Mycket kring offentlig upphandling handlar om tillit till den offentliga affären. En attraktiv beställare kommer att locka till sig fler anbudsgivare, och fler lämpliga anbudsgivare kommer att ge oss bättre förutsättningar att få ut mer av våra skattemedel.
Att öka tilliten till den offentliga affären kan göras på flera olika sätt, men jag skulle vilja påstå att dialog och transparens är två av hörnstenarna.
När jag besöker upphandlande organisationer, främst kommuner, upplever jag att det finns ett stort intresse av att föra mer dialog. Något som också leverantörerna efterfrågar, delvis till stor del för att det är så leverantörerna vanligtvis bedriver sin verksamhet på den privata marknaden.
Men vad är det då som hindrar oss från att föra mer dialog? Ja det enkla svaret på frågan är kanske resurser. Jag har full förståelse över att dialog inte kan föras i samtliga offentliga upphandlingar, det finns helt enkelt inte den tiden.
Ett sätt att bedriva dialog i mer organiserad form är externa remisser eller genom RFI (request for information). Men så får man höra uttryck som ”RFI-trötthet” hos leverantörerna och då börjar man genast undra om de fullkomligt översköljs av sådana.
Ja, det är nog en sanning med modifikation men visst ligger det något i uttrycket. Hur ska vi då kunna maxa dialogen utan att det för den sakens skull upplevs som överväldigande? Kanske är det just formen för dialog som vi måste diskutera.
Jag tror mycket på det fysiska mötet, att skapa en samlingsplats där beställare och leverantörer får dela med sig av sina erfarenheter inför exempelvis en kommande upphandling. För möjligheterna till dialog inför en upphandling är nästintill oändliga. Visst har vi en likabehandlingsprincip av att förhålla oss till, men den ger oss stora friheter i ett så pass tidigt stadium av processen.
Transparens då, hur kan det bidra till att skapa tillit? Ja, i allra högsta grad. Att inge förtroende hos leverantörerna att inköpsprocessen är öppen och tillgänglig är helt avgörande. När det gäller annonserade upphandlingar är det sällan ett problem, men jag syftar mer här på att synliggöra kommande upphandlingar och icke minst även direktupphandlingar.
Genom att publicera planerade kommande upphandlingar inom det närmsta året eller åren ger beställaren leverantörerna bättre förutsättningar att frigöra kapacitet i sin verksamhet och därmed öka sina möjligheter att kunna lämna anbud. Många kommuner publicerar dylika upphandlingsplaner och det är ett mycket bra exempel på vad man som beställare kan göra för att öka transparensen i sina inköp.
Genom de nya reglerna inom det icke-direktivstyrda området ges upphandlande organisationer större utrymme att ingå direktupphandlingar, inte minst för sociala och andra särskilda tjänster inom den klassiska sektorn.
Direktupphandlingar är som bekant upphandlande organisationers ”frikort” att ingå offentliga kontrakt utan annonseringsskyldighet. Men bara för att man inte behöver, ska man då avstå? Jag är övertygad om att en ökad transparens, även kring direktupphandlingar, skulle öka både tillit och förtroende för den offentliga affären. Åter igen, det är våra gemensamma skattemedel som det sätts sprätt på.
Magnus Johansson
Konkurrens- och upphandlingsexpert på Företagarna
Lena Mårdh
Ja, hur hittar vi det mest effektiva och lärorikaste sättet att föra dialog för att skapa mest effekt för båda parter. Det diskuterar jag gärna vidare. För det är extra viktigt att ha en dialog om vi ska hitta bra och proportionerliga krav som bidrar till samhällets hållbarhetsmål.
Magnus Johansson
Hej Lena! Tack för din kommentar! Ja, hur ska vi hitta de ultimata dialogmöjligheterna? Låt oss höras om detta! Mvh Magnus
Anett Hansen
Varför inte förlänga svarstiden på RFI? Ofta önskas svar inom 10-20 dagar. Vill upphandlade enhet få bra och genomarbetade svar bör tiden förlängas. Bäst förberedd vinner på båda sidor!