Funktionskrav ger ekonomi i system

Inför upphandlingen av ett nytt ekonomisystem bestämde sig Hässleholm, Osby och Östra Göinge för att strunta i kommungränserna. Upphandlingen, där valet föll på Unit4 Business World, gjordes tillsammans.

Patric Åberg, kommunstyrelsens ordförande i Östra Göinge, säger att samarbete mellan kommuner ger ett stort mervärde:

– När vi gör saker tillsammans blir vi ännu mer effektiva och Göingebon får mer för sina skattepengar.

Med ambition att skapa en ”ny upphandlingsstandard” valdes funktionsupphandling. Istället för att formulera specifika krav arbetade de nordskånska kommunerna inom ramen för projektet Snapphanen fram beskrivningar över de arbetsprocesser som man ville att systemet ska stödja. Efter det fick tre leverantörer formulera sina bästa lösningar på dessa behov.

– Det känns jättekul att vi vågat gå en helt ny väg och med en innovativ process och upphandlingsmetod fått riktigt bra resultat, berättar Oscar Nilsson, ekonomichef vid Östra Göinge kommun.

Samarbetet kommer inte att sluta i och med att upphandlingen är klar:

– Vi såg ett stort värde av att lära av varandra under projektets gång och att lägga en grund för att kunna stödja varandras verksamheter när väl det nya ekonomisystemet är på plats.

Systemet ska bland annat sköta fakturor, inköp, betalningar och redovisning.

Implementering kommer att pågå under året och systemet förväntas vara klart för driftstart i januari 2020. Kontraktet öppnar för en affärsrelation mellan kommunerna och Unit4 på upp till 13 år.

– Det var väldigt roligt och lärorikt att vara del av detta projekt, säger Katarina Gunnarson, vd på Unit4 Nordic East.