Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Nyheter
    • Arbetsmarknad
      • Karriär
      • Lön
    • Bransch
      • IT
      • Livsmedel
      • Samhällsbyggnad
      • Transport
      • Utbildning
      • Vård & omsorg
      • Övriga tjänster
    • Hållbarhet
      • Miljökrav
      • Sociala krav
    • Innovation
    • Juridik
      • Avtal
      • Korruption
      • Lagstiftning
      • Upphandlingsavgift
      • Överprövning
    • Praktiskt
      • Metod
      • Upphandlingsstöd
      • Utvärderingsmodell
    • Samhälle
      • EU
      • Insyn
      • Konkurrens
      • Politik
    • Upphandling
      • Dialog
      • Direktupphandling
      • Förfrågningsunderlag
      • Ramavtal
      • Uppföljning
      • Anbud
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
    • Nya upphandlingslagar • 8 februari 2022
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Vi som jobbar här
    • Integritetsspolicy

Så förde Årets inköpare avtalet i hamn

Hennes första upphandling genom förhandlat förfarande blev en lärorik resa för Elin Willén, strategisk inköpare på Sjöfartsverket. Den gav henne också titeln som Årets inköpare 2022. Här delar hon med sig av sina bästa tips för dialog.

| 2022-04-13

I slutet av mars fick Elin Willén, strategisk inköpare på Sjöfartsverket i Norrköping, SOI:s pris som Årets inköpare 2022*.

– Jag blev verkligen chockad och det är fortfarande lite svårt att ta in att jag vunnit. Men jag börjar landa, sammanfattar hon en dryg vecka efter prisutdelningen. 

Vad hon ska använda prispengarna, 15 000 kronor, till har hon inte bestämt ännu. 

– Men det blir säkert något kul med min sambo. Jag tycker om att resa och gillar god mat och vin, säger hon. 

Hon berättar att hon fått många uppmuntrande kommentarer efter vinsten, inte minst på Linkedin. 

Hon har också fått en förfrågan om att besöka skolan i Norrköping där hon gick en KY-utbildning till upphandlare för ungefär 10 år sedan. 

– Tänk om jag hade vetat då att jag en dag skulle utses till Årets inköpare!

Det var hennes chef och en kollega på Sjöfartsverket, där hon arbetat sedan 2018, som nominerade henne till utmärkelsen. Detta för hennes arbete med upphandlingen av ett affärssystem. 

Sjöfartsverkets inköpsavdelning arbetar kategoristyrt och sedan i februari är personalen uppdelad i fem olika team. Elin Willén tillhör teamen Arbetsplats, Produkter och tjänster samt Verksamhetsstöd, där IT ingår.

Upphandlingen av affärssystemet gjordes som ett förhandlat förfarande och blev klar i november 2021.

– Det var första gången jag använde förhandlat förfarande men om man inte vågar så lär man sig inte. Jag har tagit hjälp av mer erfarna kollegor och så finns det väldigt bra info på Upphandlingsmyndighetens webb.

Att göra upphandlingen under pandemin ställde förstås särskilda krav. Både på den interna kommunikationen och den med leverantörerna.

– Vi digitaliserade hela arbetssättet och det har fungerat väldigt bra. Jag har tagit med mig fördelarna med digitala möten även för framtiden.

Arbetat började med en genomgripande behovsanalys i samarbete med många olika delar av verksamheten.

Parallellt  gjorde Elin Willén en marknadsundersökning och en RFI.

– Intresset var stort, många leverantörer svarade på frågor och demonstrerade sina system.

Innan upphandlingen annonserades hade Sjöfartsverket beslutat att låta högst fyra leverantörer gå vidare. 

– Vi hade en väl förankrad selektering, annars är risken att det bli subjektivt. Leverantörerna finns besvara tre frågor och vi betygsatte svaren efter tydliga parametrar som vi bestämt.

Av de fyra som kvalificerat sig var det sedan en leverantör som valde att lämna in ett skarpt anbud.

– Vi hade självklart hoppats på fler, men av olika anledningar avstod de övriga tre.

Leverantören bjöds in till en omfattande dialog (se vidare nedan), och lämnade därefter in ett uppdaterat anbud.

Därefter följde flera andra dialoger om främst funktionalitet, och efter ungefär två månader kom ett slutanbud.

– Vi jobbade hårt för ett de inte skulle veta att vi bara förhandlade med en leverantör och jag tror vi lyckades, säger Elin Willén.

 

Elins tips för bra dialog med leverantörerna

  • Kommunicera syftet med dialogen, både internt och med leverantörerna, så att alla har samma bild och förväntningar.

  • Använd dialogen för att reda ut missförstånd, vad som är kostnadsdrivande och vilka alternativa lösningar som är möjliga. 

  • Rätt krav är en förutsättning till bra dialog. Om kraven är stängda, vad ska man prata om då?

  • Boka ett informellt informationsmöte innan dialogen så att parterna lär känna varandra och stämningen blir bra. Det är nervöst att sitta i dialog.

  • Ta in nödvändig information i förväg så att ni är väl förberedda. Säkerställ att de som deltar känner till kraven och vågar ställa relevanta frågor om alternativa lösningar.

  • Dela upp dialogen i flera olika möten och ta med rätt personer vid rätt tillfälle. Det frigör resurser både internt och hos leverantören.

  • Avsätt tillräckligt med tid, ta höjd för oförberedda händelser och dokumentera väl. 

     

*Så här lyder motiveringen från SOI:

Elin Willén har med fast hand på rodret och stadig blick på målet navigerat genom alla de blindskär avancerade upphandlingar kan bjuda på. Med stort tålamod, färdigheter i förhandlingsteknik – både externt och internt – ödmjukhet och en övertygelse utöver det vanliga har hon rott upphandling av nytt affärssystem för Sjöfartsverket i land.

Att hon dessutom är lyhörd och har en förmåga att föra dialog med leverantörer för att skapa ökad förståelse och tydligt fokus på Sjöfartsverkets behov gör att Elin Willén är välförtjänt mottagare av utmärkelsen årets inköpare 2022.”

Läs mer: Upphandling Förhandlat förfarandeSjöfartsverketÅrets inköpare

Olof Axelsson

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Skellefteå kommun

Inköpschef, Skellefteå kommun

ANNONS FRÅN AFF

Undvik missförstånd, konflikter och juridiska tvister

Aff behövs för att alla ska hitta ett gemensamt språk, för att minska risken för tvister och för att öka kvaliteten, säger Philip Österlund, vd på Aff

Håll dig informerad

Prenumerera på Inköpsrådets kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, v2
Specialområde
Sending

Senaste inläggen

Effektivare tillsyn föreslåsEffektivare tillsyn föreslås
Förlegat krav om undertecknandeFörlegat krav om undertecknande
Svagt intresse oroar VinnovaSvagt intresse oroar Vinnova
Använd begrepp som inte missförståsAnvänd begrepp som inte missförstås
Göteborg samlas för mer återbrukGöteborg samlas för mer återbruk
Tolkning av ramavtalTolkning av ramavtal
Är vi redo att växla upp?Är vi redo att växla upp?
Regioner straffas för förlängt avtalRegioner straffas för förlängt avtal
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Nytt från Upphandling24

  • Förlegat krav om undertecknande
  • Svagt intresse oroar Vinnova
  • Använd begrepp som inte missförstås
  • Göteborg samlas för mer återbruk
  • Tolkning av ramavtal

Åsikter på sajten

  • Tolkning av ramavtalDet kan nog inte alltid tas för sant att det inte skulle vara relevant att utröna den gemensamma partsavsikten i...
  • Tolkning av ramavtalHej Alfred, Som framgår av ditt citat från HD:s avgörande i mål nr 4071-20 (NJA 2021 s 643) är det...
  • Regioner straffas för förlängt avtalVad oseriöst av domstolen att basera sannolikheten för att Svensk dos skulle vinna en korrekt genomförd upphandling på antalet leverantörer...
  • Tolkning av ramavtalNi skriver att "Hovrätten prövade först om projektet omfattats av ramavtalet. Då någon gemensam partsavsikt inte gick att utläsa fick...
  • Regioner straffas för förlängt avtaljag undrar i sitt stilla sinne vad positivt konkurrensutsättning av dosförpackade läkemedel fört med sig?
  • Utvärdera kvalitet vid avrop av konsultBra artikel, tackar för det :)
  • Enhetlig tolkning gällerMånga av dessa "smörgårdsbordsförespråkare" vill nog väcka lite uppmärksamhet och jagar gillningar och delningar på LinkedIn. Man kommer med diverse...
  • Enhetlig tolkning gällerHelt stängt är kanske inte smörgåsbordet ändå? Jag uppfattar att båda målen som du tar upp avsåg situationer där direktiven...
  • Val av utvärderingsmodell icke-fråga?Har inte använt relativa modeller i mina upphandlingar sedan denna kom: "Metoder vid utvärdering av pris och kvalitet i offentlig...
  • Enad front för mer forskningInom det identifierade forskningsområdet "Korruption och kartellbildning" finns det lågt hängande frukt som inte kräver någon forskning för att identifiera....

Senaste inläggen

  • Effektivare tillsyn föreslås
  • Förlegat krav om undertecknande
  • Svagt intresse oroar Vinnova
  • Använd begrepp som inte missförstås
  • Göteborg samlas för mer återbruk
  • Tolkning av ramavtal
  • Är vi redo att växla upp?
  • Regioner straffas för förlängt avtal
  • Förändrad omvärld kräver anpassning
  • Stort fokus på service
  • Fast timpris och referenser tillåtet
  • Att upphandla ABK-konsulter
  • ”Mediestorm kan ge ökade resurser”
  • Allt går att sälja med mördande reklam
  • En process för hela staden

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 26 april
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 4 maj
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 5 maj
  • LOU på två dagar | 10-11 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 18-19 maj
  • Anbudsutvärdering | 13 okt
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 19-20 okt
  • Agil upphandling | 9 nov
  • Hantera överprövningar | 10 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 6 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 18 oktober