Om ramavtal har slutits med flera leverantörer uppkommer allt som oftast en situation där en eller flera leverantörer inte vill utföra en viss leverans. Ett av syftena med att sluta ramavtal med flera leverantörer kan vara just att leverantören ibland ska kunna avstå från att leverera. Det kan dock bli problem om avtalet inte reglerar i vilka situationer leverantören har rätt att tacka nej.
Avsaknaden av sådan reglering kan leda till att den upphandlande myndigheten inte får nödvändiga leveranser.
Det öppnar även för oseriös prissättning i ramavtalsupphandlingen på så vis att leverantörer kan lämna väldigt låga priser för vissa efterfrågade varor eller tjänster som de inte avser att leverera, utan i stället tackar nej vid alla avrop av just den varan eller tjänsten. De kan då i stället höja priserna för andra varor eller tjänster i sina anbud vilket gör att den upphandlande myndigheten sammantaget får en högre prisbild än nödvändigt.
Avtalsregleringar av leverantörers möjlighet att tacka nej till att leverera det som efterfrågas i ett avrop kan utformas mer eller mindre tufft.
En minimireglering i ramavtalet bör vara att leverantören alltid ska besvara den upphandlande myndighetens avropsförfrågan. Avropssvar måste alltså lämnas, men kan i dessa fall bestå av så lite som ett nej tack till leveransen.
En något mer omfattande reglering är att leverantören har rätt att tacka nej till att leverera vid vissa avrop men då i sitt avropssvar måste motivera sitt nej tack och ange ett för den upphandlade myndigheten godtagbart skäl. Det är då lämpligt att i ramavtalet ange exempel på vad som kan anses som godtagbara skäl.
Om leverantören ska ges rätt att tacka nej till leverans anser jag att det är lämpligt att överväga om det bör ske en reglering av hur ofta det får ske. Jag tycker att det som grundregel bör tas med en skrivning som anger att leverantören endast undantagsvis får avstå från leverans.
Om det är möjligt bör en sådan grundregel sedan förtydligas med exempel på vad som avses med undantagsvis. Exempelvis genom att ange att leverantören har rätt att tacka nej till ett av fem avrop eller att tacka nej till tre avrop under en rullande tolvmånadersperiod.
Den typen av specifika regleringar kräver en hel del eftertanke för att bli väl fungerande och för att inte få oönskade effekter. Det behöver även ske en samordning med övriga avtalsvillkor. Som exempel kan nämnas krav på inställelsetid då det i vissa fall kan vara svårt för leverantörer att förbinda sig att utföra leverans med kort varsel om de inte har möjlighet att tacka nej förhållandevis ofta. En dialog med aktörerna på den relevanta marknaden inför kravställningsarbetet gör det som vanligt lättare att skriva relevanta avtalsvillkor.
Om avtalet innehåller bestämmelser om begränsningar i att tacka nej bör det även övervägas om särskilda sanktioner vid brott mot dessa bör föras in i avtalet. Avtal innehåller så gott som alltid allmänna bestämmelser om när den upphandlande myndigheten får häva avtalet men dessa kan behöva kompletteras med mer specifika regleringar. Det kan exempelvis innebära att om en leverantör i ett rangordnat ramavtal återkommande tackar nej till leverans kan den förlora sin plats i rangordningen. Vid ramavtal med förnyad konkurrensutsättning kan en exkludering från kommande avrop vara en möjlig sanktion. Även utformningen av sanktioner bör göras med stor omsorg. Jag har sett ramavtal som innehållit vitessanktioner som blir orimliga för leverantörerna att hantera och även svåra för den upphandlande myndigheten att förvalta.
När ramavtalet väl är upphandlat så är det självklart så att det förutsätter en god uppföljning. Följs bestämmelserna inte upp blir de ett slag i luften och kan gynna oseriösa leverantörer som när de lämnar sina anbud utgår från att bestämmelserna inte kommer att tillämpas i praktiken.
Ett avslutande råd till alla upphandlare är att vara lagom kreativa när ni utformar dessa regleringar. Det är lätt hänt att de blir svåra att tillämpa i praktiken eller att de leder till oönskade konsekvenser.
Och ett tips till er leverantörer när ni lämnar anbud är att läsa igenom avtalet noga för att se vad som gäller i dessa delar. Hur och när får ni tacka nej till leverans och vilka konsekvenser får det.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
Vill du ställa frågor till Magnus Nilsson? Mejla info@inkopsradet.se
PO
Magnus har helt rätt.
Leverantörernas tjänster och produkter har olika prissättning på grund av hur frekvent avropet är.
Särskilt vanligt vid olika typer av konsulttjänster och olika driftentreprenader.
Det ska naturligtvis vara förknippat med viten och andra möjligheter till hävning av avtalet om leverans inte sker enligt avtalet.
Leverantören har med öppna ögon lämnat ett anbud utifrån de krav som ställts i upphandlingsdokumenten.
Det kan också vara bra att de olika möjligheter till fördelningsnycklar som finns för att lösa problem som närhet och akuta leveranser används.
Marianne Hammarström
Viten på allt som en leverantör kan tänkas göra fel har tyvärr blivit ett verktyg som allt fler upphandlare anammar. Beställaren bör tydligt begränsa hur många leverantörer/konsulter/entreprenörer den BEHÖVER teckna ramavtal och fördela ut sitt behov på ett klokt sätt. För konsultupphandlingar är det mer regel än undantag att Beställaren tecknar med alla, dvs en leverantör kan hamna på nr 15 i rangordningen. HUR ska denna leverantör förstå när ett avrop kan bli aktuellt. Det troliga är att den leverantören för 0 avropsförfrågningar under avtalstiden och skulle leverantören mot förmodan få ett avrop så kan hen få vite om inte leverans ske. Fint samarbete ! Tilläggs kan också att det är ofta det överhuvudtaget inte anges några volymer och de fall de görs så är de ofta förknippande med en ”ingen garantivolym”. Då hjälper det inte hur många gånger än en leverantör läser igenom underlaget för att förstå vad hen lämnar anbud på och det är som bäddat för en dålig relation. Jag är helt övertygad om att alla leverantörer vill leverera och göra ett bra jobb så snälla, blanda inte in ytterligare viten och pålagor.
PO
För det första ska man överväga hur många ramavtal man ska ha.
Att teckna med 15 kan aldrig vara nödvändigt.
Sedan bör självklart leverantören ha skyldighet att leverera har han ett kontrakt på detta så är det ett brott mot Lou om han/hen inte gör det. Det är förmodligen ett krav som ställts i upphandlingen,
Vitet är också ett sätt att undvika att leverantören väljer bort avrop som inte är lönsamma vilket är väldigt vanligt vid ramavtal på t.ex måleritjänster, parkskötsel och liknande.
Nej vitet har definitivt sin plats och har också accepterats av ambudsgivaren
Marianne Hammarström
Att leverantörer lämnar anbud där viten förekommer kanske inte ska likställas med att de ”accepterar” utan snarare att de inte har nått val. Viten kan visst lämpa sig bra, t.ex vid viktiga deltider och färdigställandetider men jag tror att mycket av viten kan ersättas med att man har dialog, samverkan och intresserar sig för varandras jobb för att på bästa sätt lösa en uppkommen situation.
Po
Vitet undantar inte dialog och samverkan.
Ett bra sätt är att vid kontraktsgenomgången gå igenom
förutsättningarna och hur uppföljning ska ske löpande under kontraktstiden för att undvika tvister och till exempel bråk om leveranstider.
Man får inte heller glömma myndighetens skyldighet att följa avtalade villkor.
Viten ska utformas så att de faller ut i situationer där det t.ex. innebär ett väsentligt problem för myndigheten.
Kjell
Jag har suttit med ramavtal där en eller flera leverantörer har tänkt ”det är bättre med 300 kr/timma än inget men vi tackar nej om vi har normal beläggning”. Jag förstår därför mycket väl problematiken med döda ramavtal och skulle kunna acceptera en modell med vite (eller annan bestraffning) för ett ramavtal på varor som ”alla” ska kunna leverera. Jag har däremot svårt för olika bestraffningar på ramavtal med konsulter. Vi har ingen livegenskap i Sverige, det gör att en leverantör kan ha konsulter när anbudet lämnas men inte ha konsulter när avrop ska ske. Det är inte snällt att i detta läge straffa en leverantör. Vill vi ens ha en ramavtalsleverantör som sitter med ledig kapacitet utifall att någon vill avropa tjänster? Med de krav på uppföljning som kommer med ett bestraffningssystem kommer vinsterna med ett ramavtal att minska. Det kan då vara bättre med separata upphandlingar direkt när behovet uppstår. Slutligen är jag ytterst osäker på om vi kommer få anbud på en ramavtalsupphandling där leverantörerna riskerar vite INNAN de ens har fått en enda krona i ersättning. Om vi trots allt får in anbud i upphandlingen, vill vi ha de kontrakt som uppkommer?
PO
Problemet uppstår när man har för många ramavtal ofta helt i onödan.
Jag upphandlar inte en person/konsult utan den kompetens som krävs för uppdraget.
Separata upphandlingar är oftast otillåtna direktupphandlingar.
Jag tror inte heller att våra verksamheter accepterar att leverans inte sker enligt avtal som också är ett brott mot LOU.
Tyvärr accepterar många upphandlande myndigheter/enheter detta.
Vi har ett ansvar för vår huvudman att vi inte betalar för något som strider mot LOU dvs. betalar för mycket i förhållande till vad som levereras.
Att vara snälla i en affärsrelation skapar en accept för fel och brist.
Magnus Nilsson
Kul med alla kommentera på min artikel!
Jag tycker att det belyser komplexiteten att skapa ett bra ramavtal. Det är många aspekter som behöver beaktas. I vissa upphandlingar är det lämpligt med en viss typ av reglering och sanktion, i en annan upphandling lämpar sig något annat.
Marknad, behov, möjlighet till uppföljning är några av alla parametrar som behöver beaktas för att kunna utforma ett bra förfrågningsunderlag och avtal.
Mikael
Många verkar vara på fel spår gällande detta problem. Problemet går inte att lösa med ett rangordnat ramavtal för många scenarier (t.ex. kvalificerade tjänster utan garanterade volymer). Särskilt när lägsta pris avgjorde val av leverantörer (även om du ingår ramavtal med 5 leverantörer har antagligen alla 5 siktat på att vinna med lägsta pris och nu är priserna irrelevanta för dem som inte är på första plats). Det finns en lösning och den är beskriven direkt i LOU och heter dynamiskt inköpssystem. Så sluta leta eftersom det finns inget bättre ni kommer på. Sedan finns det gott om argument varför DIS inte alltid är det bästa, men då ska man acceptera begränsningarna. Man kan alltid komplettera ett rangordnat ramavtal med annonserade (eller oannonserade) direktupphandlingar.