Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Domstolskoll
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Praxisdagen • 7 november • Stockholm
    • Praxisdagen • 28 november • Göteborg
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Så förde Årets inköpare avtalet i hamn

Hennes första upphandling genom förhandlat förfarande blev en lärorik resa för Elin Willén, strategisk inköpare på Sjöfartsverket. Den gav henne också titeln som Årets inköpare 2022. Här delar hon med sig av sina bästa tips för dialog.

| 2022-04-13

I slutet av mars fick Elin Willén, strategisk inköpare på Sjöfartsverket i Norrköping, SOI:s pris som Årets inköpare 2022*.

– Jag blev verkligen chockad och det är fortfarande lite svårt att ta in att jag vunnit. Men jag börjar landa, sammanfattar hon en dryg vecka efter prisutdelningen. 

Vad hon ska använda prispengarna, 15 000 kronor, till har hon inte bestämt ännu. 

– Men det blir säkert något kul med min sambo. Jag tycker om att resa och gillar god mat och vin, säger hon. 

Hon berättar att hon fått många uppmuntrande kommentarer efter vinsten, inte minst på Linkedin. 

Hon har också fått en förfrågan om att besöka skolan i Norrköping där hon gick en KY-utbildning till upphandlare för ungefär 10 år sedan. 

– Tänk om jag hade vetat då att jag en dag skulle utses till Årets inköpare!

Det var hennes chef och en kollega på Sjöfartsverket, där hon arbetat sedan 2018, som nominerade henne till utmärkelsen. Detta för hennes arbete med upphandlingen av ett affärssystem. 

Sjöfartsverkets inköpsavdelning arbetar kategoristyrt och sedan i februari är personalen uppdelad i fem olika team. Elin Willén tillhör teamen Arbetsplats, Produkter och tjänster samt Verksamhetsstöd, där IT ingår.

Upphandlingen av affärssystemet gjordes som ett förhandlat förfarande och blev klar i november 2021.

– Det var första gången jag använde förhandlat förfarande men om man inte vågar så lär man sig inte. Jag har tagit hjälp av mer erfarna kollegor och så finns det väldigt bra info på Upphandlingsmyndighetens webb.

Att göra upphandlingen under pandemin ställde förstås särskilda krav. Både på den interna kommunikationen och den med leverantörerna.

– Vi digitaliserade hela arbetssättet och det har fungerat väldigt bra. Jag har tagit med mig fördelarna med digitala möten även för framtiden.

Arbetat började med en genomgripande behovsanalys i samarbete med många olika delar av verksamheten.

Parallellt  gjorde Elin Willén en marknadsundersökning och en RFI.

– Intresset var stort, många leverantörer svarade på frågor och demonstrerade sina system.

Innan upphandlingen annonserades hade Sjöfartsverket beslutat att låta högst fyra leverantörer gå vidare. 

– Vi hade en väl förankrad selektering, annars är risken att det bli subjektivt. Leverantörerna finns besvara tre frågor och vi betygsatte svaren efter tydliga parametrar som vi bestämt.

Av de fyra som kvalificerat sig var det sedan en leverantör som valde att lämna in ett skarpt anbud.

– Vi hade självklart hoppats på fler, men av olika anledningar avstod de övriga tre.

Leverantören bjöds in till en omfattande dialog (se vidare nedan), och lämnade därefter in ett uppdaterat anbud.

Därefter följde flera andra dialoger om främst funktionalitet, och efter ungefär två månader kom ett slutanbud.

– Vi jobbade hårt för ett de inte skulle veta att vi bara förhandlade med en leverantör och jag tror vi lyckades, säger Elin Willén.

 

Elins tips för bra dialog med leverantörerna

  • Kommunicera syftet med dialogen, både internt och med leverantörerna, så att alla har samma bild och förväntningar.

  • Använd dialogen för att reda ut missförstånd, vad som är kostnadsdrivande och vilka alternativa lösningar som är möjliga. 

  • Rätt krav är en förutsättning till bra dialog. Om kraven är stängda, vad ska man prata om då?

  • Boka ett informellt informationsmöte innan dialogen så att parterna lär känna varandra och stämningen blir bra. Det är nervöst att sitta i dialog.

  • Ta in nödvändig information i förväg så att ni är väl förberedda. Säkerställ att de som deltar känner till kraven och vågar ställa relevanta frågor om alternativa lösningar.

  • Dela upp dialogen i flera olika möten och ta med rätt personer vid rätt tillfälle. Det frigör resurser både internt och hos leverantören.

  • Avsätt tillräckligt med tid, ta höjd för oförberedda händelser och dokumentera väl. 

     

*Så här lyder motiveringen från SOI:

Elin Willén har med fast hand på rodret och stadig blick på målet navigerat genom alla de blindskär avancerade upphandlingar kan bjuda på. Med stort tålamod, färdigheter i förhandlingsteknik – både externt och internt – ödmjukhet och en övertygelse utöver det vanliga har hon rott upphandling av nytt affärssystem för Sjöfartsverket i land.

Att hon dessutom är lyhörd och har en förmåga att föra dialog med leverantörer för att skapa ökad förståelse och tydligt fokus på Sjöfartsverkets behov gör att Elin Willén är välförtjänt mottagare av utmärkelsen årets inköpare 2022.”

Läs mer: Upphandling Förhandlat förfarandeSjöfartsverketÅrets inköpare

Olof Axelsson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN AFF

Aff gör oss och leverantören trygga

– Utan Aff skulle våra upphandlingar bli än mer omfattande, säger Anders Kjellqvist på Micasa. Han uppskattar att Aff uppdateras och utvecklar branschen, och ser stora fördelar med att avtalen använder samma begrepp och struktur. Det skapar trygghet.

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Senaste inläggen

Bort från leverantörsberoendetBort från leverantörsberoendet
Inget ramavtal i LUF:s meningInget ramavtal i LUF:s mening
Säpo förnyar råd om säkerhetsskyddSäpo förnyar råd om säkerhetsskydd
Upphandlaren viktig i totalförsvaretUpphandlaren viktig i totalförsvaret
Burlöv ger barnen en röstBurlöv ger barnen en röst
Upprop för prisutvärdering på riktigtUpprop för prisutvärdering på riktigt
”Nej, du tolkar HFD-dom fel””Nej, du tolkar HFD-dom fel”
Vi bör alla bli lite mer brittiskaVi bör alla bli lite mer brittiska
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Nytt från Upphandling24

  • Riksdagsnej till LOU-tillägg
  • ”Nya nitton” gör skillnad
  • Bommar uppföljningen igen
  • Koll på avtal och tänder
  • Örebro och Östersund i framkant
  • ”Referenskrav utestänger de små”
  • Hade velat se fler sanktioner

Åsikter på sajten

  • Upprop för prisutvärdering på riktigtTack för kommentaren. Min bedömning är att en linjärskala med ”knäckpunkter” inte klarar de rekvisit som uppställts av HFD i...
  • Upprop för prisutvärdering på riktigtErt resonemang är korrekt avseende betalningsvilja i förhållande till budget. Ni har alltså en bra teoretisk och affärsmässig grund för...
  • Föreslår att kinesiskt anbud förkastasSigge: ja, i teorin. Men MTR bedriver sin verksamhet i bolag som heter t ex MTR bla bla AB och...
  • Vad omfattas egentligen av sekretess?Som upphandlare med 15-årig erfarenhet av offentlig upphandling så kan jag se att leverantörssidan knappast gynnas av omotiverade sekretessbedömningar. Björn...
  • Föreslår att kinesiskt anbud förkastasKan detta komma att leda till att SJ:s konkurrent MTR (som till största del ägs av kinesiska staten) kan bli...
  • Rättspraxis i praktikenVäldigt intressant artikel och kloka reflektioner! Det vore verkligen bra om HFD tog upp fler mål som vägleder om hur...
  • Vad omfattas egentligen av sekretess?Med det resonemanget kan många företag dra sig för att lämna anbud om de inte kan skydda sånt som de...
  • Överprövning tar fortfarande lång tidNågra futuristiska förslag på förbättringar: 1) Utforma lagar så att de flesta normalt funtade personer drar samma slutsatser av det...
  • Hennes matris underlättar uppföljningHej Paula. Det finns en länk till matrisen i slutet av artikeln.
  • Hennes matris underlättar uppföljningTar gärna del av matrisen, tack! //Paula

Senaste inläggen

  • Bort från leverantörsberoendet
  • Inget ramavtal i LUF:s mening
  • Säpo förnyar råd om säkerhetsskydd
  • Upphandlaren viktig i totalförsvaret
  • Burlöv ger barnen en röst
  • Upprop för prisutvärdering på riktigt
  • ”Nej, du tolkar HFD-dom fel”
  • Vi bör alla bli lite mer brittiska
  • Föreslår att kinesiskt anbud förkastas
  • Ett steg fram — 22 steg tillbaka
  • Så fixade hon jätteupphandlingen
  • Polisens ändringar var inte tillåtna
  • Miljömärkning för att nå en giftfri miljö
  • Rivstartade nytt avtal med mässa
  • Tillsynsbeslut gick inte att överklaga