Måste bli rätt även när det är bråttom

Det är inte ovanligt att tillfälliga byggnader och paviljonger upphandlas under tidspress. Samtidigt tenderar de att stå kvar längre än beräknat. Ett dåligt underbyggt köp kan med andra ord få konsekvenser under lång tid.

I Halmstad har revisorer från Pwc granskat kommunens processer vid upphandling av paviljonger. I fokus står Klaraskolan och Slottsjordsskolan Söder för cirka 200 miljoner kronor.

Frågorna som revisionsrapporten skulle besvara är om upphandlingarna har varit ändamålsenliga när det gäller organisation, ansvarsfördelning, kvalitetssäkring och kontrakt. Svaret är nej.

– Rapporten pekar på ett antal formella brister. Den visar att vi måste ha ordning på våra processer också när det är bråttom och vi snabbt måste ha fram lokaler, säger Jonas Bergman, moderat kommunstyrelseordförande.

Revisorerna gör bedömningen att kommunen inte uppfyller fem av sex kontrollmål. Det sjätte uppfylls delvis.

Fastighetsnämnden (som gör egna upphandlingar utan direkt inblandning från upphandlingsenheten på stadskontoret) saknar exempelvis en formaliserad och dokumenterad organisation när det kommer till paviljongköp.Det finns således ingen processbeskrivning som beskriver vem i organisationen som är ansvarig för vilken del av upphandlingen. Formaliserade rutiner/riktlinjer för kvalitetssäkring av upphandlingsdokumenten saknas.

Revisorerna uppmärksammar också ansvarsbegränsningsklausuler i skrivna avtal. Den ekonomiska jämvikten mellan kommunen och leverantören skiftar i kontrakten jämfört med vad som framgår av upphandlingsdokumentationen.

Rapportförfattarna lämnar ett antal rekommendationer till fastighetsnämnden och till kommunstyrelsen. Det handlar om att arbeta fram tydliga processbeskrivningar, skapa former för kvalitetssäkring av upphandlingsdokumentationen och se över gällande delegationsordning.

Enligt Jonas Bergman innehåller revisionen, precis som många andra revisioner, relevant och värdefull information:

– Vi ska nu analysera vad revisorerna har kommit fram till och vidta eventuella åtgärder för att förbättra våra interna processer.

De båda skolorna kommer att stå kvar under minst fem år och i högst 15 år.