Varför tog du jobbet?
Det är ett spännande jobb. Stockholms universitet har ju påbörjat en förändring och går från decentraliserade inköp till en mer central funktion. Det är en förändring som påbörjades av min föregångare, Therese Klaar. Det är utmanade och intressant att få vara med och forma en ny organisation. Jag har jobbar vid Uppsala universitet. Jag gillade forskningsvärlden och ville tillbaka dit.
Så din drivkraft är att samla och centralisera inköpen?
Nej, det handlar om att hitta rätt nivå. Att optimera och effektivare inköpen. Eftersom det tidigare har varit decentraliserat i stor omfattning, så blir förändringen mer centraliseringen. Men centraliseringen är inget självändamål. Det gäller att hitta rätt balans.
Vilka är dina viktigaste uppgifter?
Att lära känna mina nya medarbetare och organisationen är allra viktigast så här i början. Jag ska se över vilka uppdrag vi har från organisationen. Vi har en kö av ärenden och det gäller att prioritera mellan dem. Nästa steg blir jobba mer med kategorisering av inköpen, kanske inte kategoristyrning fullt ut. Men se över kategorier som är viktiga eller där vi köper stora volymer. Vi ska öka vår marknadskunskap, bli bättre och kunnigare kunder helt enkelt, inom de viktiga kategorierna.
Hur stor är inköpssektionen vid Stockholms universitet?
Med mig så är vi elva personer. Fem är strategiska upphandlare, en avtalscontroller och en upphandlingsjurist samt e-handelsansvariga.
Du kommer från Uppsala universitet som har en mycket större inköpsavdelning. Hur ser du på det?
Ja, den är dubbelt så stor på Uppsala Universitet. Men det går inte riktigt att jämföra, vi har helt olika historik. Stockholms universitet har bara påbörjat resan mot ett mer samlat inköp. I Uppsala har man kommit längre. Jag tror att vi kommer att behöva växa i antal. Det behövs fler strategiska upphandlare, men också mer inköpssupport. Idag görs till exempel alla direktupphandlingar ute i organisationen. Men direktupphandlingar där leveransvillkor och serviceavtal behöver anpassas för Stockholms universitet tror jag kan bli bättre i ett samarbete med inköpssektionen.
Ser du ett större samarbete med Uppsala universitet framöver?
Vi samarbetar redan idag och gör upphandlingar tillsammans med andra universitet och högskolor. Vi kommer säkert att hitta fler områden där vi har likartade behov och där vi kan samordna våra resurser. Ett annat sätt vi kan samarbeta är att vi inte går ut samtidigt och upphandlar stora ramavtal. Vi vill ju bibehålla konkurrensen på marknaden.
Det sägs ju att professorer och läkare ska vara den svåraste gruppen att upphandla för. Du har tidigare jobbat på Stockholms läns sjukvårdsområde, Tiohundra och Uppsala universitet. Du tycks dras till läkare och professorer. Hur jobbiga är de?
Ja, det kan var krävande att arbeta med passionerade och engagerade beställare. Men vi som upphandlare och inköpare måste vara ödmjuka och förstå vår roll. Vi är ju en stödfunktion och vi måste tillföra ett värde. Alltför ofta tidigare har vi bara pekat på vad lagen säger. Vi måste bli bättre på att kommunicera vilka fördelar det innebär att jobba med oss.
Men är inte problemet med doktorer och professorer att de på förhand vet vilken utrustning som är bäst. De tycker sig inte behöva någon upphandling?
Jo, visst förekommer det. Men de ska vara ansvariga för att veta vad de har behov av. Samtidigt är det vår uppgift att visa på fördelarna med att samarbeta med kompetenta inköpsorganisationer. Jag gjorde en upphandling tidigare där beställaren började med att berätta att upphandlare och jurister näst revisorer var det värsta han visste. När upphandlingen var klar fick jag ett mycket trevligt mejl från samma person som berättade att han hade omvärderat sin syn på upphandlare.
Ulrika Erlingsson
Intressant