annonserade just nu via Tendsign.
Har andra upphandlande myndigheter följt efter er?
Inte vad vi vet, men en del myndigheter har visat intresse för våra skrivningar sedan vi skrev artikeln i Upphandling24. Vi hoppas att vi kan vara delaktiga i att ändra synen på kompletteringar och förtydliganden.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Anser ni att denna skrivelse bäst lämpar sig på kontrakt där fler leverantörer tilldelas? Om man avser att tilldela enbart en leverantör, är då mottagandet lika förstående från leverantörernas sida sätt?
Hej Nathalie och tack för din fråga.
Vi på Adda gör ingen skillnad i hanteringen beroende på om det är en eller flera leverantörer som tilldelas.
Man kan tänka sig fall där kompletteringar och förtydliganden leder till att alla anbudsgivare kan tilldelas ramavtal, då är det nog osannolikt att någon skulle klaga. Men i normalfallet tilldelas inte alla och då tycker inte jag att det borde vara någon skillnad för de ej tilldelade leverantörerna om det är en eller flera leverantörer som tilldelats.
Jag tycker det är ett sunt principiellt tänk och talar för egen del men tror många leverantörer håller med mig när jag skriver att vi hellre bemöts med lyhördhet än strikt krav-tillämpning från upphandlare, varför reaktionen borde bli positiv snarare än benägenhet att överpröva kompletteringar.
Jag har varit med om otaligt många fall när påpekanden från leverantören kastas i papperskorgen och konsekvensen blev precis som vi förutspått, till nackedel för alla. Onödiga prisregleringskrav som lett till förkastanden av det billigaste och bästa anbudet.
Vad är ni rädda för? Ta emot synpunkter som inkommer och fundera, kanske har de en poäng? Idag presumerar fortfarande majoriteten att anbudsgivarens kommentarer/förslag/åsikter är för att snedvrida konkurrens till egen fördel. Det är ingen bra start inför ett samarbete.
Så bra jobbat Adda, Erik och Sara-Li. Tack för att ni lyfter blicken!