Det sägs allmänt att upphandlande myndigheter ska undvika anbudstid över sommaren och längre helger som julen. Döm av min förvåning när jag i ett samtal med en leverantör fick höra att han tyckte att det var jättebra med anbudstid över sommaren.
Hans argument? Han såg en tydlig skillnad i hur många anbud som lämnades, och de anbud som lämnades höll ofta lägre kvalitet än vad de brukar göra under andra delar av året. Chansen att vinna upphandlingen ökade rejält. Det enda som bekymrade honom var att han även är skattebetalare, och med den hatten på kändes det inte lika bra.
Jag säger ibland att det inte finns någon bra tid på året att genomföra en upphandling eftersom det alltid är någon större helg, semester, sportlov eller älgjakt i vägen.
Med detta sagt så är min bestämda rekommendation ändå att undvika anbudstid över sommaren. Sista anbudsdag bör inte infalla mellan midsommar och sista veckan i augusti. Statistik över genomförda upphandlingar visar att 14 procent av alla upphandlingar annonseras i juni eller juli vilket i många fall medför anbudsarbete under sommaren för leverantörerna.
Om det av något skäl inte går att undvika anbudstid under sommaren tycker jag ni som ett minimum ska räkna bort juli från anbudstiden och öka anbudstiden med cirka 30 dagar. Många gånger sätts inte anbudet ihop av en ensam person utan det görs av flera personer och det kan även involvera samarbetspartner, underleverantörer och tillverkare. Saknas någon av dessa länkar i kedjan försvåras eller omöjliggörs anbudsskrivningen.
Ofta anges det i förfrågningsunderlag som annonseras inför sommaren att frågor som ställs inte kommer att besvaras under en viss tidsperiod. Det kan innebära att leverantören inte har full kunskap i viktiga frågor under en stor del av anbudstiden.
Att ge leverantörerna möjlighet att få sina frågor besvarade i rimlig tid innan anbuden ska lämnas bidrar till anbud med högre kvalitet. Undvik därför så långt det är möjligt att ta in anbud tidigare än i slutet av augusti så att anbudsgivarna får tid att ställa frågor även efter sommaren.
I oroliga tider, som exempelvis under coronapandemin, har många leverantörer extra svårt att lämna anbud. Leverantören kan behöva prioritera akuta arbeten framför att lämna anbud, personal kan vara frånvarande eller uppsagda och det kan vara svårt att säkra de varor och tjänster de avser att erbjuda. Det talar också för att sätta lite längre anbudstider rent generellt, men särskilt under sommaren.
Ett annat tips för att ge leverantörerna bättre förutsättningar att förbereda sig för anbudsgivning under sommaren är att förhandsannonsera upphandlingen och att informera på annat sätt.
Jag tror att de flesta upphandlare är medvetna om problemet, men kan ha svårt att få gehör internt och acceptans för att bättre framförhållning är nödvändig. Kanske kan dessa tankar ge lite argument i de interna diskussionerna.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
Vill du ställa frågor till Magnus Nilsson? Mejla info@inkopsradet.se
