Så förde Årets inköpare avtalet i hamn

I slutet av mars fick Elin Willén, strategisk inköpare på Sjöfartsverket i Norrköping, SOI:s pris som Årets inköpare 2022*.

– Jag blev verkligen chockad och det är fortfarande lite svårt att ta in att jag vunnit. Men jag börjar landa, sammanfattar hon en dryg vecka efter prisutdelningen. 

Vad hon ska använda prispengarna, 15 000 kronor, till har hon inte bestämt ännu. 

– Men det blir säkert något kul med min sambo. Jag tycker om att resa och gillar god mat och vin, säger hon. 

Hon berättar att hon fått många uppmuntrande kommentarer efter vinsten, inte minst på Linkedin. 

Hon har också fått en förfrågan om att besöka skolan i Norrköping där hon gick en KY-utbildning till upphandlare för ungefär 10 år sedan. 

– Tänk om jag hade vetat då att jag en dag skulle utses till Årets inköpare!

Det var hennes chef och en kollega på Sjöfartsverket, där hon arbetat sedan 2018, som nominerade henne till utmärkelsen. Detta för hennes arbete med upphandlingen av ett affärssystem. 

Sjöfartsverkets inköpsavdelning arbetar kategoristyrt och sedan i februari är personalen uppdelad i fem olika team. Elin Willén tillhör teamen Arbetsplats, Produkter och tjänster samt Verksamhetsstöd, där IT ingår.

Upphandlingen av affärssystemet gjordes som ett förhandlat förfarande och blev klar i november 2021.

– Det var första gången jag använde förhandlat förfarande men om man inte vågar så lär man sig inte. Jag har tagit hjälp av mer erfarna kollegor och så finns det väldigt bra info på Upphandlingsmyndighetens webb.

Att göra upphandlingen under pandemin ställde förstås särskilda krav. Både på den interna kommunikationen och den med leverantörerna.

– Vi digitaliserade hela arbetssättet och det har fungerat väldigt bra. Jag har tagit med mig fördelarna med digitala möten även för framtiden.

Arbetat började med en genomgripande behovsanalys i samarbete med många olika delar av verksamheten.

Parallellt  gjorde Elin Willén en marknadsundersökning och en RFI.

– Intresset var stort, många leverantörer svarade på frågor och demonstrerade sina system.

Innan upphandlingen annonserades hade Sjöfartsverket beslutat att låta högst fyra leverantörer gå vidare. 

– Vi hade en väl förankrad selektering, annars är risken att det bli subjektivt. Leverantörerna finns besvara tre frågor och vi betygsatte svaren efter tydliga parametrar som vi bestämt.

Av de fyra som kvalificerat sig var det sedan en leverantör som valde att lämna in ett skarpt anbud.

– Vi hade självklart hoppats på fler, men av olika anledningar avstod de övriga tre.

Leverantören bjöds in till en omfattande dialog (se vidare nedan), och lämnade därefter in ett uppdaterat anbud.

Därefter följde flera andra dialoger om främst funktionalitet, och efter ungefär två månader kom ett slutanbud.

– Vi jobbade hårt för ett de inte skulle veta att vi bara förhandlade med en leverantör och jag tror vi lyckades, säger Elin Willén.

Elins tips för bra dialog med leverantörerna

• Kommunicera syftet med dialogen, både internt och med leverantörerna, så att alla har samma bild och förväntningar.

• Använd dialogen för att reda ut missförstånd, vad som är kostnadsdrivande och vilka alternativa lösningar som är möjliga. 

• Rätt krav är en förutsättning till bra dialog. Om kraven är stängda, vad ska man prata om då?

• Boka ett informellt informationsmöte innan dialogen så att parterna lär känna varandra och stämningen blir bra. Det är nervöst att sitta i dialog.

• Ta in nödvändig information i förväg så att ni är väl förberedda. Säkerställ att de som deltar känner till kraven och vågar ställa relevanta frågor om alternativa lösningar.

• Dela upp dialogen i flera olika möten och ta med rätt personer vid rätt tillfälle. Det frigör resurser både internt och hos leverantören.

• Avsätt tillräckligt med tid, ta höjd för oförberedda händelser och dokumentera väl. 

   

*Så här lyder motiveringen från SOI:

Elin Willén har med fast hand på rodret och stadig blick på målet navigerat genom alla de blindskär avancerade upphandlingar kan bjuda på. Med stort tålamod, färdigheter i förhandlingsteknik – både externt och internt – ödmjukhet och en övertygelse utöver det vanliga har hon rott upphandling av nytt affärssystem för Sjöfartsverket i land.

Att hon dessutom är lyhörd och har en förmåga att föra dialog med leverantörer för att skapa ökad förståelse och tydligt fokus på Sjöfartsverkets behov gör att Elin Willén är välförtjänt mottagare av utmärkelsen årets inköpare 2022.”