Del 6: Att ställa funktionskrav

ARTIKELSERIE. UPPDATERAD. Leverantörerna är oftast de som kan produkterna och tjänsterna bäst inom sitt område. Så ställer du funktionskrav för att dra nytta av leverantörernas kompetens och innovativa förmåga.

Leda upphandlingar effektivt
Kommunicera bättre med leverantörer och verksamhet
Upphandla funktion i praktiken
GDPR & offentlig upphandling
Kvalificerad IT-upphandlare
Tillämpningen av upphandlingskontrakt


Inköpsrådet publicerar en serie med utdrag ur boken Metodhandboken av Mats Lindbäck. Det här är en del i den serien, för övriga avsnitt se längst ned i texten.

Att upphandla funktion eller att upphandla på ett funktionsinriktat sätt innebär att upphandlaren efterfrågar resultat eller prestanda, i stället för att ställa krav på hur en vara eller tjänst ska vara utformad.

Att upphandla funktion är viktigt för att efterfråga nya lösningar istället för att fråga efter det som redan är känt. Att ställa funktionskrav för att aktivt efterfråga nya eller förbättrade lösningar som ör värdehöjande, och att använda förhandlingar har i detta sammanhang under många år varit en viktig del av upphandlarens hantverk vid vanliga upphandlingar.

Under senare tid har statens satsning inom innovationsområdet bland annat resulterat i nya begrepp skapats och en ny indelning i olika typer av upphandlingar beroende på hur drivande köparen är.

Mitt budskap är enkelt för att främja innovationer inom den stora merparten av alla upphandlingar, och helt oberoende av vad man kallar olika typer av upphandlingar. Var drivande genom att ställa funktionskrav för att dra nytta av leverantörernas kompetens och innovativa förmåga. Var drivande genom att använda förhandlingar när det är tillåtet. Detta är inget nytt. Det är endast en naturlig del av upphandlarens hantverk.

 

Att köpa funktion är mycket praktiskt för en upphandlare. Inriktningen är att upphandlaren låter leverantören lösa en uppgift i stället för att specificera lösningen på egen hand. Detta är både tidsbesparande och kan ge bättre resultat. Den kompetens som leverantörerna har inom ett visst område är svårslagen. Leverantörerna jobbar dagligen inom området och ser mängder av goda exempel. De har därför i många fall överlägsna förutsättningar att föreslå lösningar på en uppgift eller ett problem jämfört med köparen. Att en upphandlare ska kunna slå detta kompetensmässigt är knappast troligt. Upphandlaren bör i stället fokusera på att fånga behovet i sin organisation och att beskriva förutsättningarna för den uppgift som leverantören ska lösa.

Att ställa funktionskrav och att utvärdera leverantörernas lösningar innebär att fokusera på resultat. Funktionskraven sätter ramarna och preciserar alla förutsättningar så att leverantörerna kan föreslå lösningar. Att använda funktionskrav kan vara mycket effektivt, men det kan också vara farligt om inte uppföljning och sanktioner används.

Köparen bör utvärdera leverantörens förslag mot ett eller flera utvärderingskriterier för att kunna göra en nyanserad bedömning av hur bra en lösning är, sett till behovet. Lösningen ska bedömas på flera nivåer, inte bara ”godkänd” eller ”inte godkänd”. Att bedöma leverantörens innovativa lösning som ”godkänd” eller ”inte godkänd” ger varken incitament till att utforma en innovativ lösning eller att förbättra lösningen under en avtalsperiod.

Äldreomsorg är ett område som i många fall saknar funktionskrav och har ett överflöd av traditionella krav. När äldreomsorg upphandlas med traditionella krav ställs mängder av obligatoriska krav, såsom lagkrav, processkrav, personalkrav och hur-krav (hur utföraren ska lösa uppgiften). Kort sagt kravställs det som är enklast att kravställa i stället för det som man egentligen borde kravställa och löpande utvärdera: resultatet. Exempel på mätbara resultat är i vilken utsträckning de äldre (eller deras anhöriga) är nöjda med kvaliteten på boendet, kosten, hygienen, promenaderna, aktiviteterna, städningen och bemötandet från personalen.

Att ställa krav på resultat innebär inte att de traditionella kraven kompletteras med andra krav, utan att man helt eller delvis avstår från de traditionella kraven och i stället använder mätbara krav på vad man ska uppnå, det vill säga resultatet. Exempelvis bör upphandlaren inte samtidigt ha krav på personalens storlek och resultatet. Idén är i stället att leverantören får reglera sina personalinsatser för att uppnå ett tillräckligt bra resultat.

Vid funktionsupphandling är det viktigt att designa mekanismer för uppföljning och sanktioner eller incitament. IT-drift är ett komplicerat tjänsteområde där det genomförs många offentliga upphandlingar som med gott resultat baseras på funktionskrav i kombination med uppföljning och sanktioner.

Funktionskrav används i varierande omfattning, alltifrån att de dominerar upphandlingen till att endast avgränsade delar utförs med funktionskrav. För dessa upphandlingar är det praxis att den organisation som genomför upphandlingen planerar och sjösätter en betydande uppföljning med sanktioner i syfte att upprätthålla leverantörens kvalitet och prestanda över en lång avtalsperiod. Resultatet mäts med så kallade servicenivåer, vilka kan bestå av både mjuka delar (”hur nöjd är du med …”) och andra mer objektivt mätbara delar, till exempel leveranstider för nya persondatorer.

Utfallet för servicenivåerna kopplas i många fall direkt mot ersättningen. Om gränsnivåerna uppnås får leverantören betalt enligt ett fast pris per månad. Vid sämre resultat får leverantören en lägre ersättning. Ibland förekommer också högre ersättning vid överprestation, vilket ger incitament att prestera bättre än bra. Sanktionerna är inte småpengar. Viten på mellan 10 och 30 procent på månadsfakturan är inte ovanligt, vilket ger leverantören incitament att förbättra lösningen eller att förstärka bemanningen vid underprestation.

Vid dessa upphandlingar behöver man inte ställa krav på bemanning, leverantörens processer eller lagkrav. Köparen litar på att leverantören uppfyller lagen (vilket andra myndigheter övervakar) och att leverantören har bemanning och processer för att kunna leverera ett bra resultat. Leverantören svarar för uppföljningen och rapportering av utfallet, där allt detta arbete är inräknat i månadspriset. Ofta kan köparen löpande se aktuell information om utfallet för servicenivåerna.

Inom IT-drift genomförs uppföljningen systematiskt med särskilda möten månadsvis. En köpare som ändå vill kontrollera leverantörens bemanning och lösningens övriga delar kan komplettera upphandlingsprocessen med en så kallad proof of concept (POC) vid utvärderingen, för att utföra en rimlighetsbedömning avseende leverantörens planerade bemanning. Att genomföra en POC handlar om att granska om leverantören verkligen har dessa grundläggande delar på plats.

Förfarandet som beskrivs vid funktionsupphandling inom IT-drift kan användas inom andra branscher. Förfarandet sammanfattas i följande steg:

  1. Köparen beskriver förutsättningarna (i förfrågningsunderlaget) för den lösning som efterfrågas, inklusive servicenivåer för resultatet.
  2. Köparen efterfrågar (i förfrågningsunderlaget) en lösning, men även alternativa lösningar vid särskilt knepiga fall, till exempel för tjänster man är osäker på.
  3. Köparen utvärderar lösningen och alternativen mot utvärderingskriterierna.
  4. Köparen förhandlar om lösningen för att hitta en optimal lösning.

 

Uppdatering 2017-12-11: Text kring termer för innovationsupphandling togs bort för att undvika att fokus i texten hamnar på terminologin, i stället för det praktiska hantverket.


Detta är en del i en serie med utdrag ur Metodhandboken
1. Att sätta en upphandlingsstrategi
2. Förankra upphandlingen
3. Exitstrategi och riskanalys
4. Krav i upphandlingar
5. Strukturera kraven
6. Att ställa funktionskrav
7. Utvärdera kostnaden
8. Selektera för effektivare process
9. Rationell utvärdering spar tid
10. Skapa tolerans i underlaget
11. Utvärdering: Viktade poäng för pris & kvalitet
12. Utvärdering: Monetära modeller
13. Utvärdering: Kvotmodellen

Metodhandboken är på 550 sidor och ger upphandlare inspiration, råd och idéer vid upphandling. Boken är ett uppslagsverk med fokus på hantverket, med förslag på metoder för hur upphandlaren löser sin uppgift i olika situationer vid offentlig upphandling. Boken kan beställas från SKL Kommentus. Se Metodhandboken.se för mer om hantverket upphandling.


Praxisdagen

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

4 reaktioner på ”Del 6: Att ställa funktionskrav

  1. Det är tyvärr flertalet felaktigheter i denna artikel.

    Upphandlingsmyndigheten ändrade under 2015 begreppen för olika typer av innovationsupphandlingar. Innovationsvänlig upphandling heter numera utvecklingsfrämjande upphandling och upphandling av innovation heter upphandling av nya lösningar. Läs mer i Upphandlingsmyndighetens skrift: http://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/publikationer/uhm_innovationsupphandlinga5_webb.pdf

    Det stämmer inte heller att upphandling av innovation (upphandling av nya lösningar) genomförs med två upphandlingar. Det genomförs som EN upphandling med flera etapper/faser där utvärdering sker.

  2. Hej, tack för din kommentar.

    Det är inte fråga om rätt eller fel, utan olika begreppsvärldar inom området innovation. Jag är medveten om den omdefinition av och nydefinition av begrepp inom området som
    VINNOVA, Trafikverket, Karolinska Universitetssjukhuset och Västerås stad har gjort på uppdrag av Upphandlingsmyndigheten. Jag har använt mig av de tidigare gängse begreppen. Även Upphandlingsmyndigheten använder begreppet ”innovationsvänlig upphandling” på sin egen webbplats, se upphandlingsmyndigheten.se/omossmeny/om-oss/
    För att undvika en diskussion om termer har vi valt att ta bort de delarna av texten.

    Trots att det finns ett nytt upphandlingsförfarande (Innovationsparterskap) för att upphandla innovationer i ett steg är det inte heller fel att säga att det går att upphandla innovationer med två upphandlingar med förkommersiell upphandling för det första steget, se

    http://www.upphandlingsmyndigheten.se/omraden/dialog-och-innovation/innovation-i-upphandling/innovationsupphandling-steg-for-steg/upphandlingsstrategin/val-av-forfarande-eller-metod/forkommersiell-upphandling/

  3. Mycket bra att understryka vikten av att arbeta med funktionsbegreppet för att möjliggöra innovation och öka panget för pengarna! Men synd att inte ens referera till den välbeprövade metod som finns för detta och som definieras i svensk och europeisk upphandlingsstandard (SS EN-16271). Metoden ingår i sviten av standarder för värdestyrning (Value Management) och beskriver hur man praktiskt definierar sina behov funktionellt och på vilken nivå de olika behoven behöver tillgodoses. I utvärderingen bedöms sedan den föreslagna lösningens förmåga till detta i relation till priset, dvs det högsta värdet vinner.
    Läs mer om “Value management – Functional expression of the need and functional performance specification – Requirements for expressing and validating the need to be satisfied within the process of purchasing or obtaining a product” på SIS webbplats:
    https://sis.se/produkter/foretagsorganisation/foretagsorganisation-och-foretagsledning-ledningssystem/inkop-upphandling-lagerhantering/ssen162712013/

  4. Hej Tomas!
    Kul att du också gillar nyttjandet av funktionsbegreppet. Jag tycker att det är jätteviktigt att balsera nivån på erbjudna funktioner med priset för dessa, så att man kan utvärdera ”värdet för pengarna”. Jag tror du är inne på samma spår.

    I ett manuskript för boken skrev jag en analys av SS EN-16271 som jag tolkade i upphandlingssammanhang och i förhållande till funktionskrav, på en väldigt övergripande nivå. Den kom dock inte med i slutversionen av Metodhandboken, som det var tänkt. Om intresse finns kan jag lägga denna analys/tolkning i ett av mina veckobrev (anmälan se metodhandboken.se) om Upphandlarens Hantverk.

    Tack för att du gör den kopplingen Tomas! /Mvh Mats

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *