För ungefär fem år sedan tog Johan Johansson klivet från posten som upphandlingsansvarig i Älmhult till upphandlingschef i grannkommunen Alvesta.
Ett par år senare inleddes ett pilotprojekt för kategoristyrning av livsmedel som blev starten på en förändringsresa för kommunens inköp.
– Jag hade lyssnat på flera föreläsningar om kategoristyrning och såg en stor potential i att arbeta mer strategiskt, säger Johan Johansson.
Genom ett samarbete med grannarna Ljungby och Älmhult blev det möjligt att ta in en konsult för att genomföra ett kategoristyrningsprojekt.
Alvesta satte upp övergripande mål för projektet: Att öka andelen ekologiska och svenska livsmedelinköp utan att kostnaden skulle öka.
Genomgången av livsmedelskategorin visade att avtalet var dyrt och att det till viss del köptes fel produkter. Samtidigt konstaterades ett bristande systemstöd vilket medförde bristfällig styrning av vilka artiklar som köptes.
– För att komma tillrätta med problemen påbörjades upphandlingen av ett nytt inköpsstöd. Vi valde också att inrätta en ny halvtidstjänst som sortimentsansvarig på kostenheten. Resultatet blev att sortimentet smalnades av betydligt.
Ekonomiskt ser satsningen ut att bli framgångsrik, enligt Johan Johansson. Det är först 2021 den sjösätts på allvar.
– Under en tvåårsperiod räknar vi med att spara 3 miljoner kronor. Efter att kostnaderna räknats av återstår en besparing på 1,3 miljoner kronor. Politikerna var mycket nöjda eftersom det frigjordes pengar som kunde satsas på att öka andelen ekologisk och svensk mat, i linje med deras vallöften.
Så nöjda att de gav okej till ännu ett projekt inom kategoristyrning. Denna gång inom området markentreprenader, och nu i form av ett koncernövergripande samarbete mellan förvaltningar och bolag.
Kartläggningen visade att olika enheter inom kommunen handlade från samma leverantörer på ett gemensamt avtal. Men ofta gjordes tilläggsbeställningar, utanför prislistan, och då varierade priset på samma vara/tjänst.
– Varje enhet förhandlade själv, ingen hade det övergripande ansvaret att styra kategorin mot de mål som satts upp. Leverantörerna drog nytta av vår decentraliserade beställarorganisation.
Lösningen blev att utse en kategoriägare som har mandat att styra över hela kommunkoncernen.
– Personen är utsedd och är i startgroparna att arbeta på det nya sättet, säger Johan Johansson.
Enligt preliminära beräkningar är besparingspotentialen minst 1,7 miljoner kronor på fyra år.
– Detta utan att det blir någon försämring för verksamheten.
Nästa steg är att ta fram en processbeskrivning så att hela kommunkoncernen ska kunna införa kategoristyrning.
– Det här gör oss till en mer strategisk och professionell inköpsorganisation. Vi är oerhört nöjda med resultaten så här långt, säger Johan Johansson.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
