RFI som en del av upphandlingen

Jag ser att många förståsigpåare reser varningens finger och säger att det är bäst att fortsätta som förr, ju förr desto bättre tycks vara ledstjärnan. För den som vill fortsatta som tidigare finns det inga som helst hinder att göra det.

Jag ser inget skäl att helt lämna de metoder som vi har använt för att genomföra upphandlingar. De har enligt mig för det mesta fungerat alldeles utmärkt, men jag ser inte heller något skäl att inte i vissa situationer testa nya metoder.

Principerna om offentlig upphandling gäller även fortsättningsvis, med det innebär inte att hela EU-direktiven faller ner över oss som en blöt filt om vi testar lite nytt.

Jag tänkte här beskriva ett möjligt sätt att genomföra upphandlingar på, det vill säga ett nytt ”eget förfarande”. Jag har inte hunnit testat det själv än men jag tycker att borde vara fullt möjligt att tillämpa i någon form så se det gärna som lite inspiration.

RFI som en integrerad del av upphandlingen
I såväl privat som offentlig inköpsverksamhet är det vanligt att en upphandling föregås av en Request for information, RFI. Det är ett skriftligt frågebatteri gällande centrala delar av upphandlingen och det kommande förfrågningsunderlaget som ställs av upphandlaren och besvaras av leverantörer.

I offentlig upphandling är RFI:n ofta en del av en förstudie och rätt tydligt särskild från den kommande upphandlingen. Informationen från RFI:n används när de kompletta upphandlingsdokumenten inklusive förfrågningsunderlaget utarbetas och sedan annonseras.

I privat inköpsverksamhet kan RFI:n ofta vara ett första integrerat steg i själva upphandlingen. Ett antal leverantörer får besvara den och de som bedöms mest intressanta bjuds sedan in till upphandlingen. Där kan de i ett första skede få ta del av ett ganska allmänt hållet förfrågningsunderlag som sedan utvecklas under upphandlingens gång bland annat genom dialog med de utvalda leverantörerna. Övergången från RFI till förfrågningsunderlag är mer sömlös än vid offentlig upphandling.

Ett liknande förfarande skulle med viss modifiering kunna användas i 19 kap upphandlingar. Det är naturligtvis inte tillåtet att avstå annonsering men i stället för att annonsera ett färdigställt förfrågningsunderlag skulle en RFI kunna annonseras.

RFI-dokumentet skulle behöva vara något mer utförligt än det vanligen är vid offentlig upphandling i dag, men inte så fullständigt som ett förfrågningsunderlag brukar vara. Administrativa delar skulle vara med, de mer formella delarna av avtalet skulle kunna bifogas komplett från början.

Även en övergripande kravställning (inklusive eventuella minimikrav) där vissa delar möjligtvis var mer specificerade samt tilldelningskriterier (i ett första skede inte nödvändigtvis med tillhörande utvärderingsmodell och betygsnivåer etcetera) skulle också finnas med.

Bland de svar som kommer in väljs de mest intressanta ut för fortsatt deltagande i upphandlingen. Naturligtvis måste det redan från början vara angivet hur valet kommer att gå till vilket möjligtvis kan bli något utmanande.

Eftersom upphandlingar enligt 19 kap ofta har låga värden är det önskvärt att gå in i fasen efter RFI:n med förhållandevis få leverantörer. Baserat på de svar som lämnats utvecklas förfrågningsunderlaget och leverantörerna får inkomma med nya svar.

Efter en eller ett par sådana rundor, mycket möjligt med muntliga inslag, får kvarvarande leverantörer inkomma med slutliga anbud. Finns det behov av klargöranden eller kommersiella optimeringar kan de ske genom förhandling innan slutlig tilldelning.

Det förfarande jag beskriver har även likheter med konkurrenspräglad dialog. Jag ser dock en enklare och snärtigare process framför mig. Många upphandlingar som utförs enligt 19 kap är av låga värden och då få inte formerna och formalia ta överhand. Vid större 19 kap-upphandlingar (det vill säga tjänster i bilaga 2 och byggentreprenader) kan mer tid läggas även på formerna.

Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement