För ett par år sedan höll jag ett föredrag om just digitalisering på Sveriges Offentliga Inköpares årskonferens. Jag ska inte gå igenom alla tankar från det föredraget (ni kan läsa det i sin helhet här) utan fokusera på den delen som handlar om hur en organisation påverkas i en digitaliserad värld. Så här sa jag då:
”När individer blir mer och mer digitaliserade så innebär det att de har tillgång till all information, alltid. /…/ En person kan ha kontakt med sina gamla klasskompisar från första klass via sociala medier, kan diskutera sitt specialintresse med personer från världens kontinenter samtidigt och ha tillgång till all information i världen direkt bara några knapptryck bort.
Vd innebär då denna förändring för organisationer, till exempel Simrishamns kommun? Vad händer när vi fyller på kommunen med individer som /…/ inte längre är lika beroende av den närmsta gruppen, till exempel arbetskollegor, för att känna att de passar in? Blir det innovationer? Ständig utveckling? Idéutbyte, hyperspecialisering och anställda som hela tiden har koll på vilka organisationer som är i framkant /…/ och, på sikt, en ständig förbättring och utveckling av kommunen? Kanske. Men i min presentation tänkte jag fokusera på ett annat ord. Nämligen kaos. För det tror jag att det blir om man inte har en plan för att hantera den digitala revolutionen.”
I en organisation i ständig utveckling, med personer som byts ut och fler och fler specialistfunktioner, krävs ett aktivt arbete med strukturen för att det löpande arbetet ska bli effektivt. Det är viktigt att få in synpunkter från kommunikatörer, miljöstrateger, säkerhetsansvariga, fackliga företrädare, småföretag, dataskyddsombud, branschorganisationer och it-kunniga i enskilda upphandlingar.
Samtidigt är det viktigt att dessa personer (och upphandlaren) förstår att för att upphandlingen ska resultera i det bästa utfallet så kan inte alla få allt man önskar hela tiden. Om vi bara nöjer oss med systemet som är mest tillgängligt, fordonet som är säkrast, servern som är minst energikrävande eller serviceföretaget som har bäst arbetsvillkor för sina anställda kommer vi per definition aldrig att kunna få in mer än ett anbud i våra upphandlingar.
I bästa fall. Om man kombinerar önskemålen från alla specialister och ingen kan kompromissa så är det nästan omöjligt att hitta företag som uppfyller alla krav. Detta måste alla som ska jobba med upphandlingar förstå, och här tror jag att den digitala arbetsplatsen har en viktig roll att spela.
Låt mig ta två exempel.
Ett gemensamt team för upphandlingsdiskussioner
När vi diskuterar upphandlingar på den digitala arbetsplatsen så gör vi det i ett team som heter Upphandling. Alla som ska jobba med enskilda upphandlingar blir inbjudna i teamet. Alla personer ”taggas” med minst en tagg för att visa vilket deras specialistområde är. Förutom jag och mina kollegor (se bilden nedan) som är taggade med till exempel [upphandling] eller [uppföljning] så kan medlemslistan i teamet se ut enligt nedan:
Petra [IT]Malin [Hållbarhetsteamet]Linus [Kravställare]Ali [Fordon] [Kravställare]….
På sikt blir vi fler och fler deltagare i teamet. Alla allmänna diskussioner som rör upphandling hålls i teamets allmänna kanal som är tillgänglig för alla. Där kan man till exempel ställa en fråga om tillgänglighetskrav enligt WCAG generellt, tagga in en [kommunikatör] och få input på hur man ska tänka och vilka krav som bör ställas.
Min tanke är att ett sådant team kan bidra till att alla som jobbar med upphandling direkt och indirekt kan samlas på samma ställe för att diskutera. Någon kanske kallar det för världens tråkigaste Facebook-flöde. Jag väljer i stället att tänka på det som en fantastisk plats för kunskapsutbyte och för att mötas i diskussioner över förvaltningsgränserna.
Detta för mig vidare till mitt andra exempel.
Procupedia
Procupedia får ses som ett arbetsnamn än så länge. Tanken är (som kanske framgår) ett Wikipedia för upphandlingsfrågor som rör den egna organisationen. Detta kanske kräver lite mer förklaring.
I de flesta organisationer finns en upphandlingspolicy eller liknande som beskriver vilka områden som är viktiga för kommunen att arbeta med i enskilda upphandlingar.
Det finns också mycket kunskap tillgängligt hos upphandlingsmyndigheten eller olika branschorganisationen som beskriver vilka krav som kan ställas för att uppnå dessa mål. Det som saknas, och som är otroligt viktigt för att det löpande arbetet med upphandlingar ska flyta på enkelt, är länken mellan dessa delar och vilken nivå som är acceptabel för organisationen.
I Procupedia samlar vi den här kunskapen så att alla i upphandlingsteamet har tillgång till den när man behöver den. Hur gör vi i kommunen när vi vill ställa miljökrav? Hur gör man en marknadsanalys? Vad klassar vi som förnybara drivmedel? Vilken skadeståndsbegränsning ser vi som acceptabel i våra PUB-avtal? Och så vidare.
När vi har fått till de diskussioner och den kunskap som jag ser framför mig kommer att genereras via Upphandlingsteamet är det viktigt att vi dokumenterar de insikter vi kommit fram till och de arbetssätt vi tillämpade i den enskilda upphandlingen. Då blir det lättare att arbeta med områdena i framtiden eftersom alla i organisationen har en gemensam referensram att förhålla sig till.
Eftersom vi inte behöver diskutera vilka krav vi ska ställa, hur vi ska ställa dem eller var vi hittar dem så kan vi lägga tiden på andra saker i stället – som att göra en marknadsundersökning eller att ta fram en uppföljningsplan. Och när vi har gjort det kan vi lägga in rutinerna och erfarenheterna från det arbetet i Procupedia. Och så vidare.
Sammanfattning
Det finns så mycket tankar och möjligheter med det digitala arbetssättet att allt inte hinns med här. Den digitala arbetsplatsen är något som måste utvecklas över tid och det görs bäst genom löpande diskussion med flera parter över såväl förvaltningsgränser som organisations- och branschgränser.
Om ni sitter på tankar för hur den digitala arbetsplatsen kan eller bör utvecklas får ni gärna kontakta mig, så kan vi utbyta erfarenheter kring detta!
Marcus Bäckström
Upphandlingsstrateg
Hej Upphandlaren! Jag försöker bidra till en nyanserad diskussion och lyfta alternativa tankesätt. Jag upplever att upphandlingsrätten fungerar rätt dåligt och har aldrig pratat med…
Uteslutning och onormalt låga anbud Kommentar av Björn på Uteslutning och onormalt låga anbud